忙碌的“三下鄉”會(huì )議會(huì )務(wù)
忙碌的“三下鄉”會(huì )議會(huì )務(wù)
高建雨
200*年12月2*-27日，由我們處具體承辦，召開(kāi)了河北省“三下鄉”工作座談會(huì )會(huì )議會(huì )務(wù)應用。雖然過(guò)去快一周了，但是想來(lái)，真是太忙碌了，太累了。
我們人少，處長(cháng)負總責，一位同志負責材料，另一位負責新聞報道，我負責會(huì )務(wù)會(huì )議會(huì )務(wù)應用。
為這個(gè)會(huì )議的召開(kāi)，我們做了大量準備工作會(huì )議會(huì )務(wù)應用。事到臨頭，還是緊張忙碌。因為領(lǐng)導要求這個(gè)會(huì )議放在全省宣傳部長(cháng)會(huì )議后接著(zhù)開(kāi)。而宣傳部長(cháng)會(huì )議的時(shí)間遲遲定不了，所以我們無(wú)法發(fā)通知，無(wú)法印會(huì )議材料，無(wú)法確定開(kāi)會(huì )的時(shí)間地點(diǎn)、參加人員。我們所能做的是把表彰的證書(shū)、獎牌、通報做好，把講話(huà)基本起草好。還有需要各市搭車(chē)帶走的創(chuàng )建農村黨員“雙強”培訓基地標牌、黨員教育五項競賽獎牌、證書(shū)、通報、“三下鄉”理論文章集子準備好。
好容易，周五上午得悉全省宣傳部長(cháng)會(huì )議在2*日報到，2*-2*日上午召開(kāi)會(huì )議會(huì )務(wù)應用。我們就忙開(kāi)了：確定我們的會(huì )議在中國大酒店召開(kāi)，確定參加會(huì )議人員，報到時(shí)間、開(kāi)會(huì )時(shí)間，馬上和中國大酒店聯(lián)系房間食宿（年底會(huì )議太多了，婦聯(lián)的、統戰的等等五六個(gè)會(huì )都在中國大酒店開(kāi)，會(huì )議室、客房都緊張）。多少人就餐、多少人住宿，都需要什么房間、就餐標準等等。
馬上草擬會(huì )議通知，請領(lǐng)導簽發(fā)，請省機要局發(fā)各市，周五下午，我們對省直**個(gè)“三下鄉”成員單位一一發(fā)傳真通知，并逐一核實(shí)一遍是否收到了傳真會(huì )議會(huì )務(wù)應用。要求他們報與會(huì )人員名單。周末，我們不得不再次打電話(huà)給各市，要求他們周一上午全部報齊名單，包括姓名、單位、職務(wù)、性別、民族、司機數，利用周末的時(shí)間，我親自為1*0個(gè)“三下鄉”先進(jìn)個(gè)人證書(shū)蓋章，蓋了文明辦的，又蓋宣傳部的（以?xún)杉颐x表彰）。又給200多個(gè)黨員教育五項競賽各獎項的證書(shū)蓋宣傳部的章（還有一個(gè)證書(shū)印錯名字的，拿回去重印，也要當成一件事情單獨記著(zhù)），協(xié)調“三下鄉”表彰通報的文號（到周末，找人都困難，請求人家到單位提供援助更需要好話(huà)和人緣），安排車(chē)輛把“三下鄉”理論文章集子、把“雙強”基地的標牌、“三下鄉”先進(jìn)集體的獎牌、把黨員教育五項競賽的獎牌統統拉到中國大酒店，我事先打印好了各市各有關(guān)單位各種獎項的分類(lèi)依據、數量。馬上趕到中國大酒店幫著(zhù)師傅們一起卸車(chē)，還遭到了大酒店迎賓人員的譏諷喝斥“圣誕了，這么高級的地方，破車(chē)不許?！?，我們只得從后面的小門(mén)卸貨搬運上樓。哈哈。忙忙碌碌，通身出汗，晚上與另兩位同事一起把各種獎牌證書(shū)通報書(shū)籍分門(mén)別類(lèi)分好，捆扎好，總算完成了前期工作。各市都是一大堆，紅紅的證書(shū)、紅紅的通報、紅紅的獎牌，回去歡歡喜喜過(guò)個(gè)年吧。
周一一上班，就像打仗一樣，趕快催報各市與會(huì )人員名單，并隨時(shí)向電腦內分類(lèi)輸入，同時(shí)催報省直各單位與會(huì )人員名單、職務(wù)、性別、民族會(huì )議會(huì )務(wù)應用。其實(shí)有很多單位早把這件事情忘了，我們是牽頭單位，但沒(méi)有強制力，也不能著(zhù)急發(fā)火，各單位年底也忙，會(huì )議也多，所以我們只能好言催問(wèn)，還有個(gè)與會(huì )人員級別問(wèn)題，按照慣例和領(lǐng)導要求，與會(huì )人員級別不能太低。在同事協(xié)助下，總算在中午下班前齊備了。
