手袋廠(chǎng)跟單文員的工作流程是什么？
第1步：當業(yè)務(wù)員和客戶(hù)在網(wǎng)上進(jìn)行溝通，確定初步意向后。客戶(hù)通過(guò)快遞把樣品和加工的細節數據傳過(guò)來(lái)。此時(shí)，將樣品和相關(guān)的加工制作的要求通過(guò)打樣申請單反映出來(lái)。之后，經(jīng)過(guò)業(yè)務(wù)部經(jīng)理簽字，將樣品和打樣單(打樣單要復印一份，正本留自己保存)。給打樣室，打樣。 第2步：樣品出來(lái)后通過(guò)快遞寄給客戶(hù)，注意即使向快遞詢(xún)問(wèn)UPS號。 第3步：客戶(hù)確認樣品并將樣品寄回，同時(shí)下單。 第4步：根據回傳樣品，制做簡(jiǎn)單的定貨單給技術(shù)部。定貨單要業(yè)務(wù)員和部門(mén)經(jīng)理簽字。將單和樣品留技術(shù)部。要求其制作工藝流程。 第5步：之后將合同傳給財務(wù)部簽字和老總簽字。并連同工藝流程樣品3樣物品，下正式的訂貨單。訂貨單要根據合同來(lái)做，把品質(zhì)要求，包裝要求，和備注事項，交貨日期。寫(xiě)清楚。之后把訂貨單復印5份，分別傳生產(chǎn)-品管-財務(wù)-物控-出貨。并在正本上簽字。正本訂貨單留給自己。把工藝流程書(shū)復印5份，傳財務(wù)-技術(shù)部-物控-生產(chǎn)-品管。正本留技術(shù)部，副本自己留著(zhù)。 第6步：將合同復印2份，正本自己歸檔。副本分別傳老總辦公室和財務(wù)負責人。 第7步：即使反映工廠(chǎng)在生產(chǎn)過(guò)程中的問(wèn)題，并和業(yè)務(wù)員溝通。在業(yè)務(wù)員和客戶(hù)溝通達成協(xié)議后，將結果通過(guò)工作聯(lián)系單將變更要求傳達到生產(chǎn)車(chē)間。工作聯(lián)系單正本留己，副本傳達。 第8步：快出貨時(shí)，聯(lián)系貨代。做報關(guān)單據。并提前寄交貨代。若生產(chǎn)有問(wèn)題，導致不能即使出貨要提前通知貨代，以便其另做船期安排。 第9步：若即使完貨。則提前兩天將貨代傳來(lái)的進(jìn)倉單或相關(guān)單據交給出貨部門(mén)。并將出貨通知單復印3份，傳生產(chǎn)-品管-出貨部。正本留己。 第10步：即使做好議付單據連同貨代送來(lái)的提單進(jìn)行議付。如前T/T下，則先傳副本給對方，要其付款。L/C項下，則交由財務(wù)部到銀行進(jìn)行相關(guān)事項。 第11步：到核銷(xiāo)單等相關(guān)單據回來(lái)后，將單據交由財務(wù)部進(jìn)行結匯，辦理核銷(xiāo)退稅手續。 以上所有自己保存的單據按合同和客戶(hù)編號先后順序進(jìn)行分檔管理。 以服裝跟單為例,跟單過(guò)程如下: 一般程序如下：接受客戶(hù)指示單，分析產(chǎn)品來(lái)料，采購來(lái)料，制作樣品（主要下工廠(chǎng)了解樣品的落實(shí)情況，生產(chǎn)工藝適合客戶(hù)的產(chǎn)品要求，緊抓生產(chǎn)進(jìn)度滿(mǎn)足交貨日期），發(fā)樣品給客戶(hù)認可，大貨投產(chǎn)。制作過(guò)程煩瑣易出錯，加工工廠(chǎng)會(huì )給你麻煩的，客戶(hù)也會(huì )的，要做好心理準備。 一、 工藝單 1.先對工藝單進(jìn)行文字處理，翻譯成中文。 2.參照和對照往年的工藝單進(jìn)行核對（主要指老客戶(hù)），研究是否有新的變化或者是有不對的地方，著(zhù)重看一下有無(wú)特殊要求，工藝單指示不明的地方要及時(shí)和客戶(hù)溝通，如客戶(hù)有不明白的地方可按照訂單常規操作要求處理。 3.