會(huì )務(wù)手冊怎么制作?
會(huì )議組織流程
1、明確活動(dòng)背景、目的
2、明確活動(dòng)主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、參與人數、活動(dòng)內容、相關(guān)準備材料種類(lèi)、數量
3、組織會(huì )務(wù)工作小組參會(huì )證印刷,確定會(huì )務(wù)組領(lǐng)導及成員,制定會(huì )議準備工作部署
4、根據確定的會(huì )議議程參會(huì )證印刷,制定會(huì )議預算,申請專(zhuān)項會(huì )務(wù)費用
5、確定明確的會(huì )議議程、落實(shí)參會(huì )人員參加情況、會(huì )議具體地點(diǎn)情況、參會(huì )人員住宿安排情況、會(huì )議車(chē)輛情況參會(huì )證印刷,安全應急預案情況,形成會(huì )務(wù)指南樣稿,經(jīng)會(huì )議小組領(lǐng)導確認后開(kāi)始印刷
6、發(fā)布會(huì )議通知參會(huì )證印刷,包括會(huì )議時(shí)間、地點(diǎn)、提交會(huì )議材料格式要求、參會(huì )人員
7、確認發(fā)言人參會(huì )證印刷,選擇標準:有演講能力、有影響力、受到普遍尊重的、實(shí)際經(jīng)歷豐富、感人或幽默的故事
8、根據時(shí)間進(jìn)行預演參會(huì )證印刷,防止時(shí)間不夠和提前結束的現象
9、活動(dòng)前期宣傳
10、確定背景圖、橫幅、參會(huì )證、桌簽、路引、活動(dòng)現場(chǎng)路線(xiàn)圖的樣式和內容參會(huì )證印刷,經(jīng)會(huì )議小組領(lǐng)導確認后,開(kāi)始制作橫幅、參會(huì )證、桌簽等
11、檢查各項宣傳材料到位情況參會(huì )證印刷,包括橫幅、路引、桌簽、參會(huì )證
12、參會(huì )人員房間安排、餐飲安排
13、提前安排人員到達會(huì )議現場(chǎng)參會(huì )證印刷,安排會(huì )議室、住宿、餐飲事宜
14、檢查各項會(huì )務(wù)資料到位情況參會(huì )證印刷,包括匯報材料、會(huì )務(wù)指南等
15、檢查會(huì )議住宿、餐飲安排情況參會(huì )證印刷,如有晚宴,要協(xié)調好地點(diǎn)、酒水
16、確定進(jìn)場(chǎng)時(shí)間、搭建內容
17、提前一天與主持人溝通參會(huì )證印刷,進(jìn)行現場(chǎng)彩排與準備
18、組織布置會(huì )議室參會(huì )證印刷,并確定室內各項設備到位情況,包括桌椅擺設、投影儀、會(huì )議電腦、麥克風(fēng)、電話(huà)會(huì )議機、打印機、錄音筆、激光筆、電源、紙、筆、飲用水、鮮花、茶歇、應急藥品、攝影攝像設備
19、全面檢查各項工作落實(shí)情況參會(huì )證印刷,安排好指引人員、會(huì )議記錄人員、會(huì )議電腦投影儀操作人員、攝影攝像人員,統一著(zhù)裝
20、確定參會(huì )人員到會(huì )議所在地具體時(shí)間參會(huì )證印刷,做好分組
21、專(zhuān)人舉牌迎接來(lái)賓,引領(lǐng)至接待區集中,同時(shí)段來(lái)賓集合完畢,引領(lǐng)上車(chē)參會(huì )證印刷。至酒店,引導到接待臺簽到。
22、熟悉來(lái)賓的工作人員應站在大門(mén)口迎接參會(huì )證印刷,做好參會(huì )簽到,人員到位后發(fā)放房卡、資料袋,包括會(huì )務(wù)指南、參會(huì )證、紙筆、溫馨提示(注意事項提醒、用餐及活動(dòng)提醒)
23、VIP接待:專(zhuān)人專(zhuān)車(chē)全程陪同,專(zhuān)車(chē)送達酒店,引至貴賓區休息,代辦手續,送至房間參會(huì )證印刷。開(kāi)會(huì )時(shí)由高級別的領(lǐng)導親自陪同,指引坐在前排
24、選好合影位置
25、回程票務(wù)協(xié)調
26、送賓流程:在酒店大堂定時(shí)定班參會(huì )證印刷,專(zhuān)人領(lǐng)隊,專(zhuān)人跟車(chē)
27、會(huì )議結束后參會(huì )證印刷,回收自帶物品、整理會(huì )議紀要,發(fā)布會(huì )議成果,總結會(huì )議組織經(jīng)驗教訓