如何做好好辦公室檔案管理工作

辦公室負責歸檔范圍：

(一) 上級機關(guān)或相關(guān)職能部門(mén)來(lái)文活頁(yè)夾印刷，包括對公司的報告、申請、請示的批復；

(二) 公司發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領(lǐng)導發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理工作的各類(lèi)計劃統計、季度、年度報表、隔年財務(wù)資料等；

(三) 各種專(zhuān)業(yè)例會(huì )記錄；

(四) 參加各種會(huì )議、展覽會(huì )帶回的文件、資料及公司在會(huì )上匯報發(fā)言材料等；

(五) 本公司的歷史沿革、日志、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報、照片、錄音、錄像等

(六) 本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)、法律文本等文件材料；

(七) 本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分的文件材料；

(八) 本公司員工勞資、福利、獎勵（內部或外部）方面的文件材料；

立卷要求

(一) 文件立卷應按照內容、名稱(chēng)、作者、時(shí)間順序，分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行整理歸檔活頁(yè)夾印刷。

(二) 立卷時(shí)，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性活頁(yè)夾印刷。

(三) 要堅持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結合的原則活頁(yè)夾印刷。重要工作、重要會(huì )議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。

(四) 上年度形成的文件材料活頁(yè)夾印刷，要求在下年度3月份以?xún)日硗瓴⒔▋詺w檔

文件的借閱和清退活頁(yè)夾印刷。

(一) 各部門(mén)有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門(mén)負責人簽準借閱申請單，對有密級的文件須經(jīng)行政總監簽準后總經(jīng)辦主任同意后才能從檔案管理員處借閱活頁(yè)夾印刷。

(二) 借閱文件應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時(shí)歸還活頁(yè)夾印刷。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上涂改等。

(三) 辦公室對承辦的公文應抓緊催辦和督辦執行，并定期對文件進(jìn)行收繳清理活頁(yè)夾印刷。如發(fā)現文件丟失，必須及時(shí)查明原因和責任者，并如實(shí)向分管領(lǐng)導報告。

發(fā)文程序規定：

（一） 各部門(mén)因工作需要發(fā)文活頁(yè)夾印刷，應事先分別向總經(jīng)理或辦公室提出申請；

(二) 總經(jīng)理或辦公室經(jīng)辦公會(huì )議研究同意發(fā)文時(shí)活頁(yè)夾印刷，各部門(mén)應根據具體事項的事實(shí)草擬文件初稿；

(三) 文稿擬就后活頁(yè)夾印刷，擬搞人應填附發(fā)文稿紙首頁(yè)，詳細寫(xiě)明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數、擬稿部門(mén)與擬稿人，并簽名、標定日期和密級；

(四) 辦公室根據總經(jīng)理、行政總監或行文的具體要求及公司相關(guān)文件規定，對文稿進(jìn)行審查和修改活頁(yè)夾印刷。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿部門(mén)重新擬稿；

(五) 經(jīng)辦公室審查修改后的文稿活頁(yè)夾印刷，送部門(mén)負責人核稿(對文稿內容、質(zhì)量負責)；

(六) 經(jīng)總經(jīng)理批準簽發(fā)的文稿活頁(yè)夾印刷，在總經(jīng)理批準簽發(fā)后，交總經(jīng)辦秘書(shū)統一編號、打、復??；

(七) 文件打印清樣活頁(yè)夾印刷，應由擬稿人校對，校對人員應在發(fā)文稿上簽名；

(八) 文件打字后，由總經(jīng)辦秘書(shū)按量印刷蓋章后分送至相應部門(mén)，并在文件發(fā)放登記表上簽字活頁(yè)夾印刷。

發(fā)文的范圍活頁(yè)夾印刷。

（一） 凡是以公司名義或總經(jīng)理名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫(xiě)的會(huì )議紀要和會(huì )議演示文稿，均屬發(fā)文范圍活頁(yè)夾印刷。