對著(zhù)工藝單進(jìn)行逐項檢查：（1）首先是主料，如面料的品種、紗支、結構、克重、顏色（特別注意特殊色，如麻灰）；（2）輔料，包括拉鏈（是否特指，如YKK）、繩、扣、風(fēng)眼、花邊、松緊帶、梭織布（應注意是否需要染色）、橫機羅紋、主標、水洗標、吊牌、裝飾牌等。 4.對照工藝單認真研究印、繡花及其它處理方式，如面料絲光、水洗、扎染等（有關(guān)HTP訂單中對印、繡花方面沒(méi)有詳細的資料，甚至在最初打樣時(shí)連印花顏色、印花尺寸也沒(méi)有明確指示，客戶(hù)只有一個(gè)要求：效果好就行。雖然客戶(hù)把這個(gè)權利給了工廠(chǎng)，但也給工廠(chǎng)帶來(lái)一定難度，要揣測客戶(hù)的心態(tài)，自己要主動(dòng)去創(chuàng )新設計一些東西。在這點(diǎn)上，應盡快適應客戶(hù)的這種要求）。 二、 核價(jià) 認真研究完工藝單后，安排進(jìn)行核價(jià)，即填寫(xiě)核價(jià)單，在填寫(xiě)核價(jià)單時(shí)一定要清晰、認真，經(jīng)過(guò)誰(shuí)手該把關(guān)的沒(méi)把好關(guān)的要負首要責任；建議跟單員最好整理一份工廠(chǎng)面料、紗支、克重、幅寬一覽表，以便以后核價(jià)遇到相同的面料時(shí)，可按固定的工藝去填制核價(jià)單，印、繡花價(jià)格最好也有價(jià)格一覽表。 1.核實(shí)工藝單上客戶(hù)要求的紗支、克重、幅寬或有關(guān)面料生產(chǎn)的生產(chǎn)難易度，主要是與染整廠(chǎng)溝通，落實(shí)確定后，明確面料有關(guān)資料，以便工藝人員核算用料時(shí)與染整廠(chǎng)核對面料幅寬、克重資料，注意面料的紗支與克重的對比，方便用料的核算。 2.工藝室人員進(jìn)行有關(guān)工藝用量的計算，此時(shí)要對輔料情況（特別是百家好事客戶(hù)對輔料一般都是指定廠(chǎng)家，要對輔料的價(jià)格進(jìn)一步落實(shí)好，以免大貨投產(chǎn)后出現價(jià)格上的差異）進(jìn)行詳細解說(shuō)，問(wèn)明客戶(hù)哪些輔料屬于客供及印花的種類(lèi)及繡花線(xiàn)的種類(lèi)，避免遺漏，客戶(hù)有特殊要求的，更是需要特別說(shuō)明。 3.生產(chǎn)車(chē)間對照工藝單，進(jìn)行生產(chǎn)量及加工費的計算，由于車(chē)間是參照工藝單進(jìn)行計算，好多內容僅是“紙上談兵”，因此有條件的盡可能提供樣衣，對于工藝單上或是客戶(hù)特別指示的，要一并詳細告知(最好是書(shū)面)生產(chǎn)部門(mén)，以便盡可能核算準確。 4.匯總資料，核算價(jià)格。由于核價(jià)員習慣于按照自己知道的資料進(jìn)行核價(jià)，因此在客戶(hù)有特殊要求的時(shí)候，一定要有明確指示并做相關(guān)提醒，如面料有特殊要求（有無(wú)水洗等），輔料比較奇特，印、繡花價(jià)格等。所有這一切,都必須詳細準確的寫(xiě)到核價(jià)資料或者是工藝單里，以便以后備查。 5.報價(jià)時(shí)如對某些輔料及印、繡花價(jià)格不明確的，報價(jià)時(shí)要注明所列輔料及印、繡花的價(jià)格，如百家好事訂單經(jīng)常會(huì )指定輔料廠(chǎng)，而唯嘉、歐美訂單牽扯到面料檢測及成衣檢測（客戶(hù)指定輔料，跟單員一定要注意，如果跟單員沒(méi)明確標注，跟單員要負主要責任；所有擔當學(xué)會(huì )看核價(jià)單上的資料，一定要看清楚，把經(jīng)手的資料要做到心中有數；有特殊要求的，一定要告訴核價(jià)員）。 我做單證做到心力交瘁 三、備樣 一般來(lái)說(shuō)，報完價(jià)后，如客戶(hù)覺(jué)得價(jià)格接近或者是可以接受，會(huì )要求安排備樣（原則上先談價(jià)格，后打樣；對新客戶(hù)原則上不備樣，備樣要收樣品費）。