公函式商函的信文格式包括信頭、標題、函號、稱(chēng)謂、正文、信尾、附件標注、附言等項請柬商函。
1.信頭(函頭)信頭原屬英文商函的一種格式,由于商務(wù)活動(dòng)的國際交往日益增多,近年來(lái)國內商函采用這種國際通用的信頭格式者日漸增多請柬商函。信頭出現于信文首頁(yè)的上部,在左上方寫(xiě)收件人地址、單位、職稱(chēng)、職銜、姓名等;右上方寫(xiě)發(fā)信人地址、法定名稱(chēng)、姓名、電話(huà)、傳真、電報掛號、E-mail、郵政編碼、寄信日期等。
如:香港九龍觀(guān)塘協(xié)和街7*號 中國·北京市啟德樓二樓B座Y西城區車(chē)公莊大街*號泵業(yè)國際集團 中國雙巴進(jìn)出口總公司董事長(cháng)云曉瓔先生 總經(jīng)理×××電話(huà):傳真:電報掛號:電子郵址:郵編:1999年10月1日
有些商業(yè)企業(yè)的信箋印有信頭,發(fā)信時(shí)在專(zhuān)用發(fā)函紙上按表格填寫(xiě)即可請柬商函。需注意:就目前而言,信頭并非中文商函的必備格式,國內商函往來(lái)多無(wú)信頭。
2.標題(事由)標題位置在信頭下方,居中書(shū)寫(xiě);不使用信頭則直接標寫(xiě)在首頁(yè)上方中間請柬商函。標題用來(lái)標明事由,使收信人通過(guò)標題一目了然就能知道信文的主要內容。商函標題常見(jiàn)有兩種形式:一是由事由加文種名稱(chēng)“函”構成,類(lèi)似于兩項式的公函標題,如“關(guān)于申請商標注冊咨詢(xún)函”。二是先寫(xiě)“事由”二字,加冒號提示,然后直接標寫(xiě)該信件的內容,如“事由:K-**超聲波儀索賠”。
*.函號(編號)函號即發(fā)函字號或發(fā)函編號請柬商函。中文商函的編號常見(jiàn)有兩種形式:一是仿效行政公文發(fā)文字號的格式,形成“×函[20××]”或“(20××)×函第×號”的形式。如“瓊紡財函[2000]99號”或“(2000)瓊紡財函第99號”,這里的“瓊紡財函”是代指“海南省紡織公司財務(wù)處商函”,“99號”是該公司年度發(fā)函的順序號。但需注意,商函的發(fā)函字號不象行政公文發(fā)文字號那樣有嚴格的要求。二是采用直接編號,如“第2*號”。設置函號是為了便于收發(fā)函雙方對商函的處理、歸檔、備查,是否需要編制函號或采用何種形式編排函號并無(wú)具體規定。函號的標注位置也沒(méi)有固定、統一的要求,通常出現在標題右下方或信頭的左上方。