如何利用WORD自動(dòng)打印邀請函？
用Word設計好邀請函的格式(即每封函共同的內容)，然后，用Word的郵件合并功能，讓W(xué)ord從數據庫中逐條讀出相應的客戶(hù)資料并自動(dòng)寫(xiě)在邀請函指定的位置，最后再將邀請函打印出來(lái)邀請函印刷。 合并數據庫 這里我們假設，客戶(hù)資料數據庫已建好，邀請函的固定部分內容已輸入完畢。
1、調出"郵件合并向導" 點(diǎn)擊"工具/郵件合并"，出現"郵件合并向導"邀請函印刷。然后點(diǎn)擊第1項"主文檔/創(chuàng )建/套用信函"，在彈出的對話(huà)框中選[選用活動(dòng)窗口](還有一個(gè)按鈕[新建主文檔]，其功能為：如果沒(méi)有預選的設計邀請函，此處點(diǎn)[新建主文檔]，即可完成設計邀請函格式的工作)。
2、創(chuàng )建或調用已建好的數據源 本例為調出已建好的數據庫，點(diǎn)第2個(gè)選項"數據源/獲取數據"，彈出的菜單有四個(gè)選項，分別是"建立數據源"、"打開(kāi)數據源"、"使用通訊錄"、"域名選項"邀請函印刷。由于小趙已經(jīng)建立好了客戶(hù)資料數據庫，所以此處選"打開(kāi)數據源"，在彈出的對話(huà)框中，文件類(lèi)型選"ms foxpro"，然后找到數據庫文件(假設為VFP目錄下，名為khzl.dbf)，雙擊"khzl"。然后在彈出的"確認數據源"對話(huà)框中，選"FoxPro Files/Word通過(guò)ODBC(* .dbf)"，點(diǎn)[確認]。此時(shí)，出現疑問(wèn)提示框："Word在主文檔中找不到合并域，請選擇[編輯主文檔]按鈕，在主文檔中插入合并域"，點(diǎn)"編輯主文檔"。 "確認數據源"對話(huà)框中，不能選"FoxPro Files/通過(guò)ODBC(* .dbf)"，否則將會(huì )出現沒(méi)有"ISMA驅動(dòng)程序"的錯誤，不能完成數據的調用作用。 "獲取數據"中，點(diǎn)"建立數據"可以按Word的方式建立所需要的數據；"使用通訊錄"，數據則來(lái)自如Outlook之類(lèi)的通訊簿；"域名選項"，則可以讓你同時(shí)使用幾個(gè)數據源中的數據，比如，用A庫的姓名，用B庫的郵編，從而獲得各個(gè)方面的數據。以上功能與本例無(wú)關(guān)，限于篇幅，茲不詳述。 注意，此時(shí)，屏幕的工具欄中多出了"插入合并域"和"插入Word域"等一系列新工具按鈕，這就是域工具按鈕。如點(diǎn)"插入合并域"，就會(huì )發(fā)現類(lèi)似菜單的界面，上面有"單位、地址、郵編、聯(lián)系人"的字樣——這不正是khzl的字段名嗎？原來(lái)，Word是把人家的字段拿來(lái)用了！ 插入合并域 點(diǎn)"編輯主文檔"后，下一步的工作是確定邀請函中活的內容要插在哪里。 何謂合并域？域是Word中的一個(gè)概念，它是一段特殊代碼(用鼠標右鍵點(diǎn)擊""，選"切換域代碼"就會(huì )發(fā)現"{MERGEFIELD 聯(lián)系人}"的字樣，這就是域代碼)，其功能是自動(dòng)添加或更新文檔中的文字、圖形、頁(yè)碼和其他信息。比如，我們在文檔中插入一個(gè)DATE域(菜單"插入/域/日期和時(shí)間/DATE")，計算機就會(huì )把系統的日期自動(dòng)插入到指定位置，并且隔一段時(shí)間你再打開(kāi)這篇文檔，它就會(huì )自動(dòng)更新為當天的日期。 合并域是諸多域中的一種，這里，其功能是自動(dòng)逐次更新"聯(lián)系人"那個(gè)位置所代表的內容——人的名字。 我們把光標移到"先生/女士："前，然后點(diǎn)"插入合并域/聯(lián)系人"，此時(shí)，"先生/女士："前就出現了""字樣；同理在"代表"后插入"單位"，則"代表"后出現""字樣。至此合并域插入完畢。 打印邀請函 如想了解合并后的效果到底如何，可按域工具欄中的"查看合并效果"按鈕(一對尖括號下面寫(xiě)著(zhù)ABC字樣的按鈕)"，此時(shí)，""、""變成了khzl第一條記錄的內容。結合[下一記錄](méi)按鈕，我們可以看到每一條記錄合并后的結果(如果只顯示域代碼，請選擇"切換域代碼")。按[合并到打印機]按鈕，即可將合并后的每一條記錄輸出到打印機打印出來(lái)。 制作邀請函信封 信封制作原理同邀請函是一樣的，都是固定內容與合并域的結合。但，由于信封往往是預先制作好的，格式已經(jīng)固定，郵政編碼必須填在那6個(gè)小框子里，還要注意收信人及地址的位置，這實(shí)際上就牽扯到一個(gè)"套打"的問(wèn)題。