無(wú)紙化辦公 難在哪里？[已扎口]

　　 很多人都知道無(wú)紙化辦公的含義，可我們還沒(méi)有見(jiàn)到哪個(gè)公司真正實(shí)現了無(wú)紙化辦公激光彩色打印機哪個(gè)品牌好。那么無(wú)紙化辦公還有提的必要嗎？我同很多人交流過(guò)這樣的問(wèn)題，大家對此還是深有感觸的。

　　　　人們提的最多一個(gè)疑問(wèn)就是，企業(yè)實(shí)施無(wú)紙化辦公的手段就是上一套辦公自動(dòng)化軟件，可實(shí)施以后紙張沒(méi)有減少，反而用得更多了激光彩色打印機哪個(gè)品牌好。有的企業(yè)或者部門(mén)的領(lǐng)導計算機應用水平有限，不愿意用計算機來(lái)處理一些工作，還樂(lè )于用紙張的形式，感覺(jué)牢靠一些。甚至部門(mén)之間還存在攀比現象，看誰(shuí)打印的清晰漂亮，你用針式打印機，我就用激光打印機，你是黑白的，我就用彩色的。所以有時(shí)候一些領(lǐng)導的喜好導致了大量紙張的浪費。辦公自動(dòng)化的發(fā)展為節約用紙甚至無(wú)紙化辦公提供了可能性，例如電子郵件和互聯(lián)網(wǎng)可以很方便地把有關(guān)的信息資料提供給需要的各方，當然也可以保存下來(lái)，而不必再以紙張作為載體。但良好的愿望不等于現實(shí)，現實(shí)是：全球辦公用紙仍在以每年4％～7％的速度增長(cháng)，按照這種速度，再過(guò)10年，全球辦公用紙將增加一倍。

　　　　也有一些人認為無(wú)紙化辦公加大了用紙量是暫時(shí)的，就如同打拳一樣，出拳前手要先縮回來(lái)，然后出拳才能更有力，現在的大量用紙是為了未來(lái)的無(wú)紙化激光彩色打印機哪個(gè)品牌好。此話(huà)聽(tīng)起來(lái)有理，細細品味感覺(jué)到人們對無(wú)紙化的理解是那么的有限。實(shí)際上企業(yè)花錢(qián)，建立局域網(wǎng)，連上互聯(lián)網(wǎng)就不僅僅是為了省點(diǎn)紙。當然辦公費用可以通過(guò)建立辦公自動(dòng)化系統可以得到不斷降低，可建立系統的出發(fā)點(diǎn)應定位到提高辦公管理水平上來(lái)。

　　　　目前關(guān)于辦公自動(dòng)化的標準還正在形成，很多廠(chǎng)家的產(chǎn)品所包含的內容也大不相同激光彩色打印機哪個(gè)品牌好。但大家心目中的系統應該包括：公文處理、電子郵件、會(huì )議管理、檔案管理、信息發(fā)布、電子論壇、工作管理等內容。實(shí)際上辦公自動(dòng)化系統經(jīng)過(guò)幾年的發(fā)展，內容上、形式上都發(fā)生了很大變化。我國的辦公自動(dòng)化系統經(jīng)過(guò)從80年代末至今10多年的發(fā)展，已從最初提供面向單機的輔助辦公，發(fā)展到今天面向企業(yè)級應用的大型協(xié)同工作管理。國內辦公自動(dòng)化系統目前已經(jīng)經(jīng)歷了三個(gè)發(fā)展階段，實(shí)現了兩個(gè)革命性的飛躍。從80年代中期起步的第一代辦公系統以個(gè)人電腦、辦公套件為主要標志，實(shí)現了數據統計和文檔寫(xiě)作電子化，完成了辦公信息載體從原始紙介質(zhì)方式向電子比特方式的飛躍。從20世紀90年代中期開(kāi)始，隨著(zhù)以L(fǎng)otus Notes為代表的工作流群件技術(shù)的面世，以及網(wǎng)絡(luò )通訊技術(shù)的長(cháng)足發(fā)展，辦公自動(dòng)化系統發(fā)生了第一次革命性演進(jìn)，第二代辦公自動(dòng)化系統以網(wǎng)絡(luò )技術(shù)和協(xié)同工作技術(shù)為主要特征，實(shí)現了工作流程自動(dòng)化，實(shí)現了收發(fā)文從傳統的手工方式向工作流自動(dòng)化方式的飛躍。隨著(zhù)21世紀知識經(jīng)濟時(shí)代的來(lái)臨，知識成為經(jīng)濟增長(cháng)和社會(huì )發(fā)展及企業(yè)成長(cháng)的關(guān)鍵性資源，最大限度地掌握和利用知識越來(lái)越成為企業(yè)與機構信息化建設的核心。對知識前所未有的重視，使以工作流為中心的辦公自動(dòng)化系統開(kāi)始提升到以知識管理為核心的第三代辦公自動(dòng)化系統。

