如何有效管理合同檔案？

一、合同檔案的收集

合同檔案收集難是一個(gè)普遍現象合同裝訂方式。這與合同的形成方式與一般公文有所區別有關(guān)。從辦理程序看,在一個(gè)法人單位,不同性質(zhì)和類(lèi)別的合同往往由不同職能部門(mén)擬定和承辦,甚至每份合同從起草、審核、審批簽署直至履行完畢都要經(jīng)歷諸多流轉環(huán)節;從合同成立看,合同送交所有責任方簽署完畢后方才成立,流程多周期長(cháng)。受內外因素的影響,合同容易出現“中途截流”和分散保管的現象,從而給檔案部門(mén)的收集工作帶來(lái)一定困擾,直接影響合同檔案管理質(zhì)量和開(kāi)發(fā)編研工作的開(kāi)展。

如何解決這一問(wèn)題呢? 關(guān)鍵在于抓住合同流轉的中心環(huán)節合同裝訂方式。按照《合同法》第32 條規定:“采用合同書(shū)形式訂立合同的,自雙方當事人簽字或者蓋章時(shí)合同成立。”而依目前國內慣例,合同簽訂成立基本以簽訂方蓋章為準(簽訂方皆為自然人除外) 。可見(jiàn),蓋章環(huán)節是合同檔案收集的關(guān)鍵。如果在合同用印環(huán)節即注意對合同進(jìn)行編號登記,作為追索合同文本的憑據,有助于提高合同收集歸檔率。

對一個(gè)全宗單位而言,較為科學(xué)有效的方式是實(shí)行統一格式的合同審批單合同裝訂方式。審批單記載合同內容、責任者、金額、經(jīng)辦部門(mén)等相關(guān)信息,由合同經(jīng)辦部門(mén)填寫(xiě),附合同文本一并辦理審批流轉(一式三聯(lián),格式如下) 。待合同簽署成立后,第一聯(lián)供檔案部門(mén)作為合同審批材料,與合同文本一并歸檔;第二聯(lián)存財務(wù)部門(mén),作為記賬憑證;第三聯(lián)可由合同部門(mén)作為專(zhuān)項資料保留。在合同用印階段,文書(shū)部門(mén)(或檔案部門(mén)) 直接在合同審批單編號,并留下第一聯(lián)備案存查,督促合同經(jīng)辦部門(mén)在合同正式簽署完畢后及時(shí)辦理移交歸檔手續。使用合同審批單既可以真實(shí)直觀(guān)地反映出每一份合同形成的全過(guò)程信息,又使得合同管理流程更加規范嚴謹。采用這一方式,并通過(guò)制定配套的合同管理和移交制度,則合同檔案的歸檔率得以有效保證,有助于從根本上解決合同檔案收集難的現象。

二、合同檔案管理模式

在國家機關(guān)和企業(yè)檔案分類(lèi)體系中,都未將合同檔案作為一個(gè)單獨的管理門(mén)類(lèi)合同裝訂方式。換言之,在立卷歸檔階段,合同一般依據其性質(zhì)、類(lèi)別和承辦機構等特征,被分別納入不同的檔案管理門(mén)類(lèi)。這自然有其一定的合理性和科學(xué)性。例如將采購合同、工程合同、融資借貸合同分門(mén)別類(lèi)進(jìn)行歸檔有助于保持設備檔案、基建檔案、會(huì )計檔案的成套性與系統性。但是,隨著(zhù)合同數量的激增、合同憑證的頻繁調用以及合同信息資源的深層次開(kāi)發(fā),傳統做法已無(wú)法很好

