Word 2010技巧十二條助你一躍成高手(轉載)
在用Word 2010辦公過(guò)程中，講點(diǎn)技巧可以達到事半功倍的目的，下面我們就各大家分享Word 2010十二條技巧，讓你成為辦公高手。
一、運用"編輯--選擇性粘貼"功能，方便編輯復制文本資料
我們有時(shí)在有關(guān)軟件界面中復制有關(guān)選區后，在Word中采用"粘貼"，往往會(huì )將原有的格式復制過(guò)來(lái)。如在Excel中復制幾列幾行文字或數據后，在Word中"粘貼"，則會(huì )將表格格式復制過(guò)來(lái)，而不是純文本形式;在瀏覽網(wǎng)頁(yè)時(shí)選好區域復制后，在Word中采用"粘貼"，則會(huì )將網(wǎng)頁(yè)形式復制下來(lái)，使你無(wú)法進(jìn)行文字編輯。如果你采用"編輯"--"選擇性粘貼"--"無(wú)格式文本"，則一切問(wèn)題可以解決了，復制過(guò)來(lái)的是純文本格式，你可對復制過(guò)來(lái)的文本自主編輯了。
二、不切換輸方式,快速輸入數字中的小數點(diǎn)
審計人員在結束現場(chǎng)審計工作，編制審計報告時(shí)，需要輸入大量的審計數據，你如果是用安裝office時(shí)攜帶的五筆字型或拼音輸入法，會(huì )為輸入數字中的小數點(diǎn)而在中文與英文輸入法間不斷調整而煩惱(使用陳橋五筆不會(huì )出現這些問(wèn)題，它會(huì )輸入數據后接著(zhù)數據時(shí)自動(dòng)將數據間的句號修改為小數點(diǎn))。不過(guò)利用Word工具中的"自動(dòng)更正"可解決此問(wèn)題，讓你一勞永逸。方法：打開(kāi)"工具"--"自動(dòng)更正"--"自動(dòng)更正"，在"替換""替換為"中分別填上"。。"、"."(小數點(diǎn))，點(diǎn)擊"確定"，回到Word輸入界面，在輸入數據后輸入兩個(gè)"。"，再輸入數據，看看"."是不是變成了小數點(diǎn)"."。這一方法會(huì )讓你在輸入小數點(diǎn)是多輸入一個(gè)"。"，不過(guò)比每次輸入數據中需輸入小數點(diǎn)時(shí)需要在輸入方法間調整要方便多了。按此辦法進(jìn)行后，你在Excel中用同樣的輸入方法，就可以快速輸入數字中的小數點(diǎn)。此法可用于文字材料中的序號更正、如將"1、"改"⒈"，年份中"零"的更正、如將"二00"改為"二○○";公文年份中"括號"的更正、如將"(""["改為"〔"。
三、巧用版本信息，保存所有修改前后文件的原始面目
我們在編寫(xiě)審計報告等文字材料時(shí)，需要經(jīng)過(guò)主審、組長(cháng)等多次修改，Word中雖然為"修訂"提供了一些功能，卻不能保留每一次修改后的記錄，但為了保證電子文檔修改前后的真實(shí)性，審計人員有時(shí)需要在每修改后都保存一個(gè)文件并且還說(shuō)明是什么時(shí)間誰(shuí)修改的，其實(shí)這是一個(gè)很麻煩的事情。在Word中"版本"功能，對上述問(wèn)題迎刃而解，用一個(gè)Word文件保存所有修改信息、保留所有修改文件的原貌。建好了一個(gè)Word文件后，首先選擇一下"文件"--"版本"--"現在保存"，輸入文檔撰稿人、建檔時(shí)間以及其他需要說(shuō)明的事項，當審稿人修改時(shí)打開(kāi)文檔后先打開(kāi)"文件"--"版本"--"現在保存"，再輸入文檔修改審稿人、修改時(shí)間以及其他需要說(shuō)明的事項，然后進(jìn)行文件處理，最后保存文件，至此一個(gè)完整全面反映一個(gè)審計報告或其他文檔的修改、審定等全部電子文檔集中在一個(gè)電子文檔中，你可打開(kāi)查看所有修改稿的前后情況。
四、解決WINDOWS XP/2000環(huán)境下Word中仿宋、楷體_GB2312等三號字體顯示模糊的辦法
目前審計人員在使用筆記本電腦或液晶顯示屏時(shí)的操作系統多為WINDOWS XP/2000，在此環(huán)境下，打開(kāi)Word使用國家規范文書(shū)字體中仿宋、楷體_GB2312 三號字時(shí)，電腦顯示屏可能會(huì )出現文字有毛邊模糊的現像，很令人心煩。有時(shí)審計人員會(huì )認為是計算機固有的或者想調整也不知道從何入手，以致輸入時(shí)間一長(cháng)會(huì )頭昏眼花。其實(shí)解決辦法很簡(jiǎn)單，不管是在WINDOWS XP還是在WINDOWS2000中，你打開(kāi)桌面，右擊鼠標，出現菜單，選擇"屬性"--"外觀(guān)"--"效果"--將"平滑字體邊源"前的勾去掉，再點(diǎn)擊"應用"--"確定"，問(wèn)題就解決了，再看看效果是不是不一樣?