備樣時(shí)主要注意（備樣時(shí)關(guān)鍵在于保證交期及質(zhì)量，因此我們經(jīng)手的資料務(wù)必要準確，與客戶(hù)要求一致，才能保證樣品及時(shí)得到確認，避免重復返工）： ?。ㄒ唬悠贰 ?.款式樣：一般來(lái)說(shuō)款試樣主要是看做工的，可以用代替面料，但當有配色時(shí)，一定要搭配合適才行，尺寸做工完全按照客供指示及要求。 2.確認樣：作為確認樣，客戶(hù)看重的是,顏色要對，輔料要齊，印繡花也要按照要求的去做，特別是代表大貨面料一定要好。因為一般來(lái)說(shuō)，確認樣是給設計師看的，所以一定是好的和準確的，符合設計師口味的，此項工作非常重要.如果做得不好，可以說(shuō)前功盡棄，一切都是白費。 3.產(chǎn)前樣：一般來(lái)說(shuō)是在大貨面料出來(lái)以后，為了保證大貨的準確性，,在裁剪前，做給客戶(hù)看得樣品，代表大貨水平，也是客戶(hù)對大伙的檢驗。為了生產(chǎn)的方便，要求產(chǎn)前樣必須符合客戶(hù)對大貨的一切要求，避免出現生產(chǎn)損失,安排起來(lái)一定要快。對于HTP訂單，大貨下來(lái)后，再安排做大貨產(chǎn)前樣，待產(chǎn)前樣確認后，進(jìn)行大貨生產(chǎn)。HTP訂單不要求打印、繡花樣。 4.廣告樣：廣告樣一般來(lái)說(shuō)是在訂單確定后，大貨出貨前，客戶(hù)用來(lái)擴大宣傳，增加銷(xiāo)售量的樣品，齊色齊碼，外觀(guān)效果要好，一定要起到門(mén)面作用（廣告樣必須提前安排，不能臨近再下備樣）。 5.齊色樣：此項要求的客戶(hù)比較少,可以靈活掌握。對于HTP的訂單，客戶(hù)要求在工藝單下達后，安排做銷(xiāo)售樣，而且對于不好找的輔料可用類(lèi)似或接近的代替，樣衣發(fā)走后，安排核價(jià)、報價(jià)，然后等客戶(hù)確認意見(jiàn)。 6.水洗樣：要保證成衣水洗尺寸，必須做好前提工作面料縮水率。 7.船樣：大多數客戶(hù)船樣要并到大貨里，如該并入大貨收費的船樣未并入大貨，跟單員應負主要責任。 ?。ǘ┥珮印 ?.色樣，制作要好看、及時(shí)，保存要完整，一式三份：自己必須留存一份，以免以后的生產(chǎn)過(guò)程中，對大貨的顏色進(jìn)行核對，問(wèn)明客戶(hù)是在自然光還是在燈光下對色，以便及時(shí)確認。 2.紗樣。 3.布樣，如麻灰：如客戶(hù)指定麻灰色號時(shí)，可與客戶(hù)溝通直接進(jìn)行大貨生產(chǎn)，如有客戶(hù)布樣，可找一些顏色比較相近的布樣待客戶(hù)確認。色樣在涉及到麻灰或煙灰色時(shí)，最好是讓客戶(hù)指定華孚或金蘭紗卡上的色號，便于采供部門(mén)購紗。 ?。ㄈ┯?、繡花樣 首先是要求盡可能用正確顏色的布、線(xiàn)打樣，特別是繡花，繡花線(xiàn)一定要用正確顏色，如確有難度，可以與客戶(hù)溝通，變通安排。印、繡花資料必須保證準確，如顏色搭配、花型等，要及時(shí)同客戶(hù)溝通不明確的地方，爭取縮短確認周期(印、繡花打確認樣時(shí)間：原則上從業(yè)務(wù)員將印、繡花資料轉交外協(xié)員后三日內應將確認樣轉業(yè)務(wù)員，外協(xié)員要注意打確認樣布料的顏色一定要正確，確認樣原則上要檢驗合格后才能出廠(chǎng)，對確認樣跟單員也要進(jìn)行檢查，由跟單員將確認樣寄給客戶(hù)確認，客戶(hù)確認后的確認樣要及時(shí)轉生產(chǎn)廠(chǎng)，并做好交接記錄)。外協(xié)員要對以前及以后外加工的印、繡花價(jià)格等資料進(jìn)行匯總，便于以后出現同類(lèi)加工業(yè)務(wù)時(shí)方便查詢(xún)。 ?。ㄋ模┹o料 由于我們的輔料開(kāi)發(fā)有一定局限性，因此安排輔料時(shí)一定要盡可能廣。