外貿業(yè)務(wù)員怎樣提高工作效率(轉載)
寫(xiě)在前面的話(huà)：
從畢業(yè)開(kāi)始就進(jìn)入外貿行業(yè)，在工廠(chǎng)和外貿公司都待過(guò)，一晃已經(jīng)快六個(gè)年頭了。一路走來(lái)，從外貿業(yè)務(wù)員到業(yè)務(wù)經(jīng)理，見(jiàn)識過(guò)形形色色的客戶(hù)，碰到過(guò)各種各樣的問(wèn)題。
我算是個(gè)工作狂，每天工作大概14個(gè)小時(shí)左右吧。我們這個(gè)行業(yè)，貨值低利潤薄產(chǎn)品雜，特別耗費時(shí)間和精力。回想起最初的一兩年，已經(jīng)不記得自己是怎么熬過(guò)來(lái)的。那段時(shí)間，馬云的一句話(huà)讓我特別受感觸。
馬云說(shuō)，你要有這樣一個(gè)念頭：只要你相信你是全世界最想做成這個(gè)事情的人，所有的困難將會(huì )為你開(kāi)路。當時(shí)我也是一直保持著(zhù)這樣一個(gè)信念，因此當時(shí)的幾個(gè)潛在客戶(hù)陸陸續續都做了起來(lái)。
寫(xiě)此文的原因在于，和我的一個(gè)同學(xué)聊天，她向我訴說(shuō)她現在的工作狀態(tài)：
上班時(shí)經(jīng)常都是東一榔頭西一棒槌。感覺(jué)每天特忙，可是又不明白自己在忙什么。經(jīng)常到離下班還有不到一小時(shí)的時(shí)候才發(fā)現還有幾封新的郵件還沒(méi)有回，還得加小會(huì )班。下班路上反省今天上班的收獲和成績(jì)，總是慚愧下決心第二天多注冊幾個(gè)網(wǎng)站，多整理資料，研究客戶(hù)。
我想這種情況的確存在于一些業(yè)務(wù)員身上。瑾以下文給這些朋友一些建議，希望你們有所收獲。
正文：
有人說(shuō)：人生最寶貴的兩項資產(chǎn)，一個(gè)是頭腦，一個(gè)是時(shí)間。無(wú)論你做什么事情，就算不用腦子，也要花費時(shí)間。因此，管理時(shí)間的水平，決定你事業(yè)乃至生活的成敗。我們可以估摸算算，每個(gè)星期有168小時(shí)，其中按照平均睡眠一天8小時(shí)算（我嚴重睡眠不足），一周睡覺(jué)時(shí)間56個(gè)小時(shí)。有21個(gè)小時(shí)用于吃飯和休息，剩下的只有91個(gè)小時(shí)是我們可以自己掌控的。那么每天的這13個(gè)小時(shí)，你如何運用好使得自己保持著(zhù)最初的目標和方向前進(jìn)？
每天下班前5分鐘想一下，今天一天都完成了哪些事情，沒(méi)有完成哪些事情？在這過(guò)程中，你是否保持著(zhù)清晰的思路？
從今年六月份開(kāi)始，公司陸陸續續來(lái)了幾個(gè)新業(yè)務(wù)員。當初他們來(lái)的時(shí)候，公司搞了一系列的新員工培訓，我也給他們培訓過(guò)業(yè)務(wù)開(kāi)發(fā)和業(yè)務(wù)跟進(jìn)。
上周的某天傍晚，我如往常一樣在公司里加班，老板一反常態(tài)地拉了把椅子坐到我辦公桌邊，散了根煙，說(shuō)還沒(méi)忙完啊，注意休息身體要緊，別累著(zhù)。我知道，老板估計有話(huà)要找我談。果然隨意寒暄了幾句，老板說(shuō)幾個(gè)新來(lái)的業(yè)務(wù)員，來(lái)了也有近半年了，業(yè)務(wù)上面還是沒(méi)有多少起色，有的甚至還沒(méi)有開(kāi)張。感覺(jué)他們平時(shí)也沒(méi)閑著(zhù)，每天開(kāi)發(fā)信也發(fā)的不少，阿里的詢(xún)盤(pán)有不清楚的也經(jīng)常去問(wèn)產(chǎn)品知識。但每次例會(huì )，問(wèn)他們在忙些什么，需要他們匯報的時(shí)候，他們幾個(gè)都說(shuō)不出很詳細的內容。