五、妙用"Ctrl Z"，取消自動(dòng)項目編號
在沒(méi)有改變Word缺省設置的情況下，輸入："一、基本情況"后再換行時(shí)，系統會(huì )自動(dòng)將其行為變成項目自動(dòng)編號形式，并在下一行添加了"二、"字樣。這時(shí)如果按BackSpace鍵，可以刪除第二行中的項目編號，并不能消除第一行中的項目編號形式，也就是說(shuō)第一行中的"一、"已經(jīng)變成項目編號了，不可選，在我們繼續輸入文字后，Word的"自動(dòng)項目編號"就會(huì )直接影響著(zhù)文檔的排版效果。如何去除?用"Ctrl Z"就可發(fā)揮作用了。我們在輸入"一、基本情況"敲回車(chē)后，順手按一下"Ctrl Z"，一切都OK了，第一行還是原來(lái)的樣子，一點(diǎn)也沒(méi)變。其原因是Word系統中有"自動(dòng)更正"的功能，可以按照一些約定將鍵入的內容自動(dòng)更正。比如我們輸入"1、計算機的實(shí)際應用"并敲回車(chē)后，系統自動(dòng)做了兩個(gè)動(dòng)作，一是換到下一行，二是自動(dòng)將這兩行變?yōu)樽詣?dòng)編號的形式。"Ctrl Z"的作用是撤消上一個(gè)操作，恢復到以前的某一步。我們按了一下"Ctrl Z"，剛好取消了第二個(gè)動(dòng)作，系統只做一個(gè)動(dòng)作，而沒(méi)有做自動(dòng)編號，所以在此以后的動(dòng)作中，系統不再使用自動(dòng)編號功能下的"自動(dòng)更正" (即"自動(dòng)更正"為自動(dòng)編號形式)，你可以按你的需要編制段落標題號了。六、用"表格--標題行重復"功能，實(shí)現在每一頁(yè)上都能打印行標題、且做到自動(dòng)滿(mǎn)頁(yè)顯示
在Word中文字編排時(shí)難以實(shí)現每一頁(yè)上都重復打印一個(gè)行標題，如果采用表格功能，設置不好，最后一頁(yè)是有多少行打多少行，也沒(méi)有標題，不能實(shí)現滿(mǎn)頁(yè)打印。如果你用一下Word中的"表格--標題行重復"，就可以實(shí)現這個(gè)功能。方法：先復制Excel表至Word中用"粘貼"功能，再選擇所需要設為標題行的部分，點(diǎn)擊"表格"--"重復標題行"就完成了。試一下，在標題行外的空格連續中輸入數據或文字，換行，至第二頁(yè)，是不是自動(dòng)滿(mǎn)頁(yè)顯示?此功能在處理進(jìn)行工程決算審計表中，你需要在Word表格中連續輸入需要每頁(yè)有文本標題顯示的、同時(shí)在次頁(yè)需要滿(mǎn)頁(yè)顯時(shí)就起作用了。
七、巧用"替換"功能，刪除Word文檔多余的空行
有時(shí)候需要刪除Word文檔中有許多空行(如從網(wǎng)站查找到復制過(guò)來(lái)的純文本形式的法規文件)，一行一行的刪除費時(shí)費力，這時(shí)我們可用"替換"功能來(lái)輕松解決(在WPS中刪除空是很方便的)，方法如下。
打開(kāi)"編輯--替換"，把光標定位在"查找內容"輸入框中，單擊"高級"按鈕，選擇"特殊字符"中的"段落標記(P)"兩次，在輸入框中會(huì )顯示"^P^P"，然后在"替換為"輸入框中用上面的方法插入一個(gè)"段落標記(P)"(一個(gè)"^P")，再按下"全部替換"按鈕。這樣多余的空行就會(huì )被刪除，如果發(fā)現還有一些去不掉，可再重復一下就可以了，如果是在處理復制網(wǎng)頁(yè)文章時(shí)還會(huì )出現段落標記后有一些空格，那你就試一下在查找中的"^P"加個(gè)空格，再加上"^P"，替換為"^P"，那么從網(wǎng)上下載一些文字材料出現的空行太多使得行數居高不下問(wèn)題就自然解決了。
