Word XP的幾則冷僻功能的應用(轉載)
對于Word XP的基本操作，相信各位網(wǎng)友早已是耳熟能詳了，不過(guò)Word XP其實(shí)還有許多非常不引人注意的地方 AI從窗口頁(yè)面當中如何快速查看文檔尺寸大??？。這不，筆者下面總結的Word XP的幾大冷僻功能，你肯定不會(huì )經(jīng)常使用，但你不能小看這些冷僻功能的威力喲！
一、巧用Web協(xié)作功能實(shí)現“網(wǎng)絡(luò )會(huì )議”
Word XP中有一則Web協(xié)作工作功能 AI從窗口頁(yè)面當中如何快速查看文檔尺寸大??？，這個(gè)功能平時(shí)很少被大家使用，其實(shí)利用該功能，大家可以輕松地在單位的局域網(wǎng)或者因特網(wǎng)上召開(kāi)網(wǎng)絡(luò )會(huì )議，下面就是實(shí)現“網(wǎng)絡(luò )會(huì )議”的具體步驟：
1、首先大家需要做的工作就是安排會(huì )議 AI從窗口頁(yè)面當中如何快速查看文檔尺寸大??？，用鼠標單擊Word XP菜單欄中的“工具”菜單項，從打開(kāi)的下拉菜單中執行“聯(lián)機協(xié)作”命令；
2、要是大家發(fā)現在自己的Word XP對應菜單項的文字為灰色調的話(huà) AI從窗口頁(yè)面當中如何快速查看文檔尺寸大??？，就說(shuō)明大家在安裝Office XP時(shí)沒(méi)有裝載可選項“MS NetMeeting（微軟網(wǎng)絡(luò )會(huì )議程序）”，而要實(shí)現“網(wǎng)絡(luò )會(huì )議”的話(huà)，該程序就必須要正確安裝在系統上；
3、下面大家可以用鼠標單擊“安排會(huì )議”選項 AI從窗口頁(yè)面當中如何快速查看文檔尺寸大??？，這樣系統就會(huì )自動(dòng)打開(kāi)一個(gè) “會(huì )議”對話(huà)框，在這里大家首先用鼠標點(diǎn)擊一下其中的“收件人”按鈕，然后在“選擇與會(huì )者及資源”的對話(huà)框中，用鼠標選中需要參加會(huì )議的人員名單就可以了；
4、接著(zhù)將“這是聯(lián)機會(huì )議”的選項選中 AI從窗口頁(yè)面當中如何快速查看文檔尺寸大??？，不然的話(huà)大家可能無(wú)法實(shí)時(shí)收到會(huì )議的信息；在“目錄服務(wù)器”和“組織者的電子郵件地址”欄中，大家也要真實(shí)地輸入自己所使用的網(wǎng)絡(luò )服務(wù)器名稱(chēng)和自己使用的電子信箱地址；此外，大家還要在“Office文檔”項中選定開(kāi)會(huì )時(shí)共享的文檔以及會(huì )議的“類(lèi)別”，完成上面的設置后，用鼠標單擊“發(fā)送”按鈕就可以了；
5、“布置好會(huì )議現場(chǎng)后”，下面大家就可以正式開(kāi)會(huì )了 AI從窗口頁(yè)面當中如何快速查看文檔尺寸大??？。用鼠標單擊菜單欄中的“工具”菜單項，打開(kāi)下拉菜單后，再用鼠標選中“聯(lián)機協(xié)作”下面的“現在開(kāi)會(huì )”選項，這樣程序就會(huì )打開(kāi)“聯(lián)機會(huì )議”工具欄，同時(shí)Windows系統任務(wù)欄的托盤(pán)上也會(huì )自動(dòng)出現一個(gè)叫名叫“MS NetMeeting”的快捷圖標；
6、下面再用鼠標右擊系統托盤(pán)上的“NetMeeting”圖標 AI從窗口頁(yè)面當中如何快速查看文檔尺寸大??？，從打開(kāi)的快捷菜單中執行“打開(kāi)”命令，隨后大家就能看到一個(gè)非?！翱帷钡木W(wǎng)絡(luò )會(huì )議室；