我能理解，公司的管理者，都是在過(guò)程的同時(shí)，更要看結果。我想他們更多的是通過(guò)業(yè)績(jì)來(lái)判斷自己的員工是否是真正的忙。換位思考，如果我是領(lǐng)導，我也會(huì )不禁考慮，一個(gè)業(yè)務(wù)員如果一個(gè)月只有兩三萬(wàn)美金的銷(xiāo)售額，到底能有多忙呢？
之后老板讓我留意辦公室的業(yè)務(wù)員的工作狀態(tài)，并找他們談?wù)?，?到底有什么問(wèn)題。于是我觀(guān)察了一周，發(fā)現一些問(wèn)題：工作效率低下，工作無(wú)計劃性，把很多時(shí)間是浪費在許多根本不重要或者不必要的事情上。
我們早上是9點(diǎn)上班，但是我發(fā)現都10點(diǎn)半了，還有一些業(yè)務(wù)員在看著(zhù)騰訊新聞。不得不說(shuō)，騰訊的新聞彈窗新聞內容的確很豐富，羅列了很多熱點(diǎn)的各種類(lèi)型的新聞。而這些新聞，點(diǎn)了一個(gè)之后又會(huì )想點(diǎn)下一個(gè)。
可能他們覺(jué)得，早上剛來(lái)沒(méi)什么狀態(tài)，先看看新聞過(guò)渡一下。不過(guò)在職場(chǎng)中還是要注意，凡事要掌握個(gè)度。我一般都是隨便看看經(jīng)濟類(lèi)的，其他娛樂(lè )八卦很少看。
另外，我發(fā)現有些人是完美主義者，對于一些不重要的小事，也要力求完美。舉個(gè)例子，有個(gè)新業(yè)務(wù)員就為了郵件的簽名排版的好看來(lái)來(lái)回回糾結，修改了一上午。我實(shí)在搞不懂，有那個(gè)必要嗎？搞得像是在寫(xiě)一個(gè)復雜程序的代碼！
另外，很多業(yè)務(wù)員是在被動(dòng)的工作。客戶(hù)詢(xún)盤(pán)來(lái)了，就準備回復詢(xún)盤(pán)，回復客戶(hù)的郵件。一旦沒(méi)有客戶(hù)找的時(shí)候，就感覺(jué)沒(méi)事情做了。其實(shí)，事情很多，沒(méi)有計劃，就不知道從哪里下手。做了計劃之后，就不一樣了，每天都排得滿(mǎn)滿(mǎn)的，維護客戶(hù)、跟蹤客戶(hù)、寄樣品等，這樣，每天計劃完成，工作也會(huì )充實(shí)許多。
外貿業(yè)務(wù)員到底如何提高工作效率？
我們先總體說(shuō)說(shuō)時(shí)間分配，從一個(gè)外貿業(yè)務(wù)員早晨走進(jìn)辦公室開(kāi)始（泡茶，整理桌面略過(guò)）
一、先打開(kāi)網(wǎng)頁(yè)查看一下匯率情況，一般以中行或央行為參考。
作為一個(gè)外貿業(yè)務(wù)員，及時(shí)了解匯率的動(dòng)向是很必要的工作。
另外，我一般還要看看國內的原材料的價(jià)格走向。
一般頂多十分鐘可以完成。 (這些在外貿寶典都能看，點(diǎn)擊查看)
二、打開(kāi)郵件客戶(hù)端，再打開(kāi) 客戶(hù)跟蹤情況表（已附），
查看一下有哪些客戶(hù)是已經(jīng)是有一段時(shí)間沒(méi)有聯(lián)系的。（我一般是按照2-3個(gè)星期左右的時(shí)間）
給他們逐個(gè)發(fā)一些問(wèn)候的郵件，郵件的內容根據不同的對象選擇不同的內容。
這么做的好處在于：
1） 和未成交客戶(hù)保持聯(lián)系，讓他始終記得你。這點(diǎn)在客戶(hù)準備換供應商的時(shí)候尤為重要，他會(huì )第一時(shí)間想到你！