此時(shí)如果上面的方法去不了空行，那你需要細心看一下?lián)Q行段落標記，是自動(dòng)換行(頁(yè)面行末顯示的符號是"?")，還是手動(dòng)換行(頁(yè)面行末顯示的符號是"↓")，前面去空行的是自動(dòng)換行符。對文件中手動(dòng)換行符("Shift 回車(chē)")形成的空行，在替換時(shí)需要選擇"特殊字符"中的"人工換行(L)"兩次，即用"^l^l"替換成"^l"，空行便可去除?？傊锰鎿Q的方法來(lái)刪除空行時(shí)，要靈活對待查找的內容，不然可換不了啊。
八、利用"插入-對齊方式-頁(yè)碼-內側"功能，讓文稿正反的頁(yè)碼能在正確位置打印
在打印審計報告或其他文件需要正反打印時(shí)，我們會(huì )先將⒈⒊⒌⒎⒐頁(yè)碼先編在右側，先打這幾頁(yè)，然后再對反面的⒉⒋⒍⒏⒑頁(yè)的頁(yè)編排在左側，再進(jìn)行打印，這樣打印后頁(yè)碼就自然對映，如果搞錯了，那就要浪費紙張了。不過(guò)你采用"插入-對齊方式-頁(yè)碼-內側"功能后，只要在打印界面上先打⒈⒊⒌⒎⒐頁(yè)，然后將紙反過(guò)來(lái)再打⒉⒋⒍⒏⒑頁(yè)，這樣處理后頁(yè)碼自然對齊了。
九、解決文字輸入中的首行縮進(jìn)兩個(gè)字符問(wèn)題
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十、利用圖片處理工具，巧妙處理數碼相機的取證材料
我們現在普遍使用數碼相機進(jìn)行原始材料的取證，其取證的隱蔽性較好，在審計中發(fā)現的問(wèn)題未最后確定時(shí)，往往不為被審計單位察覺(jué)(過(guò)去發(fā)現問(wèn)題時(shí)對原始資料折疊復印容易被發(fā)現)，但其后續圖片處理不太方便，用Acdsee還是用Photoshp,是需要花一定時(shí)間學(xué)習的。其實(shí)Office2000中就有很實(shí)用的圖片處理軟件Microsoft Photo Editor，結合Word，你便能很方便處理數碼圖片資料了。方法：第一步安裝圖片軟件，對Office2000進(jìn)行安全安裝，即在進(jìn)入按裝程序--"添加或刪除功能"--在"Microsoft Office"下拉菜單中選擇"從本機運行全部程序"--"開(kāi)始更新"，這以后你機器上就安裝了Microsoft Photo Editor;第二步打開(kāi)全部圖片，然后一張一張的"裁切"--"復制"--打開(kāi)Word文檔--"粘貼"，第三步在Word中從"工具"中打開(kāi)"圖片"格式，對每張圖片的大小、對比度、黑白等調整一下，盡量將一張憑證的所有附件整合在一頁(yè)或幾頁(yè)上，然后對需作為審計證據的圖片一次性打印出來(lái)，這一方面節約了紙張，另一方面也形成了審計證據的電子文檔。
十一、給Word文件配備Excel文件，便于審計文件資料查找與匯集
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我們在用Word編輯文件時(shí)，需要用Excel文件編一些表格資料，如果將編寫(xiě)審計報告或其他報告所需要的審計調整調查表等Excel表格文件整合到一個(gè)Word中，這樣做有利于文件表格資料查找、修改、整理，不必在打印好Word后再到Excel中去查找所打印文件對應的Excel文件了。方法：光標移至己打開(kāi)的Word文件的最后，打開(kāi)"插入"--"對象"--"由文件創(chuàng )建"，在"文件名"右側"瀏覽"選擇你需要插入的文件，然后在"顯示為圖標"上打勾就行了。這時(shí)文檔中出現了一個(gè)圖標，雙擊即打開(kāi)了該Excel文件，注意此文件己成為Word文件的附件，保存了Word文件即保存了Excel文件。同理在Excel中也可加載上一些Word文件?？紤]打印Word文件時(shí)會(huì )將Excel文件圖標打印出來(lái)，此時(shí)可先刪除這個(gè)圖標，進(jìn)行Word文件的打印，然后用"Ctrl Z"，撤銷(xiāo)剛才動(dòng)作，即可恢復Excel文件圖標。
十二、利用郵件合并功能，實(shí)現批量處理含有數據的文本資料
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