像蘇珊一樣高效率

誰(shuí)是蘇珊？

　　蘇珊小姐是一家飲料公司區域分公司的行政助理，在一個(gè)繁忙的工作日，她處理了幾十件事情。雖然緊張，但她做得井然有序，而且效果宜人。

　　她是怎么做到的呢？

　　能做好，一定是有原因的。發(fā)現蘇珊高效率的秘密，對于需要經(jīng)常面對多任務(wù)處境的職場(chǎng)精英來(lái)說(shuō)，是一件大有裨益的事。讓我們一起來(lái)探索吧！

　　在探索之前，還是讓我們先看看蘇珊在一天之內都做了哪些事吧：

　　(辦公時(shí)間從上午9時(shí)到下午5時(shí)，中間有1小時(shí)午餐時(shí)間，兩次咖啡小憩各15分鐘)。

　　8：30 抵達辦公室。整理儀容，檢查辦公用品與文具。整理惠特經(jīng)理辦公室及檢查麥克經(jīng)理辦公室。

　　8：55 檢視手中的工作，開(kāi)始謄正昨天聽(tīng)寫(xiě)的兩封信，盡快送請惠特經(jīng)理簽 名。完成信稿放人簽名卷夾中，置于惠特經(jīng)理案頭。(信件宜如此慎重處理，以免他人窺視)

　　9：15 拆閱并處理第一批郵件。留下必須由我直接作答的，惠特經(jīng)理到達辦 公室，囑我到他辦公室作大約5分鐘的口授筆記。迅速整理出即將討論的事項，因他即將于下午遠離，公差兩星期。

　　向惠特經(jīng)理報到，聽(tīng)寫(xiě)時(shí)，兩度因電話(huà)而中斷，然后繼續筆記?；氐睫k公桌后，回復一緊急電話(huà)。請杜娜小姐聽(tīng)第二個(gè)電話(huà)。她正接受訓練，一旦我擔任麥克經(jīng)理的行政助理后，即將為惠特經(jīng)理工作。

　　惠特經(jīng)理把他的旅行計劃交給我，交代他外出期間要我處理的事情，并電告杜娜小姐，以她能協(xié)助我工作表示高興?；萏亟?jīng)理當面囑咐如有需要可找他人幫忙，以完成交辦事項，因為他知道我還得替麥克經(jīng)理做不少事。

　　9：50 回到我的辦公桌，檢查檔案，獲取必要的資料，回復在惠特經(jīng)理辦公室所接聽(tīng)的電話(huà)。

　　撿出必須由惠特經(jīng)理過(guò)目的航空信件。無(wú)特別緊要待復函件，摘記幾項待辦事項，俟第二次郵件到來(lái)再處理。接聽(tīng)幾通電話(huà)，其中一通為一位盛怒的客戶(hù)B先生打來(lái)的，他要與麥克經(jīng)理直接講話(huà)，他不相信麥克經(jīng)理已經(jīng)外出，最后我才婉轉問(wèn)明原委，并應允他立即查明，盡快打電話(huà)告訴他。

　　10：10 決定前往征信所，核對B先生的帳目，請杜娜小姐照顧我的辦公室， 并告訴惠特經(jīng)理我要到征信所去，征信所事忙一時(shí)無(wú)法查對，答應中午以前電話(huà)告訴我。

　　10：20 回到辦公桌，記下征信所午前會(huì )來(lái)電話(huà)，不然，我應打電話(huà)去問(wèn)?？?啡小憩時(shí)間，但已無(wú)法分身了。告訴杜娜小姐旅行信用證書(shū)的用法并叫她到出納室。稍后并告訴她登記月支帳的方法。杜娜小姐回來(lái)后，將準備交由她接替的工作：復制文件、校對、正式信件的打法、推銷(xiāo)員所報費用數字的核實(shí)等，一一交待。