持續地聯(lián)系給未成交客戶(hù)一種感覺(jué)，你的服務(wù)很好并且有誠意跟他合作，那么當他的老供應商出問(wèn)題的時(shí)候，他會(huì )給你機會(huì )！
拿個(gè)找貨代的事情為例。以前我們公司有固定貨代的時(shí)候，我們一接到新的貨代的自我推薦的電話(huà)，都是隨便應付幾句，恨不得早點(diǎn)掛電話(huà)。后來(lái)，公司的貨代出現了問(wèn)題，決定更換貨代。正好過(guò)了兩天，接到一個(gè)打過(guò)好幾次電話(huà)的貨代的來(lái)電，于是很高興，約了時(shí)間談?wù)劇?后來(lái)貨代過(guò)來(lái)以后詢(xún)問(wèn)了一下價(jià)格和服務(wù)，之后很快就合作起來(lái)了。
郵件的內容以簡(jiǎn)潔、輕描淡寫(xiě)為主，千萬(wàn)別寫(xiě)太長(cháng)，沒(méi)時(shí)間看！有些業(yè)務(wù)員，寫(xiě)開(kāi)發(fā)信的時(shí)候已經(jīng)寫(xiě)了一堆介紹公司優(yōu)勢如何如何的內容，那么跟進(jìn)的時(shí)候根本不需要再寫(xiě)了！寫(xiě)多了客戶(hù)會(huì )反感。大家雖然膚色不同，但人的心理還是有共性的。
Dear XXX,
How are you ? I hope your everything is going well.
I wonder whether you have any pending orders or inquiry recently ?
If so, please contact me with no hesitate, we are sure any of your inquiry will get our prompt attention & reply. Thanks.
Best regards,
XXX
2）和已經(jīng)成交客戶(hù)增進(jìn)關(guān)系，展示服務(wù)！
客戶(hù)都喜歡有跟進(jìn)意識的服務(wù)人員。
設想一下，當你從商場(chǎng)里買(mǎi)了一個(gè)不知名品牌的電器，買(mǎi)回來(lái)用了一周后突然有個(gè)回訪(fǎng)電話(huà)，問(wèn)您使用中是否有任何問(wèn)題或者不便，您的任何建議都會(huì )對今后提升產(chǎn)品的品質(zhì)和服務(wù)起到至關(guān)重要的作用。你會(huì )不會(huì )感覺(jué)有種驚訝，或者說(shuō)驚喜？不管產(chǎn)品品牌如何，產(chǎn)品體驗如何，起碼服務(wù)應該說(shuō)是比較滿(mǎn)意的。對這個(gè)品牌或者制造商內心也會(huì )打一些分。
其實(shí)放到外貿中是一個(gè)道理，有些業(yè)務(wù)員認為出了貨，收了尾款這一單就結束了。其實(shí)，實(shí)際情況告訴我，每一次的售后跟進(jìn)都是客戶(hù)決定返單的一個(gè)機會(huì )。這對加強客戶(hù)對你的印象甚至信任，都會(huì )起到潛移默化的作用。這樣隨手就能發(fā)的郵件，為什么不做呢？
郵件的內容簡(jiǎn)潔點(diǎn)、輕描淡寫(xiě)~
Dear XXX,
Hope this email finds you well.
Have you received the goods ? How do you think ?
I hope you are satisfied with our quality. If any comments, please let me know. Thanks.
