如何做好大型會(huì )議會(huì )務(wù)工作

??具體應做好以下幾方面的工作：　　1、協(xié)助領(lǐng)導做好會(huì )議議題的確定會(huì )議會(huì )務(wù)應用。議題或由領(lǐng)導提出，或由秘書(shū)人員收集，但必須把握一個(gè)原則，就是一定要弄清領(lǐng)導開(kāi)會(huì )的真正意圖，即要解決什么問(wèn)題，達到什么目的。秘書(shū)人員對收集到的議題要仔細篩選，及時(shí)送交領(lǐng)導審核，必要時(shí)還要準備一些預備議題，以便領(lǐng)導選擇。

??秘書(shū)人員要注意盡可能避免把不成熟的議題帶到會(huì )議上來(lái)會(huì )議會(huì )務(wù)應用。　　2、做好會(huì )議經(jīng)費預算。這包括場(chǎng)地費、租金費、會(huì )議用品費、講師培訓費、設備使用費、資料費、住宿費、餐費及交通費等。做會(huì )議經(jīng)費預算既要本著(zhù)勤儉辦會(huì )、節約辦會(huì )的原則，盡量降低會(huì )議的成本，又要有一定的彈性，注意留有余地。

??　　*、做好會(huì )議議程、日程的制訂會(huì )議會(huì )務(wù)應用。會(huì )議議程是對會(huì )議主要內容所做的順序排列。會(huì )議日程是會(huì )議議程在時(shí)間上的具體安排，一般采用表格式將各項議程分別固定在會(huì )議期間每天的上午、下午及晚上三個(gè)單元，讓與會(huì )者一目了然。下面是一個(gè)會(huì )議的日程安排表：2月1*日預備會(huì )議2月19日正式會(huì )議2月20日會(huì )議結束該日程安排表違反了會(huì )議日程的制定方針，即把與參會(huì )者有關(guān)的需配合的事項以會(huì )務(wù)手冊的形式準確無(wú)誤地事先告之參會(huì )者，因而它的制訂不能算是成功。

??在會(huì )議議程、日程的安排上，一定要做到明確、具體、準確、無(wú)誤會(huì )議會(huì )務(wù)應用。可對上面這個(gè)會(huì )議日程加以完善，就會(huì )形成下面的日程：2月1*日下午1*∶00與會(huì )人員報到賓館大廳晚1*∶00報到人員統一用餐聽(tīng)濤苑2月19日早*∶*0正式會(huì )議賓館二樓會(huì )議室午12∶*0全體人員自助午餐聽(tīng)濤苑晚1*∶*0全體參會(huì )人員集體活動(dòng)三樓多功能廳2月20日早*∶*0會(huì )議總結賓館二樓會(huì )議室上午10∶*0集體合影賓館大廳修改之后的議程更加清楚明確，也更便于與會(huì )人員做好參會(huì )準備。

??　　*、做好與會(huì )人員范圍的確定會(huì )議會(huì )務(wù)應用。要按會(huì )議的規格檔次及議題內容確定參會(huì )人員，不要動(dòng)輒請上一堆“名人”，根本不考慮會(huì )議的議題與這些人有無(wú)關(guān)系。這樣做除了給會(huì )議主辦方與會(huì )議組織者、服務(wù)人員增加會(huì )務(wù)負擔外，什么作用也起不到。　　*、做好會(huì )議通知的發(fā)送。

??按照確定的參會(huì )人□王文元淺談怎樣做好會(huì )務(wù)工作應參加者不漏，不應參加者不發(fā)通知會(huì )議會(huì )務(wù)應用。發(fā)送會(huì )議通知時(shí)，一定要細致、落實(shí)到位。可以把參加人、會(huì )議時(shí)間、會(huì )議地點(diǎn)及注意事項預先打在一張通知單上，提前按參會(huì )人員范圍通知至相關(guān)單位與個(gè)人，如遇特殊情況不能通知至本人，秘書(shū)人員一定要明確具體轉達人員，必要時(shí)要再次通知，以確保每位參會(huì )人員都能按時(shí)與會(huì )。

??　　*、做好會(huì )議材料的準備會(huì )議會(huì )務(wù)應用。一般要準備好兩方面材料：一是做好參會(huì )領(lǐng)導講話(huà)稿、總結材料、會(huì )議報告等主旨文件材料的起草工作，二是做好會(huì )議文件材料的復制及分裝工作。秘書(shū)人員需要注意的是，在擬寫(xiě)領(lǐng)導講話(huà)、報告等材料時(shí)一定要打提前量，給領(lǐng)導留出足夠的修改、熟悉及審稿時(shí)間，以免領(lǐng)導倉促上陣，言詞漏洞百出。

??在復印分裝會(huì )議材料時(shí)，工作人員要做好分工，避免分工不清，導致材料袋中的材料有的多好幾份，有的少一兩份會(huì )議會(huì )務(wù)應用。　　7、做好會(huì )場(chǎng)管理。這主要包括會(huì )場(chǎng)的布置及會(huì )議用品的準備、會(huì )議設備的調試等工作。會(huì )場(chǎng)的布置，包括主席臺的布置，與會(huì )人員座次席的安排以及為烘托渲染氣氛所做的會(huì )場(chǎng)裝飾，具體依會(huì )議性質(zhì)及會(huì )議要求而定。

??會(huì )場(chǎng)布置以簡(jiǎn)單、大方、熱烈、烘托主題、節儉為宗旨會(huì )議會(huì )務(wù)應用。會(huì )場(chǎng)用品的準備一般包括會(huì )議必備用品（文具用品、桌椅、臺布、茶具，擴音、照明、照相、錄像通訊設備等）的準備及會(huì )議特殊用品的準備。專(zhuān)業(yè)性會(huì )議還需準備特定的會(huì )場(chǎng)用品，如選舉會(huì )議所需的投票箱、選票，表彰會(huì )所需的獎品及領(lǐng)獎時(shí)播放的樂(lè )曲，展示性會(huì )議所需的幻燈機、投影儀，談判性會(huì )議需準備的簽字筆等。

??這些必備用品及會(huì )議的特殊用品須提前送到會(huì )場(chǎng)，指定專(zhuān)人負責保管會(huì )議會(huì )務(wù)應用。