如同行、客戶(hù)及其它部門(mén)，在此特別指出的是網(wǎng)絡(luò )查詢(xún)，重點(diǎn)是快！！光客戶(hù)要求的輔料確有一定難度時(shí)，及時(shí)與客戶(hù)協(xié)商處理意見(jiàn)。輔料管理員要對以前及以后采購的輔料價(jià)格等資料進(jìn)行匯總，便于以后出現同類(lèi)輔料時(shí)方便查詢(xún)。對于HTP的訂單，輔料多而且雜，要特別注意染色問(wèn)題，如梭織布，人字帶等；還有一些輔料雖然好找，但達不到輔料廠(chǎng)的起訂量，工廠(chǎng)不愿意做，本著(zhù)客戶(hù)一般確認銷(xiāo)售樣上的輔料的作風(fēng)，因此，應在打樣時(shí)，就考慮找一些好做、好找的輔料，減少大貨生產(chǎn)不必要的麻煩。輔料總體要求為價(jià)格低及質(zhì)量好，因此廣泛匯總各輔料廠(chǎng)資料是非常必需的，以后再遇到此類(lèi)輔料時(shí)能有據可查。輔料打確認樣時(shí)間：原則上從業(yè)務(wù)員將打輔料確認樣的資料轉交輔料管理員后三日內應將確認樣寄給客戶(hù)確認。 作贏(yíng)外貿單證必會(huì )的18步流程 四、合同的執行 在征得客戶(hù)同意或簽定合同并確認客戶(hù)已執行合同后（如開(kāi)L/C、電匯、預付款等），以L(fǎng)/C結算的，要盡快催信用證，以預付款結算的，款要及時(shí)催，以電匯結算的，風(fēng)險較大，通常適用于老客戶(hù)。下達生產(chǎn)通知單，生產(chǎn)通知必須盡可能資料齊全、完備、正確，并在指令下達后落實(shí)相關(guān)部門(mén)在合理的時(shí)間內接收到了正確的指令，并已開(kāi)始執行。向生產(chǎn)廠(chǎng)要生產(chǎn)計劃，監督生產(chǎn)指令在各環(huán)節中的進(jìn)行，保證其順暢。如有客戶(hù)資料未到時(shí)，要及時(shí)與相關(guān)部門(mén)和客戶(hù)進(jìn)行溝通和調解，做出最合理的生產(chǎn)計劃。 五、確認 在合同簽定后，對于擔當來(lái)說(shuō)，確認工作是最重要的。在安排確認時(shí)，要掌握以下幾條原則： a) 首先排列生產(chǎn)計劃，盤(pán)查確認點(diǎn)，首先要清點(diǎn)好輔料，核對好來(lái)料顏色是否一致，特別是對主、輔料的盤(pán)查，保證生產(chǎn)安期順利開(kāi)始。 b) 監督和督促生產(chǎn)計劃，確認所有保證生產(chǎn)順利進(jìn)行的有關(guān)指示，書(shū)面或實(shí)物已交待到有關(guān)部門(mén)的責任人心中，并已得到認真執行。如正確的工藝單、樣品、印繡花樣、客戶(hù)的最終確認意見(jiàn)或修改意見(jiàn)要及時(shí)傳達，對生產(chǎn)中出現的各種問(wèn)題進(jìn)行監督、反饋，對于生產(chǎn)中出現的問(wèn)題要及時(shí)和客戶(hù)進(jìn)行溝通和處理。 c) 核對所有來(lái)物，與客戶(hù)確認意見(jiàn)相符一致。 d) 要注意客戶(hù)的變更，如面料顏色、合同數量，如出現變更，要在第一時(shí)間內通知生產(chǎn)部門(mén)，減少不必要的損失。 六、合同的跟蹤 在合同的執行過(guò)程中，要準時(shí)填報跟單表，及時(shí)給客戶(hù)報告生產(chǎn)進(jìn)度，并要及時(shí)匯總資料，整理訂單，避免出現疏漏的地方，并及時(shí)與客戶(hù)和生產(chǎn)部門(mén)溝通，對出現的意外情況要及時(shí)處理，如上報、與客戶(hù)協(xié)商拖期、協(xié)調有關(guān)部門(mén)采取補救措施等。 