Excel文件的加密與隱藏 （使用技巧）
1、Excel文件的加密與隱藏 如果你不愿意自己的Excel文件被別人查看，那么你可以給它設置密碼保護，采用在保存文件時(shí)用加密的方法就可以實(shí)現保護目的，在這里要特別注意的是，自己設定的密碼一定要記住，否則自己也將被視為非法入侵者而遭拒絕進(jìn)入AI無(wú)法打開(kāi)插圖 插圖包含非法操作數。給文件加密的具體方法為： A、單擊“文件”菜單欄中的“保存或者（另存為）”命令后，在彈出的“保存或者（另存為）”的對話(huà)框中輸入文件名； B、再單擊這個(gè)對話(huà)框中“工具”欄下的“常規選項”按鈕，在彈出的“保存選項”的對話(huà)框中輸入自己的密碼； 這里要注意，它提供了兩層保護，如果你也設置了修改權限密碼的話(huà)，那么即使文件被打開(kāi)也還需要輸入修改權限的密碼才能修改。 C、單擊“確定”按鈕，在彈出的密碼確認窗口中重新輸入一遍密碼，再點(diǎn)擊“確認”，最后點(diǎn)“保存” 完成文件的加密工作。當重新打開(kāi)文件時(shí)就要求輸入密碼，如果密碼不正確，文件將不能打開(kāi)。2、對單元格進(jìn)行讀寫(xiě)保護 單元格是Excel執行其強大的計算功能最基本的元素，對單元格的讀寫(xiě)保護是Excel對數據進(jìn)行安全管理的基礎。對單元格的保護分為寫(xiě)保護和讀保護兩類(lèi)，所謂寫(xiě)保護就是對單元格中輸入信息加以限制，讀保護是對單元格中已經(jīng)存有信息的瀏覽和查看加以限制。 對單元格的寫(xiě)保護有兩種方法： A、對單元格的輸入信息進(jìn)行有效性檢測。首先選定要進(jìn)行有效性檢測的單元格或單元格集合，然后從數據菜單中選擇“有效數據”選項，通過(guò)設定有效條件、顯示信息和錯誤警告，控制輸入單元格的信息要符合給定的條件。 B、設定單元格的鎖定屬性，以保護存入單元格的內容不能被改寫(xiě)。可分為以下步驟： ?。?）選定需要鎖定的單元格或單元格集合； ?。?）從格式菜單中選擇“單元格”選項； ?。?）在設置單元格格式的彈出菜單中選擇“保護”標簽，在彈出的窗口中，選中“鎖定”； ?。?）從工具菜單中選擇“保護”選項，設置保護密碼，即完成了對單元格的鎖定設置。 對單元格的讀保護有三種方法： A、通過(guò)對單元格顏色的設置進(jìn)行讀保護。例如：將選定單元格或單元格集合的背景顏色與字體顏色同時(shí)設為白色，這樣，從表面看起來(lái)單元格中好像是沒(méi)有輸入任何內容，用戶(hù)無(wú)法直接讀出單元格中所存儲的信息。 B、用其他畫(huà)面覆蓋在需要保護的單元格之上，遮住單元格的本來(lái)面目，以達到讀保護目的。例如：使用繪圖工具，畫(huà)一不透明矩形覆蓋在單元格之 上，從格式菜單中選定矩形的“鎖定”選項，然后保護工作表，以保證矩形不能被隨意移動(dòng)。這樣，用戶(hù)所看到的只是矩形，而看不到單元格中所存儲的內容。 C、通過(guò)設置單元格的行高和列寬，隱藏選定的單元格，然后保護工作表，使用戶(hù)不能直接訪(fǎng)問(wèn)被隱藏的單元格，從而起到讀保護的作用。3、快速填充相同數據 如果你希望在不同的單元格中輸入大量相同的數據信息，那么你不必逐個(gè)單元格一個(gè)一個(gè)地輸入，那樣需要花費好長(cháng)時(shí)間，而且還比較容易出錯。