步驟 1： 設置 Excel 數據文件
繼續進(jìn)行郵件合并向導之前，請確保您的 Excel 工作表和結構化為此目的。 請注意下列要求，為數據表：
第一行應包含字段名稱(chēng)的每一列是例如標題、 稱(chēng)呼、 名字、 中間名、 最后一個(gè)名稱(chēng)、 地址 1 和地址 2。
每個(gè)字段的名稱(chēng)應該是唯一的。
每一行應提供有關(guān)特定物料的信息。 例如，在郵件列表中每一行可能包括特定的收件人的信息。
在表應包含空白的行。
創(chuàng )建您的 Excel 數據文件，然后使用要用于您的信函，下面的示例數據文件中所示的該字段進(jìn)行排列。 Last Name First Name Title Address City Postal Code Country
Davolio Nancy Sales Representative 507 - 20th Ave. E. Apt. 2A Seattle 98122 USA
Fuller Andrew Vice President, Sales 908 W. Capital Way Tacoma 98401 USA
Leverling Janet Sales Representative 722 Moss Bay Blvd. Kirkland 98033 USA
Peacock Margaret Sales Representative 4110 Old Redmond Rd. Redmond 98052 USA
Buchanan Steven Sales Manager 14 Garrett Hill London SW1 8JR UK
Suyama Michael Sales Representative Coventry House Miner Rd. London EC2 7JR UK
King Robert Sales Representative Edgeham Hollow Winchester Way London RG1 9SP UK
Callahan Laura Inside Sales Coordinator 4726 - 11th Ave. N.E. Seattle 98105 USA
Dodsworth Anne Sales Representative 7 Houndstooth Rd. London WG2 7LT UK
創(chuàng )建 Excel 數據文件后，保存，并關(guān)閉該數據文件。
有關(guān)如何創(chuàng )建郵件合并地址列表的詳細信息，單擊下面的文章編號，以查看 Microsoft 知識庫中的文章：
021yin.com /kb/294688/ ) 如何設計和設置在 Word 2002 和更高版本的 Word 中的郵件合并地址列表
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步驟 2： 設置主文檔
在 Microsoft Office Word 2003 和早期版本的 Word 中，指向 信函與郵件 在 工具 菜單上，，然后單擊 郵件合并向導 。
在 Microsoft Office Word 2007，單擊在 郵件 選項卡上 開(kāi)始郵件合并 組中的 開(kāi)始郵件合并 ，然后單擊 Step by Step 由郵件合并向導 。
在 選擇文檔類(lèi)型 ，單擊 信函 。
活動(dòng)文檔將成為主文檔。 主文檔包含在文本和對于合并文檔的每個(gè)版本都相同的圖形。 是例如，返回的地址和稱(chēng)呼套用信函中的可為每個(gè)版本相同。
單擊 下一步: 正在啟動(dòng)文檔 。
請使用下列方法之一：
開(kāi)頭的文檔窗口中當前顯示的文檔。 為此，單擊 使用當前的文檔 。
您可以然后文檔窗口中鍵入字母或者等待向導會(huì )提示您為此，在后面的步驟。
從模板開(kāi)始。 要這樣做，請按下列步驟操作：
單擊 從模板開(kāi)始 。
單擊 選擇模板 。
在 郵件合并 選項卡上選擇要在 選擇模板 對話(huà)框中的模板，然后單擊 確定 。
從現有文檔開(kāi)始。 要這樣做，請按下列步驟操作：
單擊 從現有文檔開(kāi)始 。
從現有啟動(dòng) 中，選擇所需，文檔，然后單擊 打開(kāi) 。
如果看不在文檔請單擊 更多的文件 ，然后單擊 打開(kāi) 。 在 打開(kāi) 對話(huà)框找到所需，然后單擊 打開(kāi) 。
單擊 下一步： 選擇收件人 。
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步驟 3： 指定 Excel 數據源
在 選擇收件人 ，單擊 使用現有列表 。
單擊 瀏覽 。
在 選擇數據源 對話(huà)框定位，然后單擊您要使用的 Excel 工作表。
默認，Word 打開(kāi)在"我的數據源"文件夾。
單擊 打開(kāi) 。
如果在 Excel 工作表包含有關(guān)多個(gè)選項卡的信息，請選擇包含所需，信息選項卡，然后單擊 確定 。
數據源中的所有條目將都顯示在該 郵件合并收件人 對話(huà)框中。 此處，您可以在完善要包含在合并中的收件人列表。
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第 4 步: 選擇收件人
在 郵件合并收件人 對話(huà)框選中的收件人要包括。 為此，請使用下列方法之一：
使用復選框指定收件人。
此方法是非常有用，如果列表很短。 單擊以選中要包括的收件人旁邊的復選框，，然后單擊以清除要排除的收件人旁邊復選框。
請注意 如果您知道要包含在合并中的列表的大多數，請單擊 全選 ，然后單擊清除特定記錄。 同樣，如果您想要在列表中包含只有幾個(gè)記錄，單擊 全部清除 ，然后選擇所需的記錄。
排序列表中的項目。
此方法非常有用如果要按字母或數字順序查看項目。 單擊要作為排序依據的元素的該列標題。 是例如如果要按姓氏按字母順序顯示列表，則單擊在 姓氏 列標題。
篩選列表中的項目。