匆匆吃完午飯，馬上打桌簽，包括臨時(shí)想起來(lái)的新增加桌簽，會(huì )標、 臺擺花、座次排序等等會(huì )議會(huì )務(wù)應用。與處長(cháng)一起到大酒店協(xié)調住房，結果領(lǐng)導要求逐人打桌簽，我的媽?zhuān)浏湓矫υ接行乱?，只有照辦，大酒店那邊還沒(méi)有提供房間號和餐票，這樣的話(huà)，會(huì )議須知無(wú)法及時(shí)印刷，而承德的同志已經(jīng)報到了。真是好幾件事情趕到一起了。我及時(shí)把處境向主管部長(cháng)和處長(cháng)作了匯報，不能耽誤工作呀。結果把印刷會(huì )議須知的后續工作任務(wù)交出去了，把逐人打印桌簽的任務(wù)也交出去了，我專(zhuān)門(mén)負責房號、餐票，盯著(zhù)報到安排食宿。
這絕對不是簡(jiǎn)單的任務(wù)，好久，大酒店才送來(lái)了房號，餐票還沒(méi)有蓋章，辦公室小李協(xié)助蓋章，我剛要分配承德同志的房間，就聽(tīng)說(shuō)*01已經(jīng)有人住了，原來(lái)也是開(kāi)這次會(huì )議的張家口農業(yè)局的同志，大酒店那邊沒(méi)經(jīng)我同意，已經(jīng)給安排進(jìn)去了會(huì )議會(huì )務(wù)應用。我的天！只好重新調整個(gè)別房間給承德，還有張家口那位同志還沒(méi)有餐票呢，又通知他來(lái)取餐票。還要協(xié)調邯鄲、衡水的農宣口的與會(huì )同志把黨教口的獎牌捎回去。這也需要感情基礎，不然人家不高興。哈哈。
晚上很晚了，大家一起商量明天的報到事項、會(huì )議的議程、領(lǐng)獎程序等等會(huì )議會(huì )務(wù)應用。我沒(méi)回家。
周二一大早，我想回單位騎車(chē)子回家取充電器，因為手機已經(jīng)快沒(méi)電了，這時(shí)有人喊我，原來(lái)是唐山的同志連夜趕來(lái)，已經(jīng)等了很久，趕快給他們安排房間，趕快回家取充電器，結果一著(zhù)急，把耳機當成充電器取來(lái)了，白鬧了，也多虧回去，習慣了由我叫起的愛(ài)人和孩子熟睡到七點(diǎn)多鐘，我不叫醒，她們上班上學(xué)就遲到了會(huì )議會(huì )務(wù)應用。哈哈。又趕到單位出好了三十張簽到表。
上午，是報到的高峰，有省直單位報到的，我要一一告訴他們開(kāi)會(huì )時(shí)間、地點(diǎn)（須知上都有，他們還問(wèn)一遍）以及對號入座（尋找座位圖上他們的位置），還有領(lǐng)獎牌證書(shū)的時(shí)間地點(diǎn)會(huì )議會(huì )務(wù)應用。各市報到的，需要登記、領(lǐng)房卡、交押金、給飯票、安排司機的食宿，還有想調房間的，還有察看本市其它人員房間的，還有大酒店不能及時(shí)提供鑰匙的（我們只是意向房間數，不能包房影響人家的正常營(yíng)業(yè)），還有我們的人昨晚住進(jìn)去今天不調房鬧出的笑話(huà)。尤其11點(diǎn)多鐘，是報到的過(guò)于集中的時(shí)段，只有我和大酒店一個(gè)服務(wù)員作具體的接待工作，真是忙死了。終于到12：**左右，報到基本結束，還有幾個(gè)沒(méi)有來(lái)的，有在路上的，有下午才能到的，有的因病無(wú)法來(lái)。
匆匆吃口午飯，我就趕到會(huì )場(chǎng)外負責簽到，還分省直、各市、新聞?dòng)浾邥?huì )議會(huì )務(wù)應用。這個(gè)程序完成，又回到會(huì )務(wù)組盯著(zhù)簽到，唐山市局的、秦皇島團委的同志才到，有一位沒(méi)有押金，我就為她墊付。我盡可能服務(wù)周到，因為到年底，大家都忙，包括各位司機師傅，我們請人家來(lái)開(kāi)會(huì )，人家能夠不畏嚴寒，不遠百里，在繁忙工作中趕來(lái)，就令我們感動(dòng)。我也在想，我們的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，使他們感受到溫情，他們對“三下鄉”工作、對基層群眾，就可能增加一份美好的感情。工作是需要感情推動(dòng)的。