我們可以通過(guò)下面的操作方法在多個(gè)相鄰或不相鄰的單元格中快速填充同一個(gè)數據，具體方法為： A、同時(shí)選中需要填充數據的單元格。若某些單元格不相鄰，可在按住Ctrl鍵的同時(shí)，點(diǎn)擊鼠標左鍵，逐個(gè)選中； B、輸入要填充的某個(gè)數據。按住Ctrl鍵的同時(shí)，按回車(chē)鍵，則剛才選中的所有單元格同時(shí)填入該數據。4、使用Excel中的“宏”功能 宏的概念，相信使用過(guò)WORD的人都會(huì )知道，她可以記錄命令和過(guò)程,然后將這些命令和過(guò)程賦值到一個(gè)組合鍵或工具欄的按鈕上,當按下組合鍵時(shí),計算機就會(huì )重復所記錄的操作。在實(shí)踐工作中，它可以代替經(jīng)常輸入大量重復而又瑣碎的數據，具體宏的定義方法如下：: A、打開(kāi)工作表，在工作表中選中要進(jìn)行操作的單元格； B、用鼠標單擊菜單欄中的“工具”菜單項，并從彈出的下拉菜單中選擇“宏”子菜單項，并從隨后彈出的下級菜單中選擇“錄制新宏”命令； C、設定好宏后，我們就可以對指定的單元格，進(jìn)行各種操作，程序將自動(dòng)對所進(jìn)行的各方面操作記錄復制。5、連續兩次選定單元格 我們有時(shí)需要在某個(gè)單元格內連續輸入多個(gè)數值，以查看引用此單元格的其他單元格的效果。但每次輸入一個(gè)值后按回車(chē)鍵，活動(dòng)單元格均默認下移一 個(gè)單元格，非常不便。解決此問(wèn)題的一般做法是通過(guò)選擇“工具”\“選項”\“編輯”，取消“按回車(chē)鍵后移動(dòng)”選項的選定來(lái)實(shí)現在同一單元格內輸入許多數 值，但以后你還得將此選項選定，顯得比較麻煩。其實(shí)，采用連續兩次選定單元格方法就顯得靈活、方便： 單擊鼠標選定單元格，然后按住Ctrl鍵再次單擊鼠標選定此單元格。此時(shí)，單元格周?chē)鷮⒊霈F實(shí)線(xiàn)框。6、在工作表之間使用超級連接 首先須要在被引用的其他工作表中相應的部分插入書(shū)簽，然后在引用工作表中插入超級鏈接，注意在插入超級鏈接時(shí)，可以先在“插入超級鏈接”對話(huà) 框的“鏈接到文件或URL”設置欄中輸入目標工作表的路徑和名稱(chēng)，再在“文件中有名稱(chēng)的位置”設置欄中輸入相應的書(shū)簽名，也可以通過(guò)“瀏覽”方式選擇。完 成上述操作之后，一旦使用鼠標左鍵單擊工作表中帶有下劃線(xiàn)的文本的任意位置，即可實(shí)現中文Excel2000在自動(dòng)打開(kāi)目標工作表并轉到相應的位置處，這 一點(diǎn)與WORD的使用很相似。7、快速清除單元格的內容 首先用鼠標選定該單元格,然后按住鍵盤(pán)上的Delete鍵，此時(shí)你會(huì )發(fā)現你只是刪除了單元格內容,它的格式和批注還保留著(zhù)。那么如何才能徹底清除單元格呢,請看下面的兩種操作步驟： A、選定想要清除的單元格或單元格范圍； B、選擇“編輯”菜單中的“清除”命令,這時(shí)顯示“清除”菜單； C、選擇要清除的命令,可以選擇“全部”、“格式”、“內容”或“批注”中的任一個(gè)。8、快速修改單元格次序 在實(shí)際操作的過(guò)程中，我們有時(shí)需要快速修改單元格內容的次序。在拖放選定的一個(gè)或多個(gè)單元格至新的位置的同時(shí)，按住Shift鍵可以快速修改單元格內容的次序。