??一家公司的高級主管曾對員工說(shuō)：“各位，你們不要變成竊奪退休金的人員工手冊。”這句 話(huà)是希望員工把多年累積的經(jīng)驗，把自己在業(yè)務(wù)中積累的技術(shù)和方法做成記錄留給后來(lái) 員工，這樣才是對公司有所貢獻。由此可見(jiàn)，把經(jīng)歷過(guò)的非定型、例外業(yè)務(wù)經(jīng)驗傳授給 后來(lái)員工，必將大大提高公司的辦事效率。
??在行政工作中，手冊化已是定型業(yè)務(wù)經(jīng)常利用的手段員工手冊。但實(shí)際上，手冊的意義對非 定型業(yè)務(wù)更為重要。因為定型業(yè)務(wù)可以請教前輩，而非定型業(yè)務(wù)沒(méi)有前輩在場(chǎng)的話(huà)就無(wú) 從查問(wèn)，于是就必須靠自己的判斷和能力來(lái)摸索。因此，提高辦公室管理績(jì)效的手段之一就是讓更多的事務(wù)手冊化。
??目的是要讓員工 對工作的手續、方法有明確的了解，使得任何人都能將工作完成，并將工作方法一直傳 授下去員工手冊。手冊化的目的，還考慮到即使辦事人員調換也能依照規定的手續和辦法來(lái)完成 工作，這等于是一種傳授技術(shù)的工具。此外，手冊也是進(jìn)行工作改善所必需的工具。
?? 辦公手冊能把容易忽略的工作內容和方法寫(xiě)出來(lái)，這樣就使以后改進(jìn)事務(wù)效率的工作有 了依據和基礎員工手冊。手冊是現狀的記錄，可以依照它來(lái)把握現狀。非定型業(yè)務(wù)和例外業(yè)務(wù)， 讓人覺(jué)得沒(méi)有必要或沒(méi)有可能歸集成冊，因為其中完全沒(méi)有共同的地方。而實(shí)際上大部 分業(yè)務(wù)的手續和重點(diǎn)都有共同性，所以對于這一類(lèi)業(yè)務(wù)要把其手續和重點(diǎn)記錄下來(lái)作為 傳授的依據，這才是最重要的一點(diǎn)。