　　杜娜小姐從出納室帶款返回辦公室，在我面前點(diǎn)清，當她交錢(qián)給惠特經(jīng)理時(shí)也將當面點(diǎn)清，這一點(diǎn)很重要。一旦點(diǎn)清無(wú)訛，以后再有差錯就毋需負責。

　　10：40 開(kāi)始謄清惠特經(jīng)理口授信件。文書(shū)中心來(lái)電話(huà)說(shuō)，他們?yōu)榛萏亟?jīng)理打印推銷(xiāo)業(yè)務(wù)會(huì )議議程表，因為事忙，無(wú)法如期在今天完成。我決定無(wú)論如何明天一定要做完(我通常皆較實(shí)際需要時(shí)間提前幾天，以防臨時(shí)趕不及，但我并沒(méi)有明白告訴他們)。

　　11：10 打好數封信函送請惠特經(jīng)理簽名，并影印其中部分信函，我在他辦公室時(shí)，惠特經(jīng)理接聽(tīng)一通私人電話(huà)，決定提早于3點(diǎn)鐘，而不是原定的5點(diǎn)鐘動(dòng)身，因此，我至少必須在2點(diǎn)半左右為他準備好應帶的公事包。

　　11：15 回到辦公桌，打三通電話(huà)分別通知同仁，將原定4點(diǎn)鐘召開(kāi)的會(huì )議提前到2點(diǎn)鐘?；萏亟?jīng)理應帶的文件幾乎皆已備齊，為了慎重起見(jiàn)再檢查一遍，并通知杜娜小姐來(lái)作實(shí)地見(jiàn)習。

　　征信所來(lái)電話(huà)，告知客戶(hù)B先生的帳目詳情，既得完整資料，自可回復B先生電話(huà)。一面打電話(huà)，一面教杜娜小姐留心為惠特經(jīng)理所準備應帶的文件。

　　與B先生通電話(huà)，他似乎很滿(mǎn)意，將經(jīng)過(guò)記下準備告知麥克經(jīng)理，并將這種作業(yè)程序示知杜娜小姐，當我的上司遠行期間，我皆將所有重要電話(huà)及訪(fǎng)客談話(huà)摘要記錄，函件也做札記?；萏亟?jīng)理的公文包已準備妥當，只等最后一份的資料。

　　11；45 整理檔案并與同仁會(huì )議后，開(kāi)始處理麥克經(jīng)理的信件，他希望當天能知道來(lái)信大致內容?；萏亟?jīng)理提早離開(kāi)辦公室去進(jìn)午餐，當他經(jīng)過(guò)我的辦公室時(shí)，交給我一份簡(jiǎn)短的備忘錄。說(shuō)是回到辦公室時(shí)再由他簽名，我的案頭始終準備好一本筆記簿。翻在空白的一頁(yè)，以備不時(shí)之需。將備忘錄立即謄正。并置于惠特經(jīng)理辦公室的簽字卷夾內。第二批郵件到達，很快地過(guò)目一遍，其中有一件需要惠特經(jīng)理立即注意，從檔案中找出有關(guān)資料附于來(lái)信之后，一并置于惠特經(jīng)理辦公桌上的“速件”卷夾內。

　　12：15 正準備在辦公桌進(jìn)食三明治時(shí)，接待員通知一位客戶(hù)要見(jiàn)麥克經(jīng)理，假如麥克經(jīng)理此時(shí)尚在辦公室，照例會(huì )留訪(fǎng)客進(jìn)午餐，乃決定請客人到我們的餐廳用膳，巧遇市場(chǎng)調查部門(mén)的高先生，乃一并邀他同桌進(jìn)食，請來(lái)客在訪(fǎng)客名簿上簽名。

　　杜娜小姐通常都在1點(diǎn)正吃午餐，征求她是否能改變計劃，暫且照顧一下我的辦公桌，留一便條與惠特經(jīng)理，告知他我去何處。

　　1：15 重回辦公桌，高先生仍陪著(zhù)客戶(hù)并將代為送客。將進(jìn)餐時(shí)與客戶(hù)談話(huà)要點(diǎn)記下，留供麥克經(jīng)理參考。并將來(lái)客姓名記人訪(fǎng)客名單中。杜娜小姐將她接聽(tīng)的電話(huà)告訴我，即去進(jìn)餐。并說(shuō)在半小時(shí)內回辦公室。