晚上有宴請，我也及時(shí)利用各種間隙請各市的同志把獎牌證書(shū)取走，把華北油田的獎牌證書(shū)送到參加全省宣傳部長(cháng)會(huì )議的池建華的房間，把省直工委的帶回機關(guān)，協(xié)調省直工委宣傳部的同志盡快取走會(huì )議會(huì )務(wù)應用。事情一點(diǎn)一點(diǎn)盡快順利進(jìn)展，心里就很踏實(shí)。
第二天（周三27日）上午，把記者的證書(shū)拿到會(huì )場(chǎng)，把作為領(lǐng)獎道具的獎牌和證書(shū)安排好，就趕快回到房間把省直“三下鄉”成員單位的獎牌證書(shū)以及“三下鄉”理論文章集子分好（一早到單位分類(lèi)打印名單，什么單位，證書(shū)幾個(gè)都是誰(shuí)的，獎牌幾塊都是誰(shuí)的，幾本書(shū)），等待會(huì )議結束后分發(fā)會(huì )議會(huì )務(wù)應用。我一邊看著(zhù)飄舞的瑞雪，感覺(jué)如果雪下大了，遠途的同志走不了，需要更多的餐票，就趕快催促追加餐票。果然，會(huì )議一結束，**個(gè)省直“三下鄉”成員單位的同志鋪天蓋地而來(lái)領(lǐng)取證書(shū)獎牌，我趕快維持秩序，還好，比較順利，我一邊喊一邊冒汗，一邊手腳麻利地尋找傳遞證書(shū)、分發(fā)獎牌。
27日中午，基本上可以松一口氣了，我也累得腰疼，直不起來(lái)，趴著(zhù)更疼，站著(zhù)還好一點(diǎn)會(huì )議會(huì )務(wù)應用。資料、書(shū)籍需要送回單位，發(fā)剩下的獎牌證書(shū)也需要送回去。未走的同志，需要給他們補發(fā)餐票，協(xié)調并房，需要給餐廳結賬，與總臺核對房間情況。這次會(huì )議情況也需要寫(xiě)進(jìn)當月的大事記。
我日常在處內負責黨員教育工作和內勤事務(wù)，但是面對人手少、會(huì )議規模大（200人左右）、頭緒多、參會(huì )人員面廣、要求五花八門(mén)的情況，只有勇敢地上，積極地去承擔會(huì )議會(huì )務(wù)應用。不能講困難、不能講條件、不能撂挑子，不能喊苦喊累，不能評論有的程序是不是過(guò)于繁瑣，“干”、“上”就是了。這也有好勝的性格的因素，也有維護單位、處里面子的因素。真幸運，沒(méi)有出紕漏，我的搭檔衡水杜主任和部?jì)赛S主任、處內小劉、小弟兄小李和小朱，在不同的場(chǎng)合，配合也非常好。各市和省直與會(huì )的同志也非常配合。
這次會(huì )議會(huì )務(wù)，真把我累慘了，但是總體成功會(huì )議會(huì )務(wù)應用。我的思路、綜合協(xié)調能力、言語(yǔ)威力、人格魅力凸現出來(lái)。我的感觸很多，經(jīng)驗也多。一是平時(shí)的人緣太重要了，周末協(xié)調蓋章、協(xié)調文號、給各市相關(guān)同志打手機催促報名，以及同伴間工作中的配合，都是平時(shí)人緣的積淀；二是事前的各項扎實(shí)準備太重要了，我每一刻都想到要事前做好各項工作，為屆時(shí)做好充分的科學(xué)的鋪墊；三是真心的為工作、真心地熱情周到，能感動(dòng)人，能得到理解、諒解和支持、配合，能推動(dòng)工作順利開(kāi)展；四是思路清晰、雷厲風(fēng)行、敢說(shuō)敢管，在復雜的綜合協(xié)調中是絕對必要的，必須保證必要的秩序和權威，不然就是一團麻繩、一鍋糊涂糨子。
真沒(méi)想到，到年底了，還有這樣一次脫胎換骨筋疲力盡的鍛煉機會(huì )會(huì )議會(huì )務(wù)應用。處長(cháng)說(shuō)了一句總結性的玩笑話(huà)：“這次會(huì )議圓滿(mǎn)成功，得到了常委部長(cháng)、常務(wù)部長(cháng)、主管部長(cháng)和同志們的高度評價(jià)，會(huì )議成功，是以建雨的腰作代價(jià)的。”幸運的是，經(jīng)過(guò)自覺(jué)調理經(jīng)心留意，在新年來(lái)臨前一刻，老高的腰能直起來(lái)了，基本不疼了。