　　　　雖然辦公自動(dòng)化系統已經(jīng)和知識管理等新的管理思想相融合，可當我們在企業(yè)中進(jìn)行調研過(guò)程中發(fā)現，目前還有很多不盡人意的方面，影響了無(wú)紙化辦公的進(jìn)程激光彩色打印機哪個(gè)品牌好。

　　　　1、對辦公自動(dòng)化系統的理解差別很大

　　　　在很多人眼里，辦公自動(dòng)化系統主要是處理一些公文、收發(fā)電子郵件，實(shí)現紙面作業(yè)計算機化激光彩色打印機哪個(gè)品牌好。實(shí)際上有這樣思想的大有人在，殊不知辦公自動(dòng)化大有學(xué)問(wèn)，涉及到行為科學(xué)、管理科學(xué)、社會(huì )學(xué)、系統工程學(xué)等學(xué)科，辦公自動(dòng)化的應用已成為企業(yè)管理現代化的標志之一。

　　　　辦公自動(dòng)化的核心問(wèn)題是如何提高日常的辦公效率問(wèn)題激光彩色打印機哪個(gè)品牌好。因此我們日常工作的所有內容都可以歸入辦公自動(dòng)化系統處理的范疇，如文字處理、傳真、申請審批、辦公用品、公文管理、圖書(shū)管理、會(huì )議管理、資料管理、檔案管理、客戶(hù)管理、訂貨銷(xiāo)售，甚至庫存管理、生產(chǎn)計劃、技術(shù)管理、質(zhì)量管理、成本管理、人事管理等等，都可以歸納到辦公自動(dòng)化軟件的處理范圍之內。

　　　　前面我們提到的標準問(wèn)題，即辦公自動(dòng)化系統包括哪些內容，大家眾說(shuō)紛紜，沒(méi)有固定的說(shuō)法激光彩色打印機哪個(gè)品牌好。這樣就導致了軟件公司通常的做法：先把辦公自動(dòng)化系統根據自己的想法賦予一些簡(jiǎn)單的功能，形成一個(gè)框架，企業(yè)有需求的時(shí)候，再加上企業(yè)使用人員提出的功能需求，進(jìn)行定制開(kāi)發(fā)。這樣的結果是企業(yè)提啥，軟件公司就開(kāi)發(fā)啥，盡量滿(mǎn)足企業(yè)的需求。雖然看起來(lái)是以客戶(hù)為中心，實(shí)際上這其中存在很多問(wèn)題。例如辦公自動(dòng)化系統應該滲透很多新的管理思想，例如協(xié)作辦公、知識管理、客戶(hù)關(guān)系管理等等，不要成為手工作業(yè)的翻版。如果只是按照客戶(hù)的要求去做，沒(méi)有一套好的管理思想去指導企業(yè)的辦公管理，稱(chēng)不上好的辦公自動(dòng)化，對雙方都沒(méi)有好處。對于軟件公司而言，開(kāi)發(fā)的難度加大了，不易推廣；對于企業(yè)而言不能借助辦公自動(dòng)化系統來(lái)提升管理，得益相對降低。所以辦公自動(dòng)化系統不會(huì )像財務(wù)軟件一樣很容易得到推廣，主要是財務(wù)系統有國家的政策和標準支持，有比較規范的做法可遵循，目前辦公自動(dòng)化系統還做不到。