Best regards,
XXX
3） 提醒老客戶(hù)是否考慮新的訂單計劃
郵件內容可以同1），老客戶(hù)收到后一般會(huì )很快回復你的郵件，而且有些客戶(hù)會(huì )告知你具體什么時(shí)候會(huì )有新的訂單。
三、查看一下每日工作計劃表，看看昨天的工作有哪些沒(méi)有完成。
外貿業(yè)務(wù)是一項連續性的工作，比較辛苦，但貴在堅持。打個(gè)不恰當的比喻，就像農民種莊稼。松土、撒種、施肥、保溫、殺蟲(chóng)等等每個(gè)環(huán)節都需要去做，等待收獲收割的那一天。
對于昨天沒(méi)完成的工作，大致考慮好今天安排在哪個(gè)時(shí)間完成。然后開(kāi)始計劃今天的工作內容。有些人工作根本沒(méi)有計劃性，想到什么做什么。忙得不可開(kāi)交，客戶(hù)卻丟著(zhù)好幾個(gè)月沒(méi)有跟進(jìn)。
這里我想說(shuō)的是，我們做任何事情，其實(shí)都反映出我們的價(jià)值觀(guān)。打個(gè)比方，如果你的想法是迫切希望增加收入，那么我們計劃表中重要的事情就是考慮做一切能夠提高業(yè)績(jì)的事情。如果你的想法是保持生活安定，工作給不了你快樂(lè )，接單也沒(méi)有成就感，那么你工作的大部分內容我想是在維護老客戶(hù)。
人的一生有很多階段，每個(gè)階段的需求都不一樣。所以清楚地知道這個(gè)階段的你，最想要的是什么，這個(gè)很重要。
按照每天、每周、每月、每季度計劃好工作。
先列清單：
每天先把要做的事情用白紙列一下，然后添加到每日工作計劃表中。根據事情的性質(zhì)分為四類(lèi)：重要不緊急，重要且緊急，緊急不重要，既不緊急也不重要。優(yōu)先處理重要且緊急和重要不緊急兩類(lèi)。給工作分類(lèi)：
重要不緊急的事情有：開(kāi)發(fā)新客戶(hù)，跟進(jìn)未成交客戶(hù)，研究目標市場(chǎng)，學(xué)習更多的產(chǎn)品知識，汲取更多業(yè)務(wù)經(jīng)驗，和客戶(hù)建立信任，制定銷(xiāo)售計劃和工作目標，改進(jìn)與供應商的關(guān)系，鍛煉身體，好好吃一頓午飯，適當休息等（一切對你未來(lái)業(yè)績(jì)提升有直接關(guān)系的事務(wù)）
重要且緊急：跟客戶(hù)談判，催客戶(hù)尾款，給意向客戶(hù)報價(jià)，給客戶(hù)做PI，準備樣品（維持你現有的業(yè)績(jì)的事務(wù)），完成工作計劃。
緊急不重要：其他部門(mén)要求你配合的工作，領(lǐng)導交待的非業(yè)務(wù)性工作。很多事情看似很“緊急”，實(shí)際上拖一拖，甚至不辦，也無(wú)關(guān)大局。學(xué)會(huì )委托或分配這些事務(wù)交給助理、跟單甚至新業(yè)務(wù)員去做。
既不緊急也不重要：娛樂(lè )，上網(wǎng)，閑聊，消遣。
平時(shí)把主要時(shí)間和精力集中于前兩類(lèi)事務(wù)，這樣，工作時(shí)才是真正有效率。
一般來(lái)說(shuō)，每天固定花半個(gè)小時(shí)對一段時(shí)間未聯(lián)系的客戶(hù)say hello
每天花半個(gè)小時(shí)時(shí)間閱讀一下yahoo國際站的英文新聞，對實(shí)事多了解一些，并且當做鍛煉閱讀能力。當有客戶(hù)來(lái)拜訪(fǎng)時(shí)，在路上，至少你可以多了很多當下熱點(diǎn)的話(huà)題。
每天半小時(shí)至一小時(shí)用來(lái)回復老客戶(hù)的郵件，簡(jiǎn)潔表達清楚即可。
把更多的精力用來(lái)考慮和研究怎樣去跟進(jìn)和回復潛在客戶(hù)，力求建立起信任。
每天花半小時(shí)的時(shí)間來(lái)研究了解目標市場(chǎng)，對一個(gè)目標市場(chǎng)的了解起碼做到市場(chǎng)銷(xiāo)售價(jià)格、市場(chǎng)常見(jiàn)品牌、做這個(gè)品牌的供應商和其分銷(xiāo)商有哪些、銷(xiāo)售渠道有哪些、目標市場(chǎng)上行業(yè)內的標桿客戶(hù)、主要規格類(lèi)型、該國最大的幾個(gè)supermarket、該國最主要的一兩個(gè)B2B網(wǎng)站等等。
PS：著(zhù)名的80/20法則：
你每天做的工作內容，只有20%會(huì )和產(chǎn)生利潤有直接聯(lián)系；用20%的成本去維護老客戶(hù)，將會(huì )得到80%的收益；在看我這篇文章的，有20%的人會(huì )真正把這些內容去實(shí)踐，而不是和其他80%的人一樣，簡(jiǎn)單地COPY到WORD里面，然后無(wú)限期封藏。等等等等。。。
