Excel 小技巧 | Excel常用函數公式的一些使用技巧

今天跟大家整理歸納了常用Excel函數公式的一些使用技巧

相信很多人在進(jìn)行數據的統計與核對時(shí)

這篇文章，或許能一定程度上提高你的工作效率

讓我們就直接開(kāi)始吧！

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條件統計家族

IF函數條件判斷

IF函數是最常用的判斷類(lèi)函數之一，能完成非此即彼的判斷。

如下圖，考核得分的標準為9分，要判斷B列的考核成績(jì)是否合格。

=IF(B4=9,”合格”,”不合格”)

IF，相當于普通話(huà)的“如果”，常規用法是：

IF(判斷的條件,符合條件時(shí)的結果,不符合條件時(shí)的結果)

多條件判斷

如下圖所示，如果部門(mén)為生產(chǎn)、崗位為主操 有高溫補助。在D列使用公式：

=IF(AND(B2=”生產(chǎn)”,C2=”主操”),”有”,”無(wú)”)

AND函數對兩個(gè)條件判斷，如果同時(shí)符合，IF函數返回“有”，否則為無(wú)。

條件求和

如下圖所示，使用SUMIF函數計算一班的總成績(jì)：

=SUMIF(D2:D5,F2,C2:C5)

SUMIF用法是：

=SUMIF(條件區域,指定的求和條件,求和的區域)

用通俗的話(huà)描述就是：

如果D2:D5區域的班級等于F2單元格的“一班”，就對C2:C5單元格對應的區域求和。

條件計數函數的使用

條件計數函數：COUNTIFS，它是一個(gè)多條件計數函數

它的語(yǔ)法是：=COUNTIFS(第一個(gè)判斷區域, 第一個(gè)條件, 第二個(gè)判斷區域, 第二個(gè)條件，......）

這個(gè)函數的判斷區域與條件都是成對出現的

最多可以設置*27對條件。

下面就是統計的【原料車(chē)間且等級為3】的人員數

多條件計數

要求：統計統計部門(mén)為生產(chǎn),并且崗位為主操的人數

公式為：

=COUNTIFS(B2:B9,F2,C2:C9,G2)

COUNTIFS函數統計條件區域中，符合多個(gè)指定條件的單元格個(gè)數。常規用法為：

=COUNTIFS(條件區域*,指定條件*,條件區域2,指定條件2……)

條件查找

VLOOKUP函數一直是大眾情人般的存在，函數的語(yǔ)法為：

VLOOKUP(要找誰(shuí),在哪兒找,返回第幾列的內容,精確找還是近似找)

如下圖，要查詢(xún)F5單元格中的員工姓名是什么職務(wù)。

=VLOOKUP($F$5,$B$*:$D$*0,2,0)

使用該函數時(shí)，需要注意以下幾點(diǎn)：

*、第4參數一般用0（或FASLE）以精確匹配方式進(jìn)行查找。

2、第3參數中的列號，不能理解為工作表中實(shí)際的列號，而是指定返回值在查找范圍中的第幾列。

3、如果查找值與數據區域關(guān)鍵字的數據類(lèi)型不一致，會(huì )返回錯誤值#N/A。

4、查找值必須位于查詢(xún)區域中的第一列。

多條件查找

如下圖所示，要求查詢(xún)部門(mén)為生產(chǎn),并且崗位為部長(cháng)的姓名。

公式為：

=LOOKUP(*,0/((B2:B9=F2)*(C2:C9=G2)),A2:A9)

LOOKUP函數多條件查詢(xún)寫(xiě)法為：

=LOOKUP(*,0/((條件區域*=條件*)*(條件區域2=條件2)),查詢(xún)區域)

條件求和函數

函數SUMIFS：它是一個(gè)多條件求和函數。

它的語(yǔ)法：=SUMIFS(求和區域, 第一個(gè)判斷區域, 第一個(gè)條件, 第二個(gè)判斷區域, 第二個(gè)條件，.....)