7、在這個(gè)界面中 AI從窗口頁(yè)面當中如何快速查看文檔尺寸大??？，用鼠標點(diǎn)擊“呼叫”按鈕或者執行“聯(lián)機會(huì )議”中的“呼叫參加人”命令按鈕，再在隨后打開(kāi)的窗口中選擇相應的網(wǎng)絡(luò )服務(wù)器，并且選中需要參加開(kāi)會(huì )的朋友們；
8、用鼠標單擊“呼叫”按鈕后 AI從窗口頁(yè)面當中如何快速查看文檔尺寸大??？，只要是參加進(jìn)網(wǎng)絡(luò )會(huì )議的同志，都會(huì )首先看到的便是大家在安排會(huì )議時(shí)事先所設置的共享Office文檔；
9、下面參加會(huì )議的朋友就可以充分利用NetMeeting的談天室、白板和音頻視頻輸出功能來(lái)選擇不同的會(huì )議交流方式了 AI從窗口頁(yè)面當中如何快速查看文檔尺寸大??？。要是使用“聊天室”的方式來(lái)開(kāi)會(huì )的話(huà)，可以先單擊NetMeeting“工具”菜單中的“談天”命令就可以了；
10、要是計算機帶有攝像頭的話(huà) AI從窗口頁(yè)面當中如何快速查看文檔尺寸大??？，大家可以選中“音頻視頻輸出（入）”功能來(lái)進(jìn)行開(kāi)會(huì )，這種會(huì )議效果可以和真實(shí)的會(huì )議效果相比拼喲；
11、要是選中“白板”的方式來(lái)開(kāi)會(huì )的話(huà) AI從窗口頁(yè)面當中如何快速查看文檔尺寸大??？，參加會(huì )議的朋友都可以利用它發(fā)揮自己無(wú)盡的想象，把某種不能用語(yǔ)言方式表達的意思用圖案、繪畫(huà)或別的什么方法表達出來(lái)，這可要比真實(shí)的會(huì )議效果更甚一籌了；
12、倘若要進(jìn)行會(huì )議討論的話(huà)，那么大家可以用鼠標單擊Word XP菜單欄中的“工具”菜單項，從打開(kāi)的下拉菜單中選中“聯(lián)機協(xié)作”下面的“WEB討論”選項，然后在隨后打開(kāi)的工具欄中，用鼠標單擊“在文檔中插入討論”命令按鈕，這樣參加會(huì )議的同志相互之間就能進(jìn)行熱烈討論了 AI從窗口頁(yè)面當中如何快速查看文檔尺寸大??？。
二、巧用虛擬郵件功能傳遞信息
所謂的虛擬郵件功能是指只用電子郵件來(lái)實(shí)現單位內部員工相互傳遞信息的目的，大家可以利用該功能輕松地完成諸如單位員工信息登記之類(lèi)的工作任務(wù) AI從窗口頁(yè)面當中如何快速查看文檔尺寸大??？。比方說(shuō)，倘若單位要進(jìn)行一次職工個(gè)人信息登記普查活動(dòng)，按常規單位事先應該把信息登記表格準備好，再依次邀請職工進(jìn)行現場(chǎng)登記，現在大家只要通過(guò)虛擬郵件發(fā)送功能，就能輕松讓職工做在自己的計算機前完成這項登記工作了：
1、單位首先必須應該通過(guò)Word XP程序制作好職工個(gè)人信息登記表 AI從窗口頁(yè)面當中如何快速查看文檔尺寸大??？，接著(zhù)將該表格文檔作為電子郵件的附件以Word的DOC格式來(lái)保存起來(lái)；
2、隨后在彈出的職工個(gè)人信息登記表界面中 AI從窗口頁(yè)面當中如何快速查看文檔尺寸大??？，用鼠標依次單擊“文件”/“發(fā)送”/“傳送收件人”命令，并在隨后打開(kāi)的對話(huà)框中選擇好傳送文檔的收件人，收件人可以在通訊簿中選擇，也可以在個(gè)人通訊組列表中選擇，甚至還允許大家自行添加；