四、合理高效地運用工具開(kāi)發(fā)客戶(hù)及回復客戶(hù)郵件
完成每日計劃之后，應該在9點(diǎn)或9點(diǎn)半左右。
早上的這段時(shí)間，對大多數人來(lái)說(shuō)，都屬于效率不高的一段時(shí)間。這段時(shí)間內適合做一些機械的，閑雜的工作。因此我不得不說(shuō)，這段時(shí)間用來(lái)發(fā)開(kāi)發(fā)信，是再合適不過(guò)了。
?。ㄒ话銥榘胄r(shí)或一小時(shí)。結束時(shí)間控制在10點(diǎn)半之前。）
當然有些人認為，應該根據不同時(shí)區的客戶(hù)，選擇不同的時(shí)區去發(fā)開(kāi)發(fā)信。這樣確保開(kāi)發(fā)信能夠出現在客戶(hù)郵件列表的最上部。
我認為，這個(gè)考慮是OK的。但是我可以同樣用別的方法去吸引客戶(hù)的注意力來(lái)彌補。
比方說(shuō)：郵件標題的寫(xiě)法、設置郵件高優(yōu)先級標簽等等。。
郵件標題的寫(xiě)法，我會(huì )在今后談?wù)勅绾螌?xiě)郵件的帖子里具體說(shuō)明。
設置郵件高優(yōu)先級標簽，也就是客戶(hù)收到郵件后左邊會(huì )提示一個(gè)紅色的感嘆號。這個(gè)在FOXMAIL寫(xiě)郵件里面“選項”-“郵件優(yōu)先級”
1）外貿業(yè)務(wù)工具之一 郵件客戶(hù)端的使用
對于郵件客戶(hù)端，每個(gè)業(yè)務(wù)員都有自己的選擇，有些人用OUTLOOK EXPRESS順手，有些人用OFFICE的OUTLOOK順手，有些人用FOXMAIL順手，還有少數一部分人用網(wǎng)頁(yè)收發(fā)郵件。我個(gè)人的建議是，推薦大家用Foxmail。
Foxmail相比較其他兩個(gè)客戶(hù)端的好處是：你可以創(chuàng )建很多簽名，把很多不同版本的開(kāi)發(fā)信做成簽名，然后針對不同的客戶(hù)，發(fā)開(kāi)發(fā)信的時(shí)候選擇插入不同的簽名，會(huì )非常方便。比方說(shuō)我，我會(huì )建立好幾個(gè)開(kāi)發(fā)信版本，專(zhuān)門(mén)針對某一行業(yè)產(chǎn)品的，然后還能細化具體哪些產(chǎn)品，專(zhuān)門(mén)針對XX產(chǎn)品的，專(zhuān)門(mén)針對YY產(chǎn)品的等等。。
另外，用Outlook Express 搜索一個(gè)客戶(hù)的郵件需要在搜索欄那里輸入客戶(hù)郵箱或者名字才能搜索，而Foxmail 7 版本的這個(gè)直接在郵件上右擊鼠標，菜單里有個(gè)“查找來(lái)自XXX 的郵件”，就會(huì )立即列出這個(gè)客戶(hù)的所有郵件，還是很方便的。
另外，如果你平時(shí)工作時(shí)經(jīng)常反思和總結，或許會(huì )和我有過(guò)一樣的想法，是不是可以把很多回復客戶(hù)的郵件作成簽名，然后每次回復的時(shí)候，插入簽名，稍作修改，然后發(fā)送。這種方法是非常便捷并且節省時(shí)間的。
FOXMAIL 里面可以設置很多個(gè)郵件簽名。我說(shuō)的意思是可以根據不同的回復郵件的場(chǎng)景，把不同的郵件內容寫(xiě)進(jìn)去，作為郵件的簽名。
好比：需要回復不能及時(shí)交貨的時(shí)候，插入郵件簽名“不能及時(shí)交貨 - 原材料原因”（簽名里面是具體的先設定好的郵件內容。）
也許你也想過(guò)。可是同樣80/20法則，付出過(guò)行動(dòng)的人只有20%但卻因此節省了80%的時(shí)間。這里我只是拋磚引玉，大家悟性很高，應該會(huì )明白怎么做的。
?。≒S：我們公司前年加入了一個(gè)地區的外貿商會(huì )的交流會(huì )，大家都是做不同行業(yè)的產(chǎn)品，因此分享起來(lái)都毫無(wú)保留，不會(huì )對各自利益造成多少影響。我也介紹了這個(gè)辦法，并且演示了一下。在場(chǎng)的很多業(yè)務(wù)員都表示這個(gè)辦法很不錯！）
下面我簡(jiǎn)單展示一下一小部分內容，算是拋磚引玉。有心人可以自己動(dòng)手去做：
出差— 不方便及時(shí)查看郵件
Dear Mr/Ms,
I will be out of office for a business trip during Jun 15th - Jun 25th 2012.