　　2、領(lǐng)導和使用人員的思想意識還需提高

　　　　無(wú)紙化辦公要成為現實(shí)，改變人們的觀(guān)念和習慣非常重要激光彩色打印機哪個(gè)品牌好。在人們的傳統觀(guān)念中，“白紙黑字”具有一定的權威性，是真實(shí)可信的，領(lǐng)導人還可以直接在紙上圈閱或作批示。人們閱讀紙上的東西比較容易放松，而且不受時(shí)間地點(diǎn)的限制，書(shū)面的東西便于攜帶。另外，紙張有明顯的優(yōu)點(diǎn)：同電腦屏幕相比，對于印或寫(xiě)在紙上的內容，即使在照明條件很差的情況下，我們也能看得比較清楚，我們還可以很容易地在紙上隨意評注修改。同樣內容手寫(xiě)件比電子郵件或軟盤(pán)存儲所顯示的信息量更多，身體語(yǔ)言流露其中，通過(guò)筆跡你可以感覺(jué)對方的情感、性格、文化修養等多方面的信息。

　　　　這只是一些人留戀紙張的想法，可信息化帶來(lái)的便利卻更多更多，是原來(lái)利用紙張的方式無(wú)法比擬的激光彩色打印機哪個(gè)品牌好。例如：信息共享的優(yōu)點(diǎn)，使你無(wú)論在何地，只要能連上互聯(lián)網(wǎng)就能辦公，網(wǎng)上辦公室已得到人們的認同。特別是通過(guò)ASP的方式實(shí)施辦公自動(dòng)化系統，也不需要在企業(yè)內部的網(wǎng)絡(luò )上再安裝復雜的應用程序軟件，只需要在A(yíng)SP服務(wù)提供商取得相應的用戶(hù)名和密碼就可以分配給自己的員工來(lái)使用網(wǎng)絡(luò )辦公室中的人和功能了。還有第三代辦公自動(dòng)化系統在第二代的基礎上，提供了處理各個(gè)環(huán)節的相關(guān)知識，確保每一個(gè)使用者，都能夠隨時(shí)隨地根據需要，向專(zhuān)家學(xué)習、向企業(yè)現有知識學(xué)習，使員工在辦公自動(dòng)化系統中的地位從被動(dòng)向主動(dòng)轉變，從而在提升每個(gè)員工創(chuàng )造能力的過(guò)程中，大大提高企業(yè)與機構的整體創(chuàng )新和應變能力。

　　　　也有很多使用人員不愿意使用辦公自動(dòng)化系統的原因很簡(jiǎn)單，就是系統要求輸入很多原始數據、信息，大家的工作量要加大，特別是涉及到一些部門(mén)和個(gè)人利益的數據，大家潛意識中就不愿意公開(kāi)激光彩色打印機哪個(gè)品牌好。所以在系統的推行過(guò)程中會(huì )存在一些阻力，特別是項目要有一把手的參與，這兒提出的一把手不僅僅是企業(yè)的一把手，還應包括各部門(mén)的負責人。

　　　　3、辦公自動(dòng)化技術(shù)也需要不斷創(chuàng )新

　　　　在辦公自動(dòng)化系統的應用過(guò)程中，一些技術(shù)的應用也會(huì )推動(dòng)其發(fā)展激光彩色打印機哪個(gè)品牌好。很多領(lǐng)導提到的一個(gè)的重要問(wèn)題就是簽名的事情。實(shí)際上還有很多技術(shù)細節需要完善，像網(wǎng)絡(luò )簽名認證技術(shù)、局域網(wǎng)絡(luò )通訊、文件網(wǎng)絡(luò )廣播等等。