3、一旦確定好文檔的接受人后，單擊“確定”按鈕返回到“傳送名單”對話(huà)框，并在該對話(huà)框中通過(guò)更改列表中收件人姓名的前后順序，可以改變收件人接收傳送文檔的順序 AI從窗口頁(yè)面當中如何快速查看文檔尺寸大??？。只需要先選定列表中需上移或下移的收件人姓名，然后單擊相應的移動(dòng)箭頭按鈕即可；為了能讓職工清楚此次文檔傳送的目的，大家還可以在該對話(huà)框中設定好郵件的發(fā)送主題和消息正文，職工在收到文檔后，就能知道該如何處理文檔了；
4、完成上面的任務(wù)后 AI從窗口頁(yè)面當中如何快速查看文檔尺寸大??？，大家只要再單擊“文件”/“發(fā)送”菜單，并執行該菜單項下面的“下一傳送收件人”命令，Word XP程序就會(huì )自動(dòng)啟動(dòng)系統中的默認郵件程序來(lái)將當前打開(kāi)的文檔以附件的形式，傳送給事先設定好的傳送名單中的第一位接受人；
5、第一位職工在接受到文檔內容后，打開(kāi)附件中的表格，并按照事先指定要求來(lái)填寫(xiě)好表格后，再重新進(jìn)行保存，接著(zhù)按照上面的步驟依次發(fā)送給每位收件人 AI從窗口頁(yè)面當中如何快速查看文檔尺寸大??？。當所有收件人都在該郵件中填寫(xiě)完各自的信息后，表格將自動(dòng)發(fā)還給單位的原始發(fā)送者，然后單位根據反饋回來(lái)的表格信息就能實(shí)現普查職工個(gè)人信息的目的了。
三、巧用索引功能快速查找信息
為了實(shí)現快速查閱文檔信息，大家可以使用索引功能，將文檔中的主要關(guān)鍵字或各種概念摘錄下來(lái)，分別標明它們的出處以及頁(yè)碼，并且按一定次序分條排列，以供日后方便查閱信息 AI從窗口頁(yè)面當中如何快速查看文檔尺寸大??？。下面我們就一起來(lái)看看如何具體使用Word XP的索引功能：
1、要是使用索引功能來(lái)快速查找信息之前 AI從窗口頁(yè)面當中如何快速查看文檔尺寸大??？，大家首先應該來(lái)標記文檔中的重點(diǎn)名詞、概念之類(lèi)的索引項，索引的提出可以是文檔中的一個(gè)地方，也可以是文檔中相同內容的所有地方；
2、要是大家標記了書(shū)中同一內容的所有索引項的話(huà) AI從窗口頁(yè)面當中如何快速查看文檔尺寸大??？，就可選擇一種索引格式并編制完成，這樣的話(huà)程序將收集索引項，并按照字母的順序來(lái)排序、引用頁(yè)碼，同時(shí)會(huì )自動(dòng)查找并刪除同一頁(yè)中的相同項，接著(zhù)在文檔中顯示索引內容；
3、比方說(shuō) AI從窗口頁(yè)面當中如何快速查看文檔尺寸大??？，要是大家想標記文檔中的“抗擊非典”的話(huà)，可以先用鼠標選中文檔中的“抗擊非典”四個(gè)字，接著(zhù)用鼠標執行“插入”菜單項下面的“索引和目錄”命令，在隨后打開(kāi)的對話(huà)框中，將“標記索引項”項選中；當程序打開(kāi)下一個(gè)對話(huà)框時(shí)，大家再用鼠標選擇“標記”，最后單擊“關(guān)閉”按鈕，此時(shí)文檔中的“抗擊非典”后面就會(huì )自動(dòng)出現“{XE “抗擊非典“}”的標志，用鼠標單擊工具欄中的“顯示/隱藏”按鈕，就能把這標記顯示或隱藏出來(lái)；
4、要是大家想把本文檔中所有的出現“抗擊非典”的地方都索引出來(lái)的話(huà)，那么大家在程序打開(kāi)第二個(gè)對話(huà)框時(shí)，用鼠標執行“標記全部”命令，那么文檔中凡出現“抗擊非典”的地方都會(huì )被標記出來(lái) AI從窗口頁(yè)面當中如何快速查看文檔尺寸大??？。并且對于索引的格式，大家可以任意選擇，也可以選擇“筆劃”或“拼音”的兩種排序方式，在缺省狀態(tài)下是按“筆劃”來(lái)排序的；