With very limited access to email and voicemail, I cannot check or reply your email in time.
If you have urgent matter to discuss with me, please call me at +86-xxx xxxx xxxx.
021yin.com or +86-xxx-XXXXXXX.
021yin.com or +86-xxx-XXXXXXX.
Thank you and have a nice day!
出差 — 但會(huì )每天回賓館查看
放假 — 不方便及時(shí)查看郵件
收到詢(xún)價(jià)，由于XX原因，不能立即報價(jià)
出差，但方便及時(shí)查看郵件
放假，不方便及時(shí)查看郵件
收到詢(xún)價(jià)，由于XX原因，不能立即報價(jià)
收到詢(xún)價(jià)，會(huì )盡快報價(jià)
收到詢(xún)價(jià)，產(chǎn)品種類(lèi)少，郵件里報價(jià)
收到詢(xún)價(jià)，產(chǎn)品種類(lèi)多，附件中報價(jià)表
發(fā)送CATALOG
對某些詢(xún)價(jià)的內容不清楚，詢(xún)問(wèn)客戶(hù)
客戶(hù)還價(jià)太多
同意客戶(hù)的還價(jià)
婉拒客戶(hù)目標價(jià) – 新客戶(hù)
Thanks for your email.
We regret that it’s hard to meet your target price. It’s a quite low price and below our cost / make us have no margin profit.
Please note that the material cost rising about 5% per ton
The exchange rate float from 6.34 to 6.20 during last two months
We would like to work with you and we believe we can be good partners each other, but we really need a health start of cooperation and keep that long-term.
Hope to get your understanding and support.
同意客戶(hù)目標價(jià) - 新客戶(hù)
婉拒客戶(hù)目標價(jià) – 老客戶(hù)
客戶(hù)已確認價(jià)格，需要寄送樣品
找客戶(hù)要快遞賬號
解釋為什么找客戶(hù)要快遞賬號
客戶(hù)發(fā)來(lái)訂單 – 感謝客戶(hù)
和客戶(hù)確認包裝
訂單預付款收到，會(huì )立即安排生產(chǎn)
訂單預付款 — 仍未收到，要求客戶(hù)發(fā)付款水單
訂單預付款 — 到款，無(wú)法入賬，請求客戶(hù)銀行修改收款人信息
交貨期 — 延誤 ( 原因1. 工廠(chǎng)太忙 )
交貨期 — 延誤 ( 原因2. 工廠(chǎng)/原材料廠(chǎng)停電)
交貨期 — 延誤 ( 原因3. 原料太緊俏，不好訂 )
貨好 — 通知客戶(hù)，告知指定貨代，安排訂艙
訂單尾款 — 催客戶(hù)付尾款 — 船快到港
訂單尾款 — 催客戶(hù)付尾款 — 匯率原因
訂單尾款 — 收到，表達謝意
向老客戶(hù)推銷(xiāo)新產(chǎn)品
上面展示的小部分的目錄我想已經(jīng)夠了，希望大家明白我在說(shuō)什么（打字打多了也會(huì )累！）