具體方法如下： A、首先用鼠標選定單元格，同時(shí)按下鍵盤(pán)上的Shift鍵； B、接著(zhù)移動(dòng)鼠標指針到單元格邊緣，直至出現拖放指針箭頭，然后進(jìn)行拖放操作。上下拖拉時(shí)鼠標在單元格間邊界處會(huì )變成一個(gè)水平“工”狀標志，左右拖拉時(shí)會(huì )變成垂直“工”狀標志，釋放鼠標按鈕完成操作后，單元格間的次序即發(fā)生了變化。9、在Excel中利用公式來(lái)設置加權平均 加權平均在財務(wù)核算和統計工作中經(jīng)常用到，并不是一項很復雜的計算，關(guān)鍵是要理解加權平均值其實(shí)就是總量值（如金額）除以總數量得出的單位平 均值，而不是簡(jiǎn)單的將各個(gè)單位值（如單價(jià)）平均后得到的那個(gè)單位值。在Excel中可設置公式解決（其實(shí)就是一個(gè)除法算式），分母是各個(gè)量值之和，分子是 相應的各個(gè)數量之和，它的結果就是這些量值的加權平均值。10、用Excel繪制函數圖像 函數圖像能直觀(guān)地反映函數的性質(zhì)，用手工方法來(lái)繪制函數圖像效果不太好，而用Excel繪制函數圖像非常簡(jiǎn)便，所作圖像非常標準、漂亮，具體方法如下： A、首先打開(kāi)電子表格的操作窗口，然后用鼠標選擇菜單欄中的“新建”命令，這時(shí)屏幕上會(huì )出現一個(gè)空白的電子表格； B、然后在A(yíng)列的A1格輸入“X=”，表明這是自變量，再在A(yíng)列的A2及以后的格內逐次從小到大輸入自變量的各個(gè)值；實(shí)際輸入的時(shí)候，通常應 用等差數列輸入法，先輸入前三個(gè)值，定出自變量中數與數的距離，然后點(diǎn)擊A2格，按住鼠標拖到A4格選中這三項，使這三項變成一個(gè)黑色矩形，再用鼠標指向 這黑色矩形的右下角的小方塊，當光標變成“＋”后，按住鼠標拖動(dòng)光標到適當的位置，就完成自變量的輸入； C、接著(zhù)在B列的B1格輸入函數式y=f（x）的一般函數表達式，如y=1/x；也可在點(diǎn)擊工具欄上的函數圖標“fx”后，在出現的不同函 數列表的選項中選擇需要的一種；輸入結束后，點(diǎn)擊函數輸入對話(huà)框旁的勾號，B2格內馬上得出了計算的結果。這時(shí)，再選中B2格，讓光標指向B2矩形右下角 的方框，當光標變成“＋”時(shí)按住光標沿B列拖動(dòng)到適當的位置即完成函數值的計算。注意一定要把該函數中自變量x的位置輸入前面A列自變量的絕對位置A2 格，這樣下面計算的時(shí)候才會(huì )對不同的自變量進(jìn)行計算； D、最后點(diǎn)擊工具欄上的“圖表向導”圖標，在出現的各種圖表格式圖標中選擇“X，Y散點(diǎn)圖”，然后在出現的“X，Y散點(diǎn)圖”類(lèi)型中選擇“無(wú) 數據點(diǎn)平滑線(xiàn)散點(diǎn)圖”；這時(shí)，可按住鼠標察看即將繪好的函數圖像。另外，對于自變量?jì)H為正值的函數，也可用“圖表向導”中的“折線(xiàn)圖”格式繪制。11、跨表操作數據 設有名稱(chēng)為Sheet1、Sheet2和Sheet3的三張工作表，現要用Sheet1的D8單元格的內容乘以40％，再加上Sheet2的 B8單元格內容乘以60％作為Sheet3的A8單元格的內容。則應該在Sheet3的A8單元格輸入以下算 式：=Sheet1!D8＊40％＋Sheet2!B8＊60％。12、設置數據校驗 如下圖，一個(gè)用Excel制作的考試成績(jì)統計表，往往各分數階人數統計錯誤，如“與考人數”與“各分階人數和”不相符，而“平均分”、“及格 率”等一般都以“與考人數”做參照，自動(dòng)計算，那么，就造成許多錯誤，很有必要對有關(guān)數據進(jìn)行校驗。單元格F6應當等于J6+L6+N6，如何校驗呢？