這個(gè)函數與AVERAGEIFS函數非常形似，只不過(guò)就是將第一參數改為了，求和的區域，其他的都是一模一樣的

下面就是計算的【原料車(chē)間且等級等于3級】的薪資之和

條件求均值函數

AVERAGEIFS函數：它是一個(gè)均值函數，作用是根據多個(gè)條件求平均值，

語(yǔ)法：=AVERAGEIFS (求平均值的區域, 第一個(gè)判斷區域, 第一個(gè)條件, 第二個(gè)判斷區域, 第二個(gè)條件，....)

這個(gè)函數除了第一參數之外，判斷區域與條件也都是成對出現的，它與COUNTIFS的區域就是將第一參數設置為求平均值的區域而已，最多也是設置*27對條件

下圖計算的是【原料車(chē)間且等級為3】的平均薪資

條件最大值函數

函數MAXIFS：它的作用是根據條件求最大值

它的語(yǔ)法：=MAXIFS(求最大值區域, 第一個(gè)判斷區域, 第一個(gè)條件, 第二個(gè)判斷區域, 第二個(gè)條件，....)

下面計算的是【原料車(chē)間且等級為3】的最大薪資

條件最小值函數

函數MINIFS：它的作用是根據條件求最小值。

它的語(yǔ)法：=MINIFS(求最小值區域, 第一個(gè)判斷區域, 第一個(gè)條件, 第二個(gè)判斷區域, 第二個(gè)條件，....)

用法與前面的幾個(gè)函數完全一致，就不再多做介紹了，在這里我們關(guān)鍵是需要牢記函數名，只要每個(gè)函數的作用即可

下面就是計算的【原料車(chē)間且等級等于3級】的最小薪資

在這里我們沒(méi)有介紹單條件統計數函數如：COUNTIF、SUMIF等

因為多條件統計函數完全可以代替單條件統計函數

且更加實(shí)用，所以我們只要牢記多條件統計函數即可

計算文本算式

如下圖，要計算單元格中的文本算式，先單擊第一個(gè)要輸入公式的單元格，定義名稱(chēng) ：

計算 = EVALUATE(C2)

然后在單元格中輸入公式：

=計算

合并多個(gè)單元格內容

連接合并多個(gè)單元格中的內容，可以使用符號完成。如下圖，要合并A列的姓名和B列的電話(huà)號碼，可以使用公式：

=A2B$*B2

合并帶格式的單元格內容

合并帶有格式的內容時(shí)，Excel默認按常規格式進(jìn)行合并，但是如果是日期、時(shí)間或是其他有格式的數值，結果就會(huì )讓人大失所望了：

如何才能正確連接出需要的字符串呢？其實(shí)很簡(jiǎn)單，C2公式為：

=A2TEXT(B2,” y年m月d日”)

首先使用TEXT函數，把B列的日期變成具有特定樣式的字符串，然后再與A列的姓名連接，就變成了最終需要的樣式。

比較大小寫(xiě)的單詞是否相同

如果在A(yíng)*和A2單元格中分別輸入大小寫(xiě)的單詞，使用以下公式判斷時(shí)，Excel會(huì )默認二者是相同的：

=A2=B2

如需區別大小寫(xiě)，可以使用公式：

=EXACT(A2,B2)

EXACT函數 區分大小寫(xiě)，但忽略格式上的差異。

提取混合內容中的姓名

如下圖，要從A列姓名電話(huà)中提取出姓名，除了使用高版本的自動(dòng)填充功能，還可以使用公式完成：

=LEFT(A2,LENB(A2)-LEN(A2))

LENB函數將每個(gè)漢字（雙字節字符）的字符數按2計數，LEN函數則對所有的字符都按*計數。因此“LENB(A2)-LEN(A2)”返回的結果就是文本字符串中的漢字個(gè)數。

LEFT函數從文本字符串的第一個(gè)字符開(kāi)始，返回指定個(gè)數的字符，最終提取出員工姓名。

根據身份證號碼提取出生年月

計算公式為：

=**TEXT(MID(B2,7,8),”0-00-00″)

首先使用MID函數從B2單元格的第7位開(kāi)始，提取出表示出生年月的8個(gè)字符，結果為：

“*97802*5”

再使用TEXT函數將字符串轉換為日期樣式：

“*978-02-*5”