　　1：30 惠特經(jīng)理囑我聽(tīng)寫(xiě)午餐時(shí)留在他桌上的緊急來(lái)信的回函，他要我替他的太太辦一些私人事情，問(wèn)他假如我請杜娜小姐替我走一趟，他是否介意?他表示同意。

　　1：40 將緊急信件謄正，請惠特經(jīng)理簽名，并以副本一份納入其公文包中。檢查是否有致麥克經(jīng)理緊迫郵件，其中有一封須并于晨間轉寄資料時(shí)一并轉致，在惠特經(jīng)理離開(kāi)后應立刻準備，杜娜小姐餐畢返回辦公室。囑她備妥惠特經(jīng)理的最后資料。

　　2：00 惠特經(jīng)理的三位同事到達辦公室，他囑我作筆錄，杜娜小姐則招呼所有的電話(huà)，使我們不致受到于擾。

　　2：20 三位同事離去，惠特經(jīng)理希望盡快將會(huì )談?dòng)涗浿`正，討論一些其他事項。

　　2：30 重回辦公桌，請杜娜小姐謄正我在會(huì )議中所作的筆錄，告訴她如果有少數的字看不清不必擔心，不妨從頭至尾快讀一遍，將有疑問(wèn)的字句圈記出來(lái)，一并來(lái)問(wèn)我。將惠特經(jīng)理的公文包準備妥貼。

　　2：45 答復杜娜小姐所提出的會(huì )議筆錄上的幾個(gè)疑點(diǎn)，她正開(kāi)始謄正。繼續處理第二批來(lái)信，并備妥寄給麥克經(jīng)理的資料。

　　3：00 惠特經(jīng)理離開(kāi)辦公室，他能準時(shí)而且諸事齊備地動(dòng)身，總算松了一口氣，繼續整理信件。

　　接到麥克經(jīng)理的長(cháng)途電話(huà)，他將延后兩天回來(lái)，并囑轉告辦公室有關(guān)同仁，他已打電報給原先約定會(huì )面的某些客戶(hù)，麥克經(jīng)理希望立即寄給他某些已打字完成的資料，決定于今晚投郵，我按序檢查一遍。

　　3:15 察看杜娜小姐謄正我的筆錄的進(jìn)度，已接近完成。告訴她完成后盡可以休息了。

　　打電話(huà)給文書(shū)中心，是否可派人協(xié)助我打字，答案是無(wú)人可派，與營(yíng)業(yè)部?jì)晌活I(lǐng)班(麥克經(jīng)理也是他們的上司)聯(lián)系，是否可派來(lái)兩位打字員，一位說(shuō)很難幫忙，另一位說(shuō)3點(diǎn)半之后可能派出兩位打字小姐。一切準備妥當，在向她們有所指示之前，首先向兩位打字小姐說(shuō)明所有的資料必須在今晚付郵。如果她們中任何一位必須5點(diǎn)離開(kāi)，現在就告訴我，以便找人替手。兩人都說(shuō)可以留下。