另外，充分利用郵件的標簽設置功能，這個(gè)用得好也會(huì )提高工作效率。你可以先創(chuàng )建好多種標簽，比如：“新客戶(hù)詢(xún)價(jià)，速回” 然后報完價(jià)格后，標上另一個(gè)標簽“已報價(jià)，注意跟進(jìn)”。具體怎么操作我就不逐一羅列了，各位自行操作，本人欣賞動(dòng)手帝~！
?。ㄒ话慊貜涂蛻?hù)的郵件控制在一小時(shí)內。）
2）外貿業(yè)務(wù)工具之二 即時(shí)帖
大家很容易忽視這個(gè)小東西。因為你可能沒(méi)有注意到它對工作效率和計劃的完成能起到多大的作用。
每天把要做的任務(wù)寫(xiě)下來(lái)，1234...點(diǎn)，貼在顯示器下角或任何你可以看得要的地方。位置的順序根據重要性自己定。完成之后把它取下，貼在一個(gè)專(zhuān)門(mén)的軟抄的筆記本上。每完成一個(gè)，取下，貼到筆記本上。沒(méi)有完成的時(shí)候，你會(huì )看到顯示器下面飄著(zhù)好幾張黃色的小貼。象符紙一樣刺激你的視覺(jué)。
拜托，趕緊把事情做完吧。隨著(zhù)你筆記本上的即時(shí)貼越來(lái)越多，筆記本越來(lái)越厚，你會(huì )感覺(jué)到自信心的提升，工作效率的提高。最重要的是，如果你能堅持，你的拖拉，慢性子都會(huì )得到改變。是什么決定命運？ 性格和處事方式！
3）外貿業(yè)務(wù)工具之三 文件夾和筆記本
文件夾是建立客戶(hù)資料和訂單情況必不可少的。
文件夾我喜歡點(diǎn)選一下地址欄D：/上方的“文件夾”按鈕，使之保持左邊顯示樹(shù)狀結構，避免很多返回上級等操作。
另外我的E盤(pán)清空的很干凈，完全當做客戶(hù)資料盤(pán)。根據不同市場(chǎng)建立5個(gè)根文件夾：北美 南美 中東 歐洲 亞洲。然后在“北美”里面再建立一個(gè)公司名稱(chēng)的文件夾，如“AAA GROUP”，之后再根據訂單的年期分為2008，2009，2010，2011，2012。進(jìn)入2012后，逐個(gè)建立“包裝資料”、“客戶(hù)PO”、“形式發(fā)票”、“采購合同”、“大貨照片及驗貨情況”、“裝船通知”、“報關(guān)單據”和“結匯單據”。再建立兩個(gè)TXT文本，一個(gè)是“到款記錄”，一個(gè)是“快遞單號記錄”。這樣雖然前期工作量比較大，不過(guò)大家可以復制操作，并且用熟了之后一切都一目了然。
關(guān)于筆記本，沒(méi)有太多好說(shuō)的。一般就是寫(xiě)上客戶(hù)的需求信息和要點(diǎn)。
我的建議是多準備一個(gè)小筆記本，只用來(lái)寫(xiě)下客戶(hù)的詢(xún)問(wèn)，因為研究客戶(hù)的詢(xún)問(wèn)很重要，可以了解客戶(hù)的心理。而不是所有的筆記。
另外，有道云筆記很不錯很好用，推薦一下！！
4）外貿業(yè)務(wù)工具之三 方便快捷的報價(jià)利潤核算表
對于那些每天會(huì )受到N多個(gè)要求報價(jià)的業(yè)務(wù)員，如果每個(gè)報價(jià)單都一個(gè)個(gè)去做，精力再旺盛也吃不消。久而久之還會(huì )產(chǎn)生疲勞感，失去激情。
因此需要一個(gè)表格能高效、方便、快捷的報價(jià)利潤核算來(lái)幫助我們簡(jiǎn)化報價(jià)前的工作。
最好填上采購價(jià)、退稅率、匯率 等一些基本的數值，就能給出報價(jià)的參考意見(jiàn)的。
這里附上一個(gè)報價(jià)利潤核算表（我算退稅是外貿公司退稅計算方式，工廠(chǎng)的業(yè)務(wù)你們改改公式即可）
附件在此