地滿(mǎn)足對合同進(jìn)行集中查詢(xún)、綜合統計以及編研開(kāi)發(fā)的需要,與當前的利用需求存在一定矛盾合同裝訂方式。

另外,在保管方式上,以往不少單位出于業(yè)務(wù)工作考慮,往往指定合同部門(mén)或財務(wù)部門(mén)負責管理本單位合同檔案,這也給合同檔案管理帶來(lái)一定風(fēng)險性合同裝訂方式。首先,合同管理人員(一般為兼職) 檔案專(zhuān)業(yè)知識有限,合同檔案管理水平參差不齊;其次,合同存放于業(yè)務(wù)部門(mén)不利于保管使用和到期鑒定銷(xiāo)毀;第三,一旦組織機構或工作人員發(fā)生調整變動(dòng),往往容易造成合同散失。因合同憑證丟失導致經(jīng)濟訴訟失利的案例并不鮮見(jiàn)。目前,隨著(zhù)社會(huì )信用體系的構建,不少地方開(kāi)始推行

“重合同,守信用”企業(yè)認證工作合同裝訂方式。收集、分析合同各階段執行情況,加強對風(fēng)險的控制能力,使動(dòng)態(tài)管理合同成為一種新的管理形式和需求。

鑒于合同檔案所具有的特殊屬性,筆者認為合同檔案的管理模式須分層次進(jìn)行合同裝訂方式。第一層次,實(shí)現合同安全統一管理。建議由檔案綜合管理部門(mén)對合同檔案文本實(shí)行集中管理,統一開(kāi)展保管利用、鑒定銷(xiāo)毀和編研開(kāi)發(fā)工作,避免檔案缺散流失。第二層次,開(kāi)展合同執行情況跟蹤管理。由合同部門(mén)(或財務(wù)部門(mén)) 負責及時(shí)記錄合同履行、變更、廢止等完備信息,并及時(shí)收集相關(guān)交易憑證(票據) 裝訂備查。在分類(lèi)歸檔方式上,理想做法是合同文本歸檔一式二份:一份用于檔案部門(mén)正常分類(lèi)歸檔,維護各類(lèi)檔案的系統完整;另一份提供合同部門(mén)(或財務(wù)部門(mén)) 建立合同執行信息記錄。為了便于統計查詢(xún)和開(kāi)發(fā)利用信息,后者可以采取靈活多樣的分類(lèi)和排列方式,實(shí)行動(dòng)態(tài)管理,列為專(zhuān)項業(yè)務(wù)資料保管。當然,機構規模較小的單位也可結合本單位機構設置情況,指定檔案部門(mén)行使上述“二合一”的合同管理職能。 三、合同檔案保管的劃分

對于合同保管期限,存在兩種極端的看法合同裝訂方式。一種片面夸大合同的重要性,將合同不分主次輕重一律列為永久保管;另一種則相反,認為合同都有履行期限,全部列為短期保管則可。事實(shí)上這兩種做法在認識上都存在誤區,不利于合同檔案的科學(xué)管理和有效利用。劃分合同保存期限時(shí),要聯(lián)系合同價(jià)值進(jìn)行綜合分析。

例如,對一般經(jīng)濟合同而言,合同標的、履行期限是重要參考指標;合同作為技術(shù)文檔時(shí),它所依附的設備儀器、土地不動(dòng)產(chǎn)等使用年限應作為考慮因素;有的合同具有深遠的社會(huì )影響(如反映重大經(jīng)濟和社會(huì )意義的合資合作協(xié)議等) ,可以考慮列入永久保管合同裝訂方式。近年來(lái),經(jīng)濟糾紛案件呈現上升之勢,因此合同爭議的訴訟時(shí)效也在參考之列。可見(jiàn),盡管鑒定合同價(jià)值并無(wú)具體標準可循,劃分保管期限也不宜一概而論,只要善于綜合各方面信息,運用經(jīng)濟的、法律的眼光和動(dòng)態(tài)觀(guān)點(diǎn)看問(wèn)題,就有助于合同檔案保管期限的劃分趨于準確合理。 四、對變更、撤銷(xiāo)和失效合同的管理

對變更、撤銷(xiāo)和失效合同的管理似乎是合同管理中的盲點(diǎn),容易被忽視合同裝訂方式。事實(shí)上,由于合同具有法律意義上的特殊憑證效用,對其變更與解除也應慎而處之。