5、當完成前面的索引標記后 AI從窗口頁(yè)面當中如何快速查看文檔尺寸大??？，大家 就可以提取所標記的索引了，具體的方法是先把鼠標移到文檔的最后，接著(zhù)用鼠標單擊“插入”菜單項，從打開(kāi)的下拉菜單中執行“索引和目錄”命令，這樣一個(gè)索引就會(huì )自動(dòng)出現在鼠標指針處了；
6、要是大家事先選擇的是“標記全部”命令選項的話(huà)，那么索引會(huì )標記出大家所索引的某個(gè)詞都出現在哪一頁(yè)上 AI從窗口頁(yè)面當中如何快速查看文檔尺寸大??？。一個(gè)索引詞在同一頁(yè)中出現多次，索引為節省頁(yè)面，只會(huì )標記一次，并按筆畫(huà)或拼音進(jìn)行了排序，這樣大家就可以按照索引的提示查找有關(guān)頁(yè)面的內容了；
7、要是大家要對生成的的索引格式進(jìn)行編輯調整的話(huà)，就可在索引對話(huà)框中對有關(guān)內容進(jìn)行選擇、自定義或更改 AI從窗口頁(yè)面當中如何快速查看文檔尺寸大??？。通過(guò)選擇相應的標簽選項，選擇不同的索引格式；
8、倘若大家要將@、＊、￥之類(lèi)的特殊符號標記為索引項的話(huà) AI從窗口頁(yè)面當中如何快速查看文檔尺寸大??？，那么首先選定文檔中的單個(gè)符號，接著(zhù)執行索引命令，在隨后打開(kāi)的對話(huà)框中，將“主索引項”框選中，然后隨此符號鍵入“;#”字符，最后用鼠標單擊“標記”按鈕；
9、在進(jìn)行編制索引時(shí) AI從窗口頁(yè)面當中如何快速查看文檔尺寸大??？，Word XP會(huì )將符號放在索引的開(kāi)始部分；要是所選索引格式包含用于字母組的標題，那么符號將歸為一組，放在數字標志#標題之下；大家既可以刪除該數字符號，也可用“符號”等其他標題來(lái)替換它；
10、倘若進(jìn)行了索引操作后 AI從窗口頁(yè)面當中如何快速查看文檔尺寸大??？，突然又對文檔的內容進(jìn)行了修改，那么以前的原索引就不準確了，此時(shí)大家需要更新索引，具體的方法是在要更新的索引中單擊鼠?輳侔聰錄躺系腇9鍵，這樣就能完成更新索引了，不過(guò)大家要注意的是以前的索引或添加的格式就會(huì )消失了；
11、倘若大家遇到索引的頁(yè)碼與文檔中的頁(yè)碼不相符的情況時(shí) AI從窗口頁(yè)面當中如何快速查看文檔尺寸大??？，可以用鼠標單擊索引后，再直接按鍵盤(pán)上的 F9 鍵，程序就能自動(dòng)對其進(jìn)行更新；
12、要是進(jìn)行了索引之后，文檔中顯示XE或TA域等的隱藏文字的話(huà)，那么大家可以單擊工具欄中的“顯示/隱藏”按鈕來(lái)將它隱藏起來(lái)，再進(jìn)行更新索引操作；要是文檔包含以隱藏文字格式出現的分節符或分頁(yè)符的話(huà)，那么大家可以刪除隱藏文字格式，再進(jìn)行更新索引操作 AI從窗口頁(yè)面當中如何快速查看文檔尺寸大??？。
四、巧用播放功能來(lái)欣賞MP3音樂(lè )
不知大家有沒(méi)有使用過(guò)Word XP程序的播放功能來(lái)欣賞過(guò)MP3音樂(lè )？相信許多人不要說(shuō)使用這個(gè)功能呢 AI從窗口頁(yè)面當中如何快速查看文檔尺寸大??？，就連Word XP程序能播放音樂(lè )也感到好奇！其實(shí)大家只要利用Word XP插入對象功能和自動(dòng)更正功能，就能巧妙實(shí)現在Word XP程序中快速播放MP3音樂(lè )的目的：
