物流企業(yè)如何提高投標中標率
在中國的大型合資或外資企業(yè)，為了專(zhuān)心于自己核心產(chǎn)品的設計和制造，會(huì )把物流服務(wù)需求外包出去或分包出去。他們在尋找物流服務(wù)提供商時(shí)，常常采取招標的方式。現在，我國國有企業(yè)、民營(yíng)企業(yè)也在逐漸采用招標的方式選擇自己的物流合作伙伴，物流企業(yè)為了投標成功，應該做好以下幾項工作,以提高投標成功率。
一、參與競標前的五項準備工作
招標企業(yè)向擬定的物流企業(yè)發(fā)出招標意向書(shū)。招標意向書(shū)是招標單位在招標最初階段發(fā)出的招標文件，主要表明招標單位開(kāi)始正式招標，并提出了物流服務(wù)要求范圍和招標的重點(diǎn)。物流企業(yè)綜合分析做出投標決定后進(jìn)入投標準備階段。
1．組織物流項目投標小組。投標小組以物流企業(yè)的物流部為主組成，抽調公司有物流服務(wù)經(jīng)驗、有進(jìn)行物流方案策劃和設計能力的各種人員組成技術(shù)完備的投標團隊。
2．收集招標企業(yè)的資料，認真學(xué)習和了解招標企業(yè)的狀況，包括成長(cháng)經(jīng)歷、產(chǎn)品類(lèi)型和特點(diǎn)、市場(chǎng)狀況以及物流服務(wù)的歷史，掌握招標企業(yè)的組織結構和未來(lái)企業(yè)發(fā)展態(tài)勢。
3．研究招標企業(yè)的招標意向書(shū)，編制物流項目建議書(shū)，物流項目建議書(shū)是在接到招標意向書(shū)之后和正式招標書(shū)之前，在分析招標企業(yè)的概況后做出的向招標方應標的一種表示方法。同時(shí)，也是本企業(yè)自我介紹和宣傳自己物流服務(wù)能力的機會(huì )。
4．做好迎接招標組來(lái)本企業(yè)考察的工作準備，包括舉行座談會(huì )、POWERPNT演示稿、介紹本企業(yè)的物流服務(wù)優(yōu)勢，參觀(guān)本企業(yè)倉庫、車(chē)隊，高層領(lǐng)導接見(jiàn)等等。
5．認真研究招標文件，分析招標內容，提出招標文件中的質(zhì)疑問(wèn)題，并做好詢(xún)標。分解招標內容，組成各內容工作小組，編制投標文件，確定中標后項目實(shí)施的資源、人力以及費用等，進(jìn)行投資效益分析，可行性分析等。
嚴格按照招標書(shū)的時(shí)間要求，確定投標活動(dòng)的時(shí)間表，并制定投標工作計劃。
二、投標時(shí)的八大步驟
招標方會(huì )對各個(gè)投標企業(yè)進(jìn)行資格考察，如了解企業(yè)的規模和業(yè)務(wù)種類(lèi)、物流服務(wù)經(jīng)驗、參觀(guān)倉庫和倉庫保管水平，了解運輸方式以及自有車(chē)隊數量和運輸監控能力以及物流信息管理水平。選定參加投標的物流企業(yè)并簽訂保密協(xié)議，即對招標方為對方制作投標書(shū)而提供的產(chǎn)品數據、客戶(hù)數量以及銷(xiāo)售渠道等資料保密，并只能用于制作投標書(shū)。在取得投標單位的保密承諾后，招標方向投標方發(fā)出正式物流服務(wù)項目的招標書(shū)。
物流企業(yè)接受招標書(shū)后正式進(jìn)入投標階段，在投標小組的領(lǐng)導和計劃下，有步驟、有節奏地按照招標書(shū)的要求，參與投標活動(dòng)。投標小組召開(kāi)各種會(huì )議，明確目標，做好內部分工，制定詳細的工作時(shí)間計劃。
1．仔細地分析研究招標書(shū)的內容是投標成功的基礎。對招標書(shū)中不清楚、不明白或有問(wèn)題的地方，全部認真記錄下來(lái)，一一列明。然后有計劃地與招標方進(jìn)行討論，討論結果由招標方確認，作為招標過(guò)程的支持文件。
2．精心編寫(xiě)投標文件。投標文件是投標活動(dòng)中最核心、關(guān)鍵性的文件，投標書(shū)不但是一個(gè)完整的物流服務(wù)方案，而且是招標方是否發(fā)標的依據。