（二） 公司名義或總經(jīng)理名義下發(fā)文件主要用于：

1、 公布相關(guān)規章制度；

2、 轉發(fā)文件或根據上級文件精神制訂的公司行政文件；

3、 公布組織機構變動(dòng)或管理層負責人任免事項；

4、 公布具有公司決策性的重大生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、福利待遇變化等工作的決定；

5、 發(fā)布有關(guān)部門(mén)或員工獎懲決定和通報；

6、 其它有關(guān)公司的重大事項活頁(yè)夾印刷。

（三） 公司名義上行文、外發(fā)文主要用于：對上級機關(guān)或相關(guān)職能部門(mén)呈報工作計劃、請示報告、處理決定活頁(yè)夾印刷。

（四） 在公司日常經(jīng)營(yíng)管理、售后服務(wù)改進(jìn)意見(jiàn)、審批工作、安排部署月度、季度工作、傳達總經(jīng)理臨時(shí)性指示等事項，應按有關(guān)制度辦理，經(jīng)總經(jīng)理或分管領(lǐng)導批準后，由部門(mén)負責書(shū)面或口頭通知執行，一般不以公司文件發(fā)布活頁(yè)夾印刷。

（五） 因業(yè)務(wù)需要與外單位或公司發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各子公司的名義對外發(fā)函(應各自編號備查)不用總公司名義發(fā)文活頁(yè)夾印刷。

答案補充

文件的傳閱與催辦：

（一） 傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉借其它人閱看活頁(yè)夾印刷。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

（二） 各部門(mén)負責人閱讀文件應抓緊時(shí)間，當天閱完后應在下班前將文件交辦公室，閱批文件一般不得超過(guò)兩天，閱后應簽名以示負責活頁(yè)夾印刷。如有分管領(lǐng)導“批示”、“擬辦意見(jiàn)”辦公室秘書(shū)應責成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和批示辦理有關(guān)事宜。

（三） 閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走活頁(yè)夾內任何文件及附件，如確系工作需要，按文件、資料借查閱程序辦理借閱手續，以防止丟失泄密活頁(yè)夾印刷。

（四） 辦公室文秘對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門(mén)接到文件、函電應立即指定專(zhuān)人辦理活頁(yè)夾印刷。不得將文件積壓，如需備查，應按照有關(guān)保密規定，并征得辦公室同意后，予以復印或摘抄，原件應及時(shí)歸檔周轉。

答案補充

公文的批閱與分轉活頁(yè)夾印刷。

（一） 凡正式文件均需分別由辦公室主任根據文件內容和性質(zhì)閱簽后，由秘書(shū)分送承辦部門(mén)閱、辦，重要文件應呈送總經(jīng)理親自閱批后分送承辦部門(mén)閱辦活頁(yè)夾印刷。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。

（二） 一般函、電、單據等，分別由文秘直接分轉處理活頁(yè)夾印刷。如涉及幾個(gè)部門(mén)會(huì )辦的文件，應同主辦部門(mén)聯(lián)系后再分轉處理。

第四條 公文簽收和編號保管活頁(yè)夾印刷。

（一） 凡來(lái)公司的公啟文件(除總經(jīng)理訂啟的外)均由總經(jīng)辦秘書(shū)登記簽收活頁(yè)夾印刷。

（二） 總經(jīng)辦秘書(shū)對各級來(lái)文拆封后應及時(shí)附上“文件處理傳閱單”，并分類(lèi)登記編號、保管活頁(yè)夾印刷。須由公司承辦或歸檔的總監、總經(jīng)理親啟文件，總監、總經(jīng)理啟封后，也應分別交辦公室辦理正常手續。

（三） 公司員工外出學(xué)習或開(kāi)會(huì )帶回的文件及資料應及時(shí)分別送交辦公室秘書(shū)處進(jìn)行登記編號保管，不得個(gè)人保存活頁(yè)夾印刷。

按部門(mén)責任分工，總公司各類(lèi)文件、資料由總經(jīng)辦歸類(lèi)管理活頁(yè)夾印刷。各子公司的一般文件、資料由子公司辦公室歸類(lèi)管理。子公司重要資料、文件統一歸類(lèi)到總公司辦公室管理。