??同國外進(jìn)行經(jīng)商的業(yè)務(wù)往來(lái)信函,常用英文書(shū)寫(xiě),按英文信函的習慣用法,由信頭、日期、收信人姓名地址、稱(chēng)謂、正文、結尾、簽字和其它等*個(gè)部分組成直銷(xiāo)信函。(1)信頭信頭是指信紙上印刷或打印的企業(yè)名稱(chēng)、廠(chǎng)稱(chēng)、地址、電話(huà)號碼、電報掛號、主管人姓名等。(2)日期日期通常打印在信頭的右下方位置,或在寄信人姓名和地址的下方位置。
??日期的英式寫(xiě)法是日、月、年;美式寫(xiě)法是月、日、年直銷(xiāo)信函。為了避免誤解,日期、年份用數字表示,月份則用英文表示,第一個(gè)字母要大寫(xiě),也可用縮寫(xiě)。比如Mail,199*(美式寫(xiě)法);1,May,199*(英式寫(xiě)法)。(*)收信人的名稱(chēng)及地址與信封上的收信人名稱(chēng)和地址相同,通常打印在信紙的左側,低于日期位置2—*行,也可在簽字位置下2—*行。
??書(shū)寫(xiě)收信單位名稱(chēng)時(shí),應特別尊重對方的習慣,不能隨意增刪公司名稱(chēng)前的冠詞The,也不能隨意改用繁寫(xiě)及縮寫(xiě),如Company與Co直銷(xiāo)信函。之間不能互換,否則會(huì )被認為是不禮貌的行為。如果收信人是個(gè)人,就應在收信人姓名之前加稱(chēng)謂,如Mr。(先生),Mrs。
??(夫人),Miss(小姐),Hon(用于稱(chēng)呼市長(cháng)、部長(cháng)、大使等),Pres直銷(xiāo)信函。(總經(jīng)理、會(huì )長(cháng)、總統等),Prof。(教授)等等。收信人地處的書(shū)寫(xiě)格式與信封相同。(*)稱(chēng)謂在英文信函中,相同于“閣下”、“先生”等類(lèi)禮貌性稱(chēng)謂,常用Dearsirs”;稱(chēng)呼企業(yè),公司的婦女組織常用Madams,Ladies;無(wú)具體收信人姓名用DearSir稱(chēng)呼收信者。
??(*)正文正文的地位和內容與中文書(shū)信相同直銷(xiāo)信函。在英文商業(yè)信函中,信文從稱(chēng)謂下兩行起書(shū)寫(xiě),行間相距一行,段落間空兩行。信文以占信紙的四分之三為宜,四周留出一定空白,每一行左起第一字要取齊,右起第一字不必一律取齊,但盡量要考慮到整齊美觀(guān)。(*)結尾英文商業(yè)信函的結尾是寫(xiě)信人的謙稱(chēng),相當于“敬上”的意思。
??若收信者為公司,謙稱(chēng)則常用:YoursTruly,TrulyYours,Yoursfaithfully等;若收信者為個(gè)人,則常用:Yourssincerely,Sincerelyyours等直銷(xiāo)信函。需要注意的是,結尾的謙稱(chēng)后必須加逗號。(7)簽署簽署由兩部分組成,一是寫(xiě)信人的簽名,二是打印出的寫(xiě)信人的姓名。
??簽名用鋼筆或圓珠筆寫(xiě)在結尾謙稱(chēng)下*行的位置內直銷(xiāo)信函。為易于辨認,在簽名下還應打印姓名,有時(shí)還將職銜一并打印。常見(jiàn)的職銜有:ChairmanoftheBoardofdirectors(董事長(cháng)),President或Genera1Manager(總經(jīng)理),Director(董事),StandDirector(常務(wù)董事),Manager(經(jīng)理),HeadofDepartment(職員),Manageress(女經(jīng)理),HeadofaDepartment(處長(cháng)),Sectionchief(科長(cháng))等。
??需要指出的是,寫(xiě)信人如要代表企業(yè)單位或代理簽署時(shí),應在結尾謙稱(chēng)下打印出全部大寫(xiě)的企業(yè)單位名稱(chēng),然后才簽署,以表明該信不是以寫(xiě)信人個(gè)人身份寫(xiě)的,信由所述事宜均由企業(yè)單位負責直銷(xiāo)信函。(*)其它商業(yè)信函除上述內容外,還經(jīng)常遇到以下情況:①寫(xiě)信人提請對方特定人員注意時(shí),可在信內姓名及地址的下面或在稱(chēng)呼同一行之右側說(shuō)明,并加上Attn。
??(Attention的縮寫(xiě))字祥,也可在字下劃橫線(xiàn)表示直銷(xiāo)信函。②寫(xiě)信人為使對方迅速、正確地理解信所談的主題與目的,常在信內列出“事由”項,記在信文的上方,并在Subject底下劃橫線(xiàn),以提醒對方注意。③為便于商業(yè)信函留存查閱并分清責任,書(shū)信下部注有發(fā)信人及打字員姓名的第一個(gè)字母,位于署名下兩行的左下方。
??④為說(shuō)明信所附附件,便于收信人清點(diǎn),可在發(fā)信人及打字員姓名的字母下行加注直銷(xiāo)信函。⑤如信文寫(xiě)完后需要補充一點(diǎn),或加附與信文主題無(wú)關(guān)的簡(jiǎn)短內容時(shí),可在信文末尾附件下加附言,用P。S。(Postscript的縮寫(xiě))引導。對國外商業(yè)業(yè)務(wù)往來(lái)信函的結構格式舉例如下:日期May,20,199*,收信人Mach。
??Welson,地址**0CamedleAveKemlworttl,N直銷(xiāo)信函。T,注意 一ManufacturersTELEPHONES信頭HEMPSTSRepresentatives一Importers(*1*)292一17*0Sauco*9*FRONTST 稱(chēng)呼DearSirs。
??ThankyouforyourinterestintheMEYLANlineOfstopwatches,timingdevice,etc直銷(xiāo)信函。信文:WeareleasedtoinformyouthatweactasextensiveexportrepresentativesforMEYLANCORP。
??P1easeadviceifyouareinterestedinreceivingourfullcatalogandpricelist直銷(xiāo)信函。信尾謙稱(chēng)Verytrulyyours,公司名稱(chēng)SCHRTFMANBROS。INC。簽字寫(xiě)信人姓名MichaelSeharfmah寫(xiě)信人職務(wù)Manager發(fā)信人及打字員MS/am附件Encl。
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