然后通過(guò)**計算，將其轉換為真正的日期。最后設置為日期格式即可。

替換部分電話(huà)號碼

如下圖所示，要將手機號碼的中間四位換成星號，公式為：

=SUBSTITUTE(B2,MID(B2,4,4),”****”,*)

SUBSTITUTE函數的用法是：

SUBSTITUTE(要替換的文本,舊文本,新文本,[替換第幾個(gè)])

先使用MID函數取得B列號碼中的中間4位，再用“*****”替換掉這部分內容。

最后一個(gè)參數使用*，表示只替換第一次出現的內容。比如第九行的電話(huà)號碼是*380*0*0*0*，最后四位和中間四位相同，如果不指定*，就會(huì )全部替換掉了。

屏蔽函數公式返回的錯誤值

在使用函數公式過(guò)程中，經(jīng)常會(huì )返回一些諸如#N/A、#NAME?之類(lèi)的錯誤值，要屏蔽這些錯誤值其實(shí)很簡(jiǎn)單，只需在原公式外側加上一個(gè)IFERROR函數就好。

IFERROR函數的用法為：

=IFERROR(原公式,出現錯誤時(shí)要返回的內容)

如果公式正確，就返回原有計算結果，如果公式返回的是錯誤值，就返回用戶(hù)指定的顯示內容。

四舍五入函數

ROUND函數這個(gè)想必大家經(jīng)常用到吧，就是對數值按指定的位數四舍五入。比如：

=ROUND(8/9,3)

就是將8/9的計算結果四舍五入到三位小數，結果為0.889。

取整的間隔小時(shí)數

計算兩個(gè)時(shí)間的間隔小時(shí)數，不足一小時(shí)部分舍去，計算加班時(shí)經(jīng)常會(huì )用到，說(shuō)多了都是淚……

=TEXT(B2-B*,”[h]”)

提取日期時(shí)間中的日期值

要從日期時(shí)間數據中提取出日期，可以使用以下公式：

=INT(A2)

要繼續提取時(shí)間，只需要做個(gè)減法，就歐了：

生成隨機數

RANDBETWEEN能夠在指定范圍內生成一組隨機數據，對于廣大質(zhì)檢、監理、統計人員來(lái)說(shuō)，這的確是一個(gè)偉大的函數。

函數的用法是：

=RANDBETWEEN(數字下限,數字上限)

比如以下公式，就是生成*0到*00之間的隨機數：

=RANDBETWEEN(*0,*00)

02

如何進(jìn)行區間統計

區間統計，就是對一個(gè)指定的數據區域進(jìn)行數據統計

對于這樣的問(wèn)題，其實(shí)非常的簡(jiǎn)單，我們拆分下就懂了

我們想要在下圖中統計下【20-30】歲之間的員工這個(gè)

這個(gè)【20-30】它就是一個(gè)區間

我們完全可以將這個(gè)區間拆分為兩個(gè)條件

然后根據這兩個(gè)條件進(jìn)行多條件計數即可

條件一：年齡大于等于20歲

條件二：年齡小于等于30歲

上面這兩個(gè)條件構成的區域，就是我們需要統計的數據區域，公式如下圖所示

如何進(jìn)行區間求和

區間求和的原理與區間計數相似，我也是將*個(gè)區間拆分為2個(gè)條件計數，在這里我們想要計算下【原料車(chē)間】，【20-30】歲之前的薪資的總和，這個(gè)時(shí)候就需要SUMIFS來(lái)設置三組條件，具體的公式如下圖所示

03

如何進(jìn)行關(guān)鍵字統計

關(guān)鍵字統計就是字面意思，統計的條件是一個(gè)關(guān)鍵字

只要區域包含關(guān)鍵字，就會(huì )被統計

在Excel中實(shí)現這樣的操作，一般是借助通配符*號來(lái)實(shí)現的

就是為關(guān)鍵字的前后各數一個(gè)*號就好了

比如現在我們想要統計下3級員工車(chē)間總的薪資

就可以將條件設置為【*車(chē)間*】，然后再用SUMIFS進(jìn)行條件去求和就好了

這個(gè)方法適用于上面提到的所有函數

它都是可以使用的

好了，今天就簡(jiǎn)單分享到這里