　　　　舉個(gè)例子來(lái)說(shuō)：在應用計算機實(shí)現文件批簽流轉過(guò)程中，當用戶(hù)都在計算機上批簽修改文件時(shí)，如何保留不同用戶(hù)的修改痕跡，是用戶(hù)十分關(guān)心的問(wèn)題激光彩色打印機哪個(gè)品牌好。在手工批簽時(shí)，不同人有不同的筆跡，因此很容易識別，但在計算機上修改編輯文件，要保留各人的痕跡卻不是一件簡(jiǎn)單的事情。有的系統對這一問(wèn)題的處理方法是：對每個(gè)人修改過(guò)的文件都做一個(gè)拷貝，然后比較2個(gè)拷貝之間的不同點(diǎn)。這種方法不夠直觀(guān)，也不符合用戶(hù)平常的工作習慣，而且由于要保存多個(gè)拷貝，嚴重浪費空間。有些系統自己編寫(xiě)一個(gè)編輯軟件，用戶(hù)在編輯軟件中起草和修改文件，但因為使用的編輯軟件是自己設計編制的，與OA系統能夠無(wú)縫緊密地連接，所以不同用戶(hù)修改的痕跡可以較方便地顯示。雖然這種方法比較靈活，但自己編寫(xiě)的編輯軟件在功能上很難與主流字處理軟件（Microsoft Word、WPS Office等）相比。另一方面，如果最終用戶(hù)已經(jīng)熟悉了某個(gè)商用字處理軟件的操作，很難再接受其他編輯軟件。

　　　　相信這些問(wèn)題，大家都已經(jīng)看到了，并且一些公司已經(jīng)有了很好的解決辦法激光彩色打印機哪個(gè)品牌好。可在目前的應用過(guò)程中還存在你有的技術(shù)，我沒(méi)有；我有的技術(shù)你沒(méi)有。導致了很多辦公自動(dòng)化軟件公司的水平參差不齊，不能合作利用對方的優(yōu)勢，特別是在我們身邊很多中小型的軟件公司不能充分合作，經(jīng)常出現惡性競爭，導致雙方都得不到長(cháng)足發(fā)展。

　　　　4、與其他系統的集成必將成為瓶頸

　　　　在企業(yè)工作的人們都知道，一般除了辦公自動(dòng)化系統，企業(yè)信息化還有很多內容，例如財務(wù)系統、生產(chǎn)管理系統、進(jìn)銷(xiāo)存管理系統、人力資源管理系統、CAD、CAPP等等激光彩色打印機哪個(gè)品牌好。目前企業(yè)的應用現狀是：由于很多原因導致了大量的信息孤島式的建設，他們之間很少能夠緊密協(xié)調起來(lái)。各個(gè)系統之間無(wú)法進(jìn)行數據聯(lián)系，導致大量的重復勞動(dòng)，也導致數據不準確。信息孤島的存在導致信息存在很大的冗余，存在大量的垃圾信息，信息交流的一致性無(wú)法保證，個(gè)人、部門(mén)之間難于進(jìn)行信息共享，領(lǐng)導也難于統攬全局。由于系統是有多個(gè)供應商提供的，即使想集成也存在很多難度，特別是數據庫不統一造成集成難度增加，更重要的是相互的配合也會(huì )成為很大的問(wèn)題。目前中國具有信息系統的絕大部分企業(yè)都存在這樣的現象。

　　　　“信息孤島”的問(wèn)題已經(jīng)嚴重地阻礙了企業(yè)信息化建設的整體進(jìn)程，使企業(yè)進(jìn)行新一輪投入時(shí)，瞻前顧后，難于決斷激光彩色打印機哪個(gè)品牌好。而解決“信息孤島”的問(wèn)題的關(guān)鍵不僅僅是軟件方面的技術(shù)，更重要的是在企業(yè)的流程管理和相關(guān)技術(shù)的標準化等方面。所以在企業(yè)實(shí)施辦公自動(dòng)化系統前就要做好規范的整體規劃，不要想通過(guò)“接口”把分散的系統連接起來(lái)。原先孤立分散開(kāi)發(fā)的應用系統不可能通過(guò)大量的接口將它們簡(jiǎn)單地連接起來(lái)，而必須通過(guò)重新進(jìn)行統一規劃和構思，建立起一種整體性信息系統模型，才有可能實(shí)現系統集成。

　　　　很有必要很多因素阻礙了無(wú)紙化辦公的進(jìn)程，當我們沉浸在ERP、CRM的熱潮中時(shí)，回頭看看還有很多基礎工作需要去做激光彩色打印機哪個(gè)品牌好。雖然達到無(wú)紙化的程度還有很多問(wèn)題，還需要很長(cháng)的時(shí)間，但不要等雨停了再遠行，開(kāi)始行動(dòng)吧。