現在，你只需填上采購價(jià)、退稅率、匯率、數量等，就會(huì )顯示出不同利潤率下的價(jià)格。價(jià)格都填寫(xiě)好后即可查看總體利潤。更方便的是，你可以不斷修改價(jià)格，調整不同的利潤率，最終得到一個(gè)合理的總利潤。你可以不斷修改數量，最終使得總體積正好是你目標立方數。
另外，貨物品種多拼一起走散貨或整柜的情況下，我們經(jīng)常要去掉或者加上一些數量的產(chǎn)品。到底哪個(gè)產(chǎn)品去掉或者加上好呢？
按照以往的經(jīng)驗，如果超過(guò)整柜的體積，就去掉一部分產(chǎn)量低的，手工做的慢的，難做的產(chǎn)品。如果數量不夠整柜體積，那么就增加一些產(chǎn)量高，交貨快的產(chǎn)品。
現在，你可以根據 利潤/立方 來(lái)考慮。即每立方利潤額。這個(gè)數值高的，說(shuō)明每多裝一個(gè)立方此產(chǎn)品，可以獲得較高利潤。
五、利用按鍵精靈全自動(dòng)更新或發(fā)布阿里巴巴產(chǎn)品信息
很多業(yè)務(wù)員因為阿里巴巴發(fā)布和更新產(chǎn)品的工作頭疼。有些公司的老板或者經(jīng)理甚至規定了硬性指標，一天要更新多少個(gè)產(chǎn)品。
在發(fā)完開(kāi)發(fā)信以及回復完客戶(hù)郵件之后，時(shí)鐘大約指向了11點(diǎn)半。這正是吃午飯的時(shí)間。
如果電腦可以在我們吃午飯的時(shí)間幫我們把阿里產(chǎn)品更新或發(fā)布完，這將會(huì )節省多少精力和時(shí)間？
這里介紹一個(gè)無(wú)比犀利的工具：按鍵精靈
按鍵精靈是一個(gè)模擬鼠標、鍵盤(pán)動(dòng)作的軟件。通過(guò)制作腳本，可以讓按鍵精靈代替雙手，自動(dòng)執行一系列鼠標鍵盤(pán)動(dòng)作。按鍵精靈簡(jiǎn)單易用，不需要任何編程知識就可以作出功能強大的腳本。要在電腦前用雙手可以完成的動(dòng)作，按鍵精靈都可以替代完成。
一般來(lái)說(shuō)，它有兩種主要功能：
1．網(wǎng)絡(luò )游戲中可作腳本實(shí)現自動(dòng)打怪，自動(dòng)補血，自動(dòng)說(shuō)話(huà)等
2．辦公族可用它自動(dòng)處理表格、文檔，自動(dòng)收發(fā)郵件等
目前來(lái)說(shuō)，90%的用戶(hù)還只是用在游戲上。其實(shí)這個(gè)軟件用在自動(dòng)化辦公上十分給力！
如果你了解VBA, 你應該明白我在說(shuō)什么。是的，這個(gè)軟件能建立任務(wù)腳本。
我簡(jiǎn)單介紹一下原理：用EXCEL文檔建立幾個(gè)表格，模擬成一個(gè)“EXCEL數據庫”。然后根據更新或者發(fā)布產(chǎn)品頁(yè)面的每一項需要填寫(xiě)或改動(dòng)的內容，在單元格中填入不同的內容。建立好模擬的EXCEL數據庫后。用按鍵精靈完整地記錄一次更新產(chǎn)品或者發(fā)布新產(chǎn)品的鼠標動(dòng)作。之后設置好循環(huán)完成類(lèi)似任務(wù)。
不夸張地說(shuō)，只要你的EXCEL表格中的值足夠的多（比如“產(chǎn)品關(guān)鍵詞”），那么基本上一個(gè)小時(shí)內電腦可以自動(dòng)更新或發(fā)布100個(gè)產(chǎn)品信息！想象一下，我們吃完午飯回來(lái)，電腦已經(jīng)自動(dòng)幫我們更新了100個(gè)阿里巴巴產(chǎn)品信息，這是多么令人愉悅的事情。
另外，不同的字段會(huì )有不同的組合方式，產(chǎn)品信息數量是乘法原則。可以想象，當你設置足夠多的產(chǎn)品關(guān)鍵詞和產(chǎn)品描述后，一個(gè)相同的產(chǎn)品會(huì )衍生出N多個(gè)產(chǎn)品頁(yè)面！
做這樣一個(gè)工作，前期主要是要不斷豐富你的“EXCEL表格數據庫”中的記錄。