在臨近交期時(shí)，如生產(chǎn)過(guò)程中如有妨礙大貨交期無(wú)法按合同順利執行時(shí)，必須事先通知客戶(hù)；當大貨生產(chǎn)過(guò)程中，縫制、印花、繡花等出現妨礙生產(chǎn)順利進(jìn)行時(shí)，一定要及時(shí)通知客戶(hù)（同時(shí)發(fā)樣給客戶(hù)）采取有關(guān)補救措施。 為了大貨生產(chǎn)能夠順利進(jìn)行，首先要及時(shí)去生產(chǎn)廠(chǎng)看每天的生產(chǎn)情況。對于客戶(hù)確認遲緩或者提供一些資料不及時(shí)，除了溝通之外，還應有書(shū)面形式傳真于客戶(hù)或者把生產(chǎn)進(jìn)度情況告訴客戶(hù)，并提醒有可能影響交期，同時(shí)，要排查生產(chǎn)環(huán)節中還可能存在的問(wèn)題，要及時(shí)匯總情況，尤其是輔料。 品管主管要會(huì )同品管員一起在大貨交貨前對產(chǎn)品進(jìn)行檢驗，并出具驗貨報告單（對于發(fā)現的問(wèn)題要提出整改建議和防范措施）；客戶(hù)來(lái)我司驗貨時(shí)，品管主管或品管員要陪同客戶(hù)一起驗貨，并做好記錄。 七、出貨 根據合同的規定及與客戶(hù)協(xié)商的最后結果，及時(shí)安排出貨（HTP的客戶(hù)可能不止一個(gè)，他對于箱嘜、條形碼、包裝袋會(huì )有不同要求，應當引起注意，并以書(shū)面形式下達給車(chē)間）。 1.出貨時(shí)間、數量、入貨時(shí)間，及時(shí)通知相關(guān)部門(mén)（根據入貨通知時(shí)間及時(shí)安排發(fā)貨，如不能保證交貨，衣時(shí)同船運公司或客戶(hù)協(xié)商處理）。 2.訂艙、報關(guān)。 3.辦理內部發(fā)貨手續。 4.船樣及相關(guān)事宜，船樣一般在大貨出貨前一周給客戶(hù)寄出。 部分單據遺失,如何處理? 八、發(fā)票的開(kāi)具及貨款回收 國際業(yè)務(wù)部單證員負責外銷(xiāo)產(chǎn)品發(fā)票的開(kāi)具，并負責填寫(xiě)開(kāi)具外銷(xiāo)發(fā)票的相關(guān)表格；國際業(yè)務(wù)部核算員負責內銷(xiāo)產(chǎn)品發(fā)票的開(kāi)具，由跟單員負責填寫(xiě)開(kāi)具內銷(xiāo)跟單員負責內銷(xiāo)貨款的回收，及時(shí)督促客戶(hù)辦理，加快我司的資金周轉。對于外銷(xiāo)產(chǎn)品貨款的結算方面，信用證結算的，由跟單員督促客戶(hù)及時(shí)為我司開(kāi)具信用證，單證員負責對信用證的內容進(jìn)行審核；電匯方式結算的，要在發(fā)貨后，及時(shí)督促客戶(hù)付款，避免壞帳損失的發(fā)生。 九、報帳 對于我部門(mén)負責的采購及加工業(yè)務(wù)，要及時(shí)與生產(chǎn)廠(chǎng)進(jìn)行對帳，在業(yè)務(wù)結束確認無(wú)誤后，讓對方開(kāi)具符合我司要求的增值稅專(zhuān)用發(fā)票，并按我司相關(guān)文件規定進(jìn)行及時(shí)報帳。 對于費用方面的報帳：差旅費，出差歸來(lái)后，要及時(shí)報帳，具體按公司文件執行；其他費用的報帳，力求在費用發(fā)生的當月進(jìn)行報帳，避免費用跨月報帳，影響公司及部門(mén)的利潤核算。 十、資料的整理與歸檔 本部門(mén)所有人員對于自己負責的所有資料要及時(shí)進(jìn)行整理并歸檔，保持桌面清潔、資料擺放有序，分配到個(gè)人的檔案櫥要及時(shí)進(jìn)行整理，保持資料的整體外觀(guān)和實(shí)用性，不準亂放；對于公用部分的辦公用品等，要及時(shí)進(jìn)行整理，個(gè)人的資料、樣品、樣布等不準隨意亂放，如發(fā)現隨意亂放者，將對責任人進(jìn)行處罰。 十一、產(chǎn)品的售后服務(wù)發(fā)票的相關(guān)表格。