方法是在Q6中輸入：“=IF(OR(J6+L6+N6-F60),"人數錯啦！","")”，按回車(chē)即可AI無(wú)法打開(kāi)插圖 插圖包含非法操作數。 這語(yǔ)句的意義是：IF表示執行真假判斷的函數，OR是配合IF執行這一校驗的命令（簡(jiǎn)單這么說(shuō)吧，用太規范的函數術(shù)語(yǔ)更難 懂），J6+L6+N6-F6本來(lái)應等于0，當大于0或小于0（即0）就顯示"人數錯啦！"，后面的引號空（""），沒(méi)有什么字符，表 示：不是上述的大于0或小于0，即等于0時(shí)，就不顯示字符，當然也可加上“正確”等字。輸入時(shí)可要注意括號等字符不要漏掉，故上面語(yǔ)句特用紫色表示。讀者 運用中只要結合實(shí)際，將J6+L6+N6-F60改成適合你設置的條件即可，顯示的字符也任你改。13、快速選取包含公式的單元格 有時(shí)，需要對工作表中所有包含公式的單元格加以保護，或填入與其他單元格不同的顏色，以提醒注意不能在此輸入數據。你可以下面方法快速選?。哼x擇“編輯”*“定位”，單擊“定位條件”按鈕，在“定位條件”對話(huà)框中選擇“公式”項，按“確定”按鈕即可。14、數據的快速輸入 ?。?）采用“記憶式輸入” 創(chuàng )建一個(gè)電子表格時(shí)，往往需要在一個(gè)工作表中的某一列輸入相同數值，這時(shí)采用“記憶式輸入”會(huì )幫您很大的忙。如在職稱(chēng)統計表中要多次輸入“助 理工程師”，當第一次輸入后，第二次又要輸入這些文字時(shí)，只需要編輯框中輸入“助”字，Excel 97會(huì )用“助”字與這一列所有的內容相匹配，若“助”字與該列已有的錄入項相符，則Excel 97會(huì )將剩下的“助理工程師”四字自動(dòng)填入。 可以按下列方法設置“記憶式輸入”:選擇“工具”中的“選項”命令，然后選擇“選項”對話(huà)框中的“編輯”選項卡，選中其中的“記憶式鍵入”即可。 ?。?）快速輸入重復數據 選定清單中任意單元格，選擇“數據” * “記錄單”，即可使用Excel的記錄單增加、編輯、刪除以及搜索清單中的數據。在增加新行數據時(shí)，如果某項數據與前一行重復，可以使用Ctrl+Shift+”快捷鍵進(jìn)行快速復制，而不必重復輸入。 ?。?）用“自動(dòng)更正”快速輸入 使用該功能不僅可以更正輸入中偶然的筆誤，也可能把一段經(jīng)常使用的文字定義為一條短語(yǔ)，當輸入該條短語(yǔ)時(shí)，“自動(dòng)更正”便會(huì )將它更換成所定義 的文字。您也可以定義自己的“自動(dòng)更正”項目:(1)選擇“工具”中的“自動(dòng)更正”命令；(2) 在彈出的“自動(dòng)更正”對話(huà)框中的“替換”框中鍵入短語(yǔ)“愛(ài)好者”，在“替換為”框中鍵入要替換的內容“廣大計算機愛(ài)好者”；(3)單擊“添加”按鈕，將該 項目添加到項目列表中，單擊“確定”退出。以后只要輸入“愛(ài)好者”，則整個(gè)名稱(chēng)就會(huì )輸到表格中。 ?。?）用“拖放復制”快速輸入 當表格中有連續的幾個(gè)單元格中都是相同的數據，這時(shí)用鼠標的“拖放復制”可以大大加快輸入數據。如輸入“工程師”，首先移動(dòng)鼠標指針到有“工程師”單元格的邊框上，按下左鍵并拖到要移動(dòng)的位置，按下Ctrl鍵，再松開(kāi)左鍵，即可將“工程師”復制到該單元格中。 ?。?）用下拉列表快速輸入數據 如果你希望減少手工錄入的工作量，可以用下拉表來(lái)實(shí)現。創(chuàng )建下拉列表方法為：(1)選中需要顯示下拉列表的單元格或單元格區域；(2)選擇菜 單“數據”*“有效數據”，從有效數據對話(huà)框中選擇“設置標簽”；(3)在“許可”下拉列表中選擇“序列”；(4)點(diǎn)擊“來(lái)源”欄右側的小圖標，將打開(kāi)一 個(gè)新的“有效數據”小對話(huà)框；(5)在該對話(huà)框中輸入下拉列表中所需要的數據，項目和項目之間用逗號隔開(kāi)，比如輸入“工程師，助工工程師，技術(shù)員”，然后 回車(chē)。注意在對話(huà)框中選擇“提供下拉箭頭”復選框；(6)單擊“確定”即可。（如圖8） ?。?）用“復制粘貼”快速輸入 當表中輸入相同數據時(shí)，可以用“復制粘貼”來(lái)實(shí)現。如復制“工程師”，首先選擇有“工程師”的單元格，其次從“編輯”菜單中選擇“復制”命令或單擊常用工具欄中的“復制”，再選擇目標單元格，最后從“編輯”菜單選擇“粘貼”或者單擊常用工具欄中的“粘貼”按鈕即可。 ?。?）用快捷鍵插入函數的參數 如果知道所要作用函數的名字，但又記不清它的所有格式，你可以用鍵盤(pán)快捷鍵把參數粘貼到編輯欄內。具體方法是：在編輯欄中輸入一個(gè)等號其后接 函數名，然后按Ctrl+A鍵，Excel則自動(dòng)進(jìn)行“函數指南-——步驟2之2”。當使用易于記憶的名字且具有很長(cháng)一串參數的函數時(shí)，上述方法非常有 用。 ?。?）自動(dòng)切換輸入法 在一張工作表中，往往是既有數據，又有文字，這樣在輸入時(shí)就需要來(lái)回在中英文之間反復切換輸入法，非常麻煩，你可以用以下方法實(shí)現自動(dòng)切換。 方法是：(1)打開(kāi)所用的中文輸入法，再選中需要輸入中文的單元格區域；(2)打開(kāi)“有效數據”對話(huà)框，選中“IME模式”選項卡，在“模式”框中選擇打 開(kāi)，單擊“確定”按鈕；(3)選中輸入數字的單元格區域，在“有效數據”對話(huà)框中，單擊“IME模式”選項卡，在“模式”框中選擇關(guān)閉（英文模式）； (4)單擊“確定”按鈕。這樣，用鼠標分別在剛才設定的兩列中選中單元格，五筆和英文輸入方式就可以相互切換了。15、快速刪除空行 有時(shí)為了刪除Excel工作薄中的空行，你可能會(huì )將空行一一找出然后刪除，這樣做非常不方便。你可以利用“自動(dòng)篩選”功能來(lái)簡(jiǎn)單實(shí)現。先在表 中插入新的一行（全空），然后選擇表中所有的行，選擇“數據”*“篩選”*“自動(dòng)篩選”。在每一列的頂部，從下拉列表中選擇“空白”。在所有數據都被選中 的情況下，選擇“編輯”*“刪除行”，然后按“確定”即可。所有的空行將被刪去。插入一個(gè)空行是為了避免刪除第一行數據。16、批量修改數據 在EXCEL表格數據都已被填好的情況下，如何方便地對任一列（行）的數據進(jìn)行修改呢？ 