3．將投標書(shū)精心裝訂成冊，在指定時(shí)間內，截止時(shí)間前，派人親自將投標書(shū)送到招標人手中。
4．有計劃地向招標方介紹物流企業(yè)的物流服務(wù)水平，為物流服務(wù)而選擇倉庫、庫房布置設計、倉庫改造計劃應反復征求對方意見(jiàn)，按對方意見(jiàn)修正倉庫改造計劃。
5．精心準備投標答辯。將招標方可能提出的問(wèn)題做好回答準備。在答辯會(huì )上，進(jìn)一步展示投標方各種合理化建議，以及提高服務(wù)質(zhì)量，降低物流服務(wù)成本的措施。
6．在接到中標通知書(shū)后，做簽訂合同的準備，并就合同細節與招標方進(jìn)行談判。制作物流服務(wù)合同，為簽訂合同做好各項準備工作。提出物流服務(wù)的具體實(shí)施計劃，包括項目實(shí)施的時(shí)間表，實(shí)施的具體內容，人力和資源的調度，資金和費用的預算，并與物流客戶(hù)交流。
7．提出采購社會(huì )物流資源計劃，對外實(shí)行分包，選擇分包商，與其簽訂分包合同。
8．組織物流運作團隊。選擇忠于企業(yè)，忠于職守，有一定物流運作經(jīng)驗的人組成物流項目運作團隊。招聘新職工，進(jìn)行崗位培訓，購置必要設備。在接手對方物流服務(wù)之前，制定崗位手冊、規章制度、現代企業(yè)管理模式。在與物流運作團隊工作一段時(shí)間后，物流投標小組全部工作結束。投標小組解散，物流服務(wù)交給物流運作團隊。
三、保證投標成功的六大策略
為了取得投標勝利，除了按照上述正常的投標過(guò)程工作外，還應針對不同的物流服務(wù)內容和競標對手，采取不同的投標策略。
1．掌握招標方的物流服務(wù)需求特點(diǎn)，提供多種物流服務(wù)方案以滿(mǎn)足招標方特殊需要。如在運輸配送物流服務(wù)中，可提出各種聯(lián)運方案與之討論，供招標方選擇。
2．分析競標對手的優(yōu)勢和劣勢，掌握競爭對手的投標動(dòng)向。以自己的優(yōu)勢抗衡競爭對手的優(yōu)勢，以自己的長(cháng)處對應競爭對手的劣勢，或提前行動(dòng)，使自己在競標中占主動(dòng)地位。
3．與招標方建立密切聯(lián)系，認真對待招投標中的每一次活動(dòng)，最大限度取得招標方的信任。
4．樹(shù)立全心全意為客戶(hù)服務(wù)，一切以客戶(hù)需求為中心的理念。在投標活動(dòng)中，一定要站在招標方的立場(chǎng)上，看待自己的每一項方案和建議。尤其是當你設計的提高服務(wù)質(zhì)量而降低物流服務(wù)成本的建議可能對自己不利的時(shí)候，提不提出這個(gè)建議，是檢驗投標方是否能真正為客戶(hù)著(zhù)想的具有新的物流服務(wù)理念的標準。
5．提出靈活的報價(jià)方式。在與對方交流價(jià)格時(shí)，提出幾種價(jià)格方案。由于價(jià)格不同，服務(wù)質(zhì)量也有所區別，由客戶(hù)選擇即能滿(mǎn)足服務(wù)質(zhì)量需求，又較為合理的價(jià)格。同時(shí)，應該承諾每年以一定的百分比降低物流服務(wù)成本。因為，在開(kāi)始一年，由于服務(wù)技術(shù)不成熟和對產(chǎn)品不太熟悉，會(huì )產(chǎn)生格外的成本。隨著(zhù)時(shí)間的推移，對產(chǎn)品特性的熟悉和服務(wù)技術(shù)的成熟，又加上客戶(hù)的產(chǎn)量在不斷增加，降低成本是理所當然的。由投標方主動(dòng)提出，表示出合作伙伴的誠意，會(huì )使自己中標的機率加大。
6．高層領(lǐng)導的交流和溝通。在投標期間，應安排物流企業(yè)高層領(lǐng)導與招標方領(lǐng)導會(huì )談，介紹本公司的實(shí)力和發(fā)展前景，從而在招標方高層中留下深刻的印象。
作者：中國物流招投標中心 楊飛揚