　　杜娜小姐也完成了初稿，并且協(xié)助下一步工作，她愿意不管多晚，一直陪我工作下去，感謝她的這番好意。

　　3：45 交代完畢，兩位打字員與杜娜小姐以全速進(jìn)行工作，我把杜娜小姐的初稿復核一遍并作少數更動(dòng)之后，也參加工作。

　　4：00 工作在忙碌中順利進(jìn)行。第三批郵件到，其中有兩封限時(shí)信是給惠特經(jīng)理的，一封今晚即行轉寄，另一封我自己可以處理。

　　4：15 接獲通知說(shuō)明兩位客人來(lái)拜訪(fǎng)麥克經(jīng)理，盡管心里不歡迎這種打擾，但是必須去見(jiàn)他們。正準備去招呼他們時(shí)，兩位借調來(lái)的打字員中有一位告訴我，她不習慣在這種緊迫情形下趕工，要求免除這項工作。我設法安慰她，告訴她盡可能地做，而不要一心想到它是一件緊迫的工作。我要她坐在我的寫(xiě)字臺旁邊，一方面以電話(huà)告訴接待員說(shuō)，我稍遲幾分鐘便來(lái)，并請她打電話(huà)給營(yíng)業(yè)部門(mén)的一位領(lǐng)班暫時(shí)招呼一下來(lái)訪(fǎng)的客人。

　　重新安慰打字員，告訴她我了解她的感受，并請她盡可安心工作，不要在心理上受到干擾。假如在她必須離開(kāi)的時(shí)刻而沒(méi)能做完，我并不責怪她，于是這位打字員重新去打字。

　　我則前往接待室，那位領(lǐng)班正在與一位訪(fǎng)客交談，而我則招呼另外并將他們的來(lái)意記錄下來(lái)，以便轉告麥克經(jīng)理。

　　4：40 電話(huà)鈴響，原來(lái)是惠特經(jīng)理從機場(chǎng)打來(lái)的，他忘了一件必要攜帶的重要包裹，(我不覺(jué)自言自語(yǔ)的說(shuō)：“哦，真糟糕)所幸離他起飛時(shí)間還早，我希望能趕得及送給他。立即打電話(huà)到西聯(lián)信差服務(wù)處，告訴他們時(shí)間急迫，他們答應在5點(diǎn)鐘之前派人來(lái)辦公室，將包裹交與接待員，并且告訴她西聯(lián)公司即將派人來(lái)取。

　　4；45 一位打字員已完成她的緊急任務(wù)，我們一塊兒校對后，我問(wèn)她能否接替杜娜小姐未完的工作。而由杜娜小姐將2點(diǎn)的會(huì )議記錄用復寫(xiě)紙打字謄清，因為這是密件不能假手于打字員。

　　打電話(huà)告訴母親我會(huì )晚一些吃晚飯，?點(diǎn)鐘左右才能到家。也關(guān)照杜娜小姐及兩位打字員打電話(huà)回家。

　　5：00 接待員來(lái)電話(huà)，告訴我西聯(lián)公司的信差已取走了包裹，總算又舒了一口氣。

　　兩位打字員都已打好了字，我們一起檢查一遍，他們在5點(diǎn)25分鐘離開(kāi)辦公室。對于她們的全力幫忙面致謝意，并記下來(lái)明天早晨第一件事是向她們的主管致謝。

　　5：30 辦公室只剩下我與杜娜小姐兩人，杜娜小姐繼續整理會(huì )議記錄的謄清稿。當她完成后，告訴她處理郵件的程序，并且解釋我整天保存麥克經(jīng)理的封袋的原因。會(huì )議筆錄原稿將送給惠特經(jīng)理。

　　當杜娜小姐清理她的寫(xiě)字臺，并在她的日歷上記下明天待辦事項之際，我急速趕辦麥克經(jīng)理交代之事，將其納入一牛皮紙信封，量過(guò)重量之后，貼上足夠的郵票，即將投郵。

　　6；15 接惠特經(jīng)理電話(huà)，說(shuō)信差已將包裹送到。杜娜小姐問(wèn)我還需要幫忙的事，我告訴她通常我喜歡每天做好歸檔工作，看樣子今天只好破例了。我從不讓該做的事積壓到第二天，因而我把它記在行事歷上作為明天緊急待辦事項。囑杜娜小姐共同再檢查一遍。盡管時(shí)間已晚，我仍然把許多“應辦事項”記在行事歷上。以便打電話(huà)給文書(shū)中心有關(guān)惠特經(jīng)理交辦之事。

　　蘇珊終于可以回家了。

　　假如你是在這樣的一天，面對這么多事情，你能像蘇珊一樣有效率嗎？