比如我們做好一個(gè)EXCEL表格，填好了數據，現在想修改其中的一列（行），例如：想在A(yíng)列原來(lái)的數據的基礎上加8，有沒(méi)有這樣的公式？是不 是非得手工的一個(gè)一個(gè)數據地住上加？對于這個(gè)問(wèn)題我們自然想到了利用公式，當你利用工式輸入A1=A1+8時(shí)，你會(huì )得到EXCEL的一個(gè)警 告：“MICROSOFT EXCEL不能計算該公式……”只有我們自己想辦法了，這里介紹一種簡(jiǎn)單的方法： 第一步：在想要修改的列（假設為A列）的旁邊，插入一個(gè)臨時(shí)的新列（為B列），并在B列的第一個(gè)單元格（B1）里輸入8。 第二步：把鼠標放在B1的或下角，待其變成十字形后住下拉直到所需的數據長(cháng)度，此時(shí)B列所有的數據都為8。 第三步：在B列上單擊鼠標右鍵，“復制” B列。 第四步：在A(yíng)列單擊鼠標的右鍵，在彈出的對話(huà)框中單擊“選擇性粘貼”，在彈出的對話(huà)框中選擇“運算”中的你所需要的運算符，在此我們選擇“加”，這是本方法的關(guān)鍵所在。 第五步：將B列刪除。 怎么樣？A列中的每個(gè)數據是不是都加上了8呢？同樣的辦法可以實(shí)現對一列（行）的乘，除，減等其它的運算操作。原表格的格式也沒(méi)有改變。 此時(shí)整個(gè)工作結束，使用熟練后，將花費不到十秒鐘。17、進(jìn)行行列轉置 當我們設計好一份Excel表格后，如果發(fā)現行和列的位置不太符合自己的要求，希望將行與列的位置進(jìn)行調換。這時(shí)你可先將需要轉換行列位置的 單元格選定，單擊工具欄上“復制”按鈕，然后在復制區域之外選定粘貼區域的左上角單元格。選擇“編輯”菜單下的“選擇性粘貼”命令，選中“轉置”選項，點(diǎn) 擊“確定”按鈕，這樣就可完成表格行列轉置。 18、Excel中常用函數一鍵完成功能 微軟Excel電子表格提供了上百種函數命令，可是對于大多數普通人來(lái)說(shuō)經(jīng)常用到的只是其中一些常用的函數，比如算術(shù)求和(SUM函數)、求 最大值(MAX函數)、求最小值(MIN函數)、求平均值(AVERAGE函數)等，而且很多時(shí)候都是臨時(shí)計算一下，并不需要在專(zhuān)門(mén)的單元格內設置這些函 數來(lái)保存結果。其實(shí)，Excel提供了一個(gè)非常實(shí)用的功能，可以方便地實(shí)現簡(jiǎn)單函數的運算，只是它被大多數人忽略了，讓我們來(lái)找找看。 具體操作非常簡(jiǎn)單，首先確保Excel視圖菜單的狀態(tài)欄被勾選，在選定需要進(jìn)行運算的單元格后，用鼠標右鍵單擊一下Excel狀態(tài)欄右側的 NUM區域會(huì )彈出一個(gè)小菜單(如圖1)，里面的“求和(S)、最小值(I)、最大值(M)、計數(C)、均值(A)”就分別對應Excel的SUM函數、 MIN函數、MAX函數、COUNT函數和AVERAGE函數，要想進(jìn)行其中一項運算只需用鼠標作相應選擇、NUM區域的左邊就會(huì )顯示出運算結果。 另外若您的機器年代久遠、怕這個(gè)自動(dòng)運算的功能影響系統運行速度的話(huà)還可選擇小菜單中的“無(wú)”項來(lái)取消這項功能。
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