1、在Word XP的程序界面中 AI從窗口頁(yè)面當中如何快速查看文檔尺寸大??？，大家可以在菜單欄中用鼠標單擊“插入”菜單項，從打開(kāi)的下拉菜單中依次執行“對象”/“由文件創(chuàng )建”/“瀏覽”命令，然后在打開(kāi)的文件選擇對話(huà)框中，選中需要欣賞的一首MP3音樂(lè )；
2、同時(shí)用鼠標選中“鏈接到文件”和“顯示為圖標”這兩個(gè)選項 AI從窗口頁(yè)面當中如何快速查看文檔尺寸大??？，然后再用鼠標選中插入的圖標；
3、返回到Word XP程序主程序界面上 AI從窗口頁(yè)面當中如何快速查看文檔尺寸大??？，用鼠標依次執行“工具”/“自動(dòng)更正”命令，在隨后打開(kāi)的設置框中，大家可以設置圖標的替換詞，例如“同一首歌”；
4、完成上面的設置后，大家只要輸入“同一首歌”時(shí)，Word XP程序就能自動(dòng)插入MP3音樂(lè )的鏈接圖標，此后大家只要用鼠標雙擊對應的圖標，就能欣賞到美妙的音樂(lè )聲音了 AI從窗口頁(yè)面當中如何快速查看文檔尺寸大??？。
五、巧用斷字功能實(shí)現美觀(guān)排版
所謂斷字功能其實(shí)就是以連字符的方式，來(lái)將單詞從自動(dòng)換行的位置處斷開(kāi)，從而達到排版美觀(guān)的目的 AI從窗口頁(yè)面當中如何快速查看文檔尺寸大??？。一般來(lái)說(shuō)，許多人為了美觀(guān)排版常常將段落的對齊方式設置為兩端對齊方式，此時(shí)要是在某行的結尾有一個(gè)詞特別長(cháng)，而在這一行中顯示不下的話(huà)，Word XP程序就會(huì )自動(dòng)把這個(gè)單詞移動(dòng)到下一行中去顯示，這樣一來(lái)，就會(huì )出現文檔中有些行的文字間距過(guò)太，從而影響了排版的美觀(guān)，為此大家可以利用斷字功能來(lái)解決這個(gè)難題：
1、在Word XP程序界面中 AI從窗口頁(yè)面當中如何快速查看文檔尺寸大??？，用鼠標單擊“工具”菜單中的“語(yǔ)言”選項，選中“斷字”標簽，打開(kāi)“斷字”標簽頁(yè)面，用鼠標選中“自動(dòng)斷字”選項；
2、接著(zhù)在這個(gè)標簽頁(yè)面的“斷字區”設置欄中 AI從窗口頁(yè)面當中如何快速查看文檔尺寸大??？，輸入除右頁(yè)邊距之外一行中的最后一個(gè)單詞右邊的空白間距的最大量，再在“連續斷字次數限為”框中設置最多允許連續幾行以連字符結尾；
3、除了自動(dòng)斷字功能外 AI從窗口頁(yè)面當中如何快速查看文檔尺寸大??？，Word XP程序還允許大家用手工方式來(lái)斷字；在“斷字”標簽頁(yè)面中單擊“人工”按鈕，這樣程序會(huì )尋找所有可以斷字的地方，并自動(dòng)在可以設置斷字的地方預先加上連字符，鼠標指針閃動(dòng)的地方是程序缺省的斷字位置；
4、要是大家單擊“是”按鈕的話(huà) AI從窗口頁(yè)面當中如何快速查看文檔尺寸大??？，就表示接受程序缺省的斷字位置，對于有多個(gè)可以斷字位置的單詞，將鼠標移動(dòng)到任意連字符的位置處，再單擊“是”按鈕，就能在該連字符處設置斷字；
5、要是有哪些地方不想設置斷字的話(huà)，那么大家可將鼠標定位在這個(gè)段落中，然后打開(kāi)“段落”設置對話(huà)框，用鼠標單擊“換行和分頁(yè)”標簽，在隨后的標簽頁(yè)面中將“取消斷字”選項選中，最后單擊“確定”按鈕，就能將對應段落的斷字設置取消 AI從窗口頁(yè)面當中如何快速查看文檔尺寸大??？。
六、巧用壓縮功能來(lái)減少圖象尺寸
