會(huì )“說(shuō)話(huà)”的文件夾(轉載)
辦公室工作人員時(shí)常需要將各類(lèi)文件進(jìn)行歸類(lèi)整理，分出輕重緩急后再呈送領(lǐng)導。如何從細微處體現工作水準？我們在改進(jìn)文件送閱方式中，借鑒了其他地區好的經(jīng)驗和做法，對文件夾進(jìn)行了改造，使得原本呆板的文件夾居然會(huì )“說(shuō)話(huà)”了。
我們在文件夾內側貼上“紅、藍、黃、白”四種顏色紙條標識，根據文件涉密屬性，又將每種顏色的文件夾分為涉密文件夾和普通文件夾，共制作出8種文件夾。紅色較鮮艷，紅色文件夾為“急件閱批夾”，內裝需要馬上辦理的“急件”。藍色較寧靜，藍色文件夾為“辦件呈批夾”，內裝不需要立即處理的“ 平件”。黃色較明亮，黃色文件夾為“文件文稿呈批夾”，內裝需要簽發(fā)的“送審件”。白色較清雅，白色文件夾為“文件呈閱夾”，內裝沒(méi)有時(shí)限要求甚至不需要領(lǐng)導作出簽批意見(jiàn)的文件，如，“閱知件”“信訪(fǎng)件”“信息簡(jiǎn)報”等。
收藏會(huì )“說(shuō)話(huà)”的文件夾
將文件分別裝入不同顏色的文件夾后，如何呈送給領(lǐng)導，同樣也需要一點(diǎn)技巧。我們按照“先急后平”“先重后輕”和“紅→藍→黃→白”的順序對文件進(jìn)行擺放。“先急后平”，就是始終將紅色文件夾放在所有文件夾的前面。“先重后輕”，就是把同類(lèi)顏色文件夾中相對重要的文件放在前面。“紅→藍→黃→白”，就是在“先急后平”“先重后輕”的排序基礎上，依次再對各種顏色的文件夾進(jìn)行排序。便于領(lǐng)導在沒(méi)有批閱文件前就可以從文件夾顏色、擺放順序上，對文件緊急程度和數量有所了解。
通過(guò)用顏色對文件進(jìn)行歸類(lèi)、排序，既讓辦文者做到心中有數，又能讓領(lǐng)導一目了然；既保證了文件時(shí)效，又提高了辦文效率。