《合同法》規定,當事人協(xié)商一致的,可以變更合同合同裝訂方式。法律、行政法規規定變更合同應當辦理批準(解除) 登記手續的,依照其規定。因此,對已簽訂或生效合同進(jìn)行變更、撤銷(xiāo)或解除時(shí),要參照法律規定辦理有關(guān)審批程序和登記手續,并在合同簽訂方共同見(jiàn)證下將合同文本全部回收,統一辦理變更或銷(xiāo)毀。必要時(shí)還需對履約執行情況作出相關(guān)書(shū)面說(shuō)明,雙方確認后備案存查。避免因疏于管理或隨意處置造成受控合同流失,而造成不必要的經(jīng)濟糾紛或損失。

五、合同檔案信息資源的開(kāi)發(fā)

長(cháng)期以來(lái),合同管理中存在的上述現象制約著(zhù)合同信息資源的深入開(kāi)發(fā)和有效利用合同裝訂方式。在編研方式上,除了采取傳統的分類(lèi)統計、數據匯總、比較分析等方式對合同檔案開(kāi)展一次、二次編研外,還要緊密結合社會(huì )利用需求,發(fā)掘其獨特的信息內容。應當注意到,伴隨世界經(jīng)濟一體化和中國加入WTO ,構建各個(gè)層次的信用管理體系已逐漸成為社會(huì )以及企業(yè)界的共識。

積極開(kāi)發(fā)合同檔案資源,找準切入點(diǎn),是檔案編研領(lǐng)域新的增長(cháng)點(diǎn)合同裝訂方式。合同管理作為信用體系管理的重要組成部分,應當與信用體系互動(dòng)互惠,從而發(fā)揮更大的現實(shí)意義。 首先,合同管理對信用檔案體系的形成和完善具有積極作用。建立社會(huì )信用體系的目的在于整頓和規范市場(chǎng)經(jīng)濟秩序,形成誠信為本,操守為重的良好風(fēng)尚。其功能實(shí)現方式之一就是對社會(huì )、企業(yè)、個(gè)人誠實(shí)守信或違法違約行為進(jìn)行懲惡揚善。對企業(yè)自身而言,通過(guò)收集本企業(yè)在工商、信貸、稅收、合同、社會(huì )公益等方面的成果(包括所獲得的資質(zhì)證書(shū)、憑證及相關(guān)資料等) ,構筑本企業(yè)信用體系架構,可以樹(shù)立和展示本企業(yè)良好的資信形象,提升信用等級。尤其是在合同管理方面,通過(guò)規范的合同管理,取得政府部門(mén)認證的“重合同守信用”企業(yè)稱(chēng)號,無(wú)疑對樹(shù)立、宣傳本企業(yè)的良好信用大有裨益。因此,完善的合同檔案管理有利于豐富社會(huì )和企業(yè)“信用管理體系”成果。

其次,在合同管理中引入信用管理機制,有利于提高科學(xué)管理水平,避免損失合同裝訂方式。例如,合同簽訂前,對簽約方資信(信用等級) 進(jìn)行信用調查和分析評估;合同執行中,對合同執行情況進(jìn)行跟蹤監督、分析評價(jià),及時(shí)發(fā)現風(fēng)險并采取應對措施;合同履行后,對合同執行情況進(jìn)行統計匯總,發(fā)掘有效信用信息,確定(修改) 客戶(hù)信用標準,建立動(dòng)態(tài)的客戶(hù)信用等級等。從而使企業(yè)具有一定的識別、評估和規避客戶(hù)信用風(fēng)險的能力。從這個(gè)意義上說(shuō),合同檔案也是企業(yè)建立“客戶(hù)信用管理體系”的重要信息流。可見(jiàn),合同檔案信息資源的開(kāi)發(fā)一旦與資信體系的建立相結合,兩者相得益彰,將會(huì )煥發(fā)出長(cháng)久的生命力。積極探索二者建立關(guān)聯(lián)的模式、方法和深度,并加以提煉開(kāi)發(fā),恰恰是合同檔案編研新的切入點(diǎn)。