在日常的處理和編輯信息過(guò)程中，大家經(jīng)常要使用壓縮工具對文件或文件夾進(jìn)行壓縮以便獲得更多的可用磁盤(pán)空間 AI從窗口頁(yè)面當中如何快速查看文檔尺寸大??？。但是如果大家手頭上沒(méi)有什么壓縮工具，能不能進(jìn)行一些相關(guān)的壓縮操作呢？答案當然是肯定的，在這里筆者就以Word XP壓縮圖象為例來(lái)談?wù)勅绾卧跊](méi)有專(zhuān)用壓縮工具的情況，對處理對象進(jìn)行壓縮操作。
一般我們在制作個(gè)人主頁(yè)時(shí)，常常需要將圖片保存為JPG或GIF格式，如果圖象尺寸很大的話(huà)，我們還需要借助專(zhuān)門(mén)的圖象軟件來(lái)編輯，以便減小圖象文件尺寸，從而可以讓圖象在網(wǎng)上容易下載顯示 AI從窗口頁(yè)面當中如何快速查看文檔尺寸大??？。雖然現在有很多圖象工具軟件能實(shí)現此功能，但如果大家手頭恰好沒(méi)有這類(lèi)圖象編輯軟件的話(huà)，筆者建議大家不必千方百計去找了，因為Word XP就能很出色地完成任務(wù)。經(jīng)過(guò)實(shí)踐總結，筆者發(fā)現Word XP本身對圖象就有著(zhù)極佳的壓縮效果。不過(guò)這種壓縮不同于壓縮軟件的壓縮，筆者所說(shuō)的“壓縮”在這里只是指通過(guò)合理的處理圖象，來(lái)能達到減少圖象占用系統空間的目的，下面就是其具體的操作步驟：
1、如果大家需要在Word XP的文檔中插入圖象的話(huà)，一般人都喜歡將事先保存在粘貼板上的圖片直接粘貼到文檔的指定部分，但這樣做將使普通文檔的容量變得很大 AI從窗口頁(yè)面當中如何快速查看文檔尺寸大??？。合理的方法應該是先將粘貼板中的圖片，粘貼到Windows的“畫(huà)筆”程序中，然后將這個(gè)圖象保存為一個(gè)BMP格式的文檔；
2、接著(zhù)在需要插入指定圖象的Word XP文檔中 AI從窗口頁(yè)面當中如何快速查看文檔尺寸大??？，將鼠標移動(dòng)到指定位置處，然后再單擊菜單欄中的“插入”菜單項，從彈出的下?說(shuō)ブ醒≡瘛巴計輩說(shuō)ハ?，再粹欐后弹除_目旖薟說(shuō)ブ醒≡瘛襖醋暈募泵?，并栽懐除_奈募≡穸曰翱蛑姓業(yè)繳廈姹４婧玫腂MP文檔，最后單擊確定按鈕就可以將指定圖象插入到相應的位置了；
3、保存上面的Word XP文檔后 AI從窗口頁(yè)面當中如何快速查看文檔尺寸大??？，筆者查看了生成后的文件容量大小，發(fā)現這種向文檔中插入圖象文件的操作竟然比直接通過(guò)粘貼板將圖片插入到文檔后所生成的文檔尺寸小多了，從這種意義上來(lái)說(shuō)，我們顯然已經(jīng)達到了壓縮文檔容量的目的；
4、如果我們還想繼續減小通過(guò)上面步驟產(chǎn)生的文檔容量的大小的話(huà) AI從窗口頁(yè)面當中如何快速查看文檔尺寸大??？，還可以在這個(gè)文檔中，單擊菜單欄中的“編輯”命令，隨后從彈出的下拉菜單中選擇“全選”菜單項，這樣Word XP程序就會(huì )自動(dòng)選中該文檔中圖象和文字，此時(shí)大家再單擊一下“編輯”菜單下的“復制”命令；
5、然后在Word XP的主程序界面中，單擊“文件”菜單項下面的“新建”命令，來(lái)重新建立一個(gè)空白文檔，接著(zhù)用鼠標右鍵單擊文檔的空白處，從彈出的右鍵菜單中選擇“粘貼”命令，來(lái)將剛才復制的內容拷貝到新文檔中，最后再把新生成的文檔進(jìn)行保存，保存結束，再檢查新生成的文檔尺寸又比第三步生成的文檔尺寸減少了一些 AI從窗口頁(yè)面當中如何快速查看文檔尺寸大??？。