Excel數據撥亂反正有方

許多時(shí)候，我們需要在Excel中處理的數據來(lái)自于網(wǎng)絡(luò )或別的數據管理系統。當我們從這些途徑導入數據到Excel表格之后，經(jīng)常會(huì )發(fā)現計算結果出錯。如何避免這種情況的發(fā)生？如何讓轉入的數據轉換為可以參與計算的數字格式呢？

*、準備在先 統一設定“常規”格式

以Excel 20**為例，選中要設置的單元格區域后，在“開(kāi)始”選項卡頁(yè)面中選擇“單元格”一組中的“格式”，在下拉菜單中選擇“設置單元格格式”一項（圖*）。在隨后彈出的格式設置窗口的“數字”選項卡下，單擊“分類(lèi)”下的“常規”，然后單擊“確定”（圖2）。

2、自動(dòng)糾錯 開(kāi)啟錯誤檢查按鈕

如果那些將數字顯示為文本的單元格中左上角有錯誤指示器，單擊包含錯誤指示器的單元格，接著(zhù)單擊單元格旁邊的錯誤按鈕，然后單擊“轉換為數字”即可。

以上方法是基于Excel中的后臺錯誤檢查功能已打開(kāi)的情況下進(jìn)行的。如果Excel中尚未打開(kāi)錯誤檢查功能，則需要先打開(kāi)這一功能，才能使用此方法來(lái)轉換數字格式。具體方法如下。

在“文件”菜單上單擊“選項”，打開(kāi)Excel選項設置窗口。點(diǎn)選左側“公式”一項，在右側“錯誤檢查”選項分組下，單擊選中“允許后臺錯誤檢查”復選框，同時(shí)可設置標識錯誤的顏色。然后選擇“錯誤檢查規則”一組下的所有復選框（如圖*），單擊“確定”。

*、人工糾錯 重新鍵入單元格值

對于個(gè)別出現錯誤的單元格，也可以用人工糾錯的方法來(lái)重新鍵入單元格的值。要在單元格中重新鍵入值，請按照下列步驟操作。

在“開(kāi)始”選項卡頁(yè)面中選擇“單元格”一組中的“格式”，在下拉菜單中選擇“設置單元格格式”一項。在“數字”選項卡中，根據情況選擇“數值”、“貨幣”、“會(huì )計專(zhuān)用”、“百分比”、“分數”、“科學(xué)計數”等數字格式（如圖*），然后重新鍵入數字即可。

*、直接編輯 提前設好編輯權限

我們也可以直接在出現問(wèn)題的單元格中進(jìn)行編輯。但需要提前在Excel編輯選項設置中打開(kāi)編輯權限設置。

在“文件”菜單上單擊“選項”。在“高級→編輯選項”一欄，確保選中了“允許直接在單元格內編輯”復選框，單擊“確定”（如圖*）。

之后，雙擊要設置格式的單元格，編輯后按Enter鍵即可。

* 、 刷新格式 巧用“選擇性粘貼”

數字格式出錯，主要原因就是在數據轉移過(guò)程中沿用了原先的格式。為了避免原有格式的干擾，我們可以借用“選擇性粘貼”，將數字的類(lèi)型克隆為“數值”類(lèi)。

先在Excel表的任一空單元格中鍵入數字*，選擇該單元格，然后單擊“開(kāi)始→剪貼板”組中的“復制”按鈕。

選擇要將其中的值轉換為數字的單元格區域，在“開(kāi)始→剪貼板→粘貼”菜單下，單擊“選擇性粘貼”（如圖*）。

在隨后彈出的“選擇性粘貼”窗口中，選擇“粘貼”組下的“數值”一項；在“運算”分組下，單擊選擇“乘”。然后單擊“確定”（如圖7）。

最后，刪除先前作為過(guò)渡性的、值為*的那個(gè)單元格。

小技巧：

某些數據管理系統在顯示負值時(shí)，將負號放在數值的右側。要將復制來(lái)的此類(lèi)文本字符串轉換為數值，必須從文本串中截取所有數字字符，并過(guò)濾掉最右側的負號，然后將結果乘以–*。例如，如果單元格A8中的值為*890-，則可以使用以下公式將文本轉換為值–*890：

=-**LEFT（A8，LEN（A8）-*）

來(lái)自 ：電腦愛(ài)好者

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