[企業(yè)管理]公文寫(xiě)作講義（四）

公文寫(xiě)作講義（四）

　　 文/煙雨梧桐

　　四、公文格式

　　中華人民共和國國家標準國家行政機關(guān)公文格式

　?。ū緲藴式?jīng)國家質(zhì)量技術(shù)監督局1999－12－27批準發(fā)布，國務(wù)院2000年4月27日頒布，2001年1月1日起實(shí)施）

　　1 范圍

　　　　本標準規定了國家行政機關(guān)公文通用的紙張要求、印制要求、公文中各要素排列順序和標識規則。

　　　　本標準適用于國家各級行政機關(guān)制發(fā)的公文。其他機關(guān)公文可參照執行。

　　　　使用少數民族文字印制的公文，其格式可參照本標準按有關(guān)規定執行。

　　2 引用標準

　　　　下列標準所包含的條文，通過(guò)在本標準中引用而構成為本標準的條文。本標準出版時(shí)，所示版本均為有效。所有標準都會(huì )被修訂，使用本標準的各方應探討使用下列標準最新版本的可能性。

　　　　GB／T148--1997 印刷、書(shū)寫(xiě)和繪圖紙幅面尺寸

　　3 定義

　　　　本標準采用下列定義

　　　　3.1 字word

　　　　標識公文中橫向距離的長(cháng)度單位。一個(gè)字指一個(gè)漢字所占空間。

　　　　3.2 行 line

　　　　標識公文中縱向距離的長(cháng)度單位。本標準以3號字高度加3號字高度7／8倍的距離為一基準行；公文標題以2號字高度加2號字高度7／8倍的距離為一基準行。

　　4 公文用紙主要技術(shù)指標

　　　　公文用紙一般使用紙張定量為60g／m～80g／m的膠版印刷紙或復印紙。紙張白度為85％—90％，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85％，pH值為7.5—9.5.

　　5 公文用紙幅面及版面尺寸

　　　　5.1 公文用紙幅面尺寸

　　公文用紙采用GB／T148中規定的A4型紙，其成品幅面尺寸

　　210mm×297mm，尺寸的允許偏差見(jiàn)CB／T148.

　　　　5.2 公文頁(yè)邊與版心尺寸

　　　　公文用紙天頭（上白邊）為：37mm±1mm

　　　　公文用紙訂口（左白邊）為：28mm±1mm

　　　　版心尺寸為：156 mmx225mm（不含頁(yè)碼）

　　6 公文中圖文的顏色

　　　　未作特殊說(shuō)明公文中圖文的顏色均為黑色。

　　7 排版規格與印制裝訂要求

　　　　7.1 排版規格

　　　　正文用3號仿宋體字，文中如有小標題可用3號小標宋體字或黑體字，一般每面22行，每行排28個(gè)字。

　　　　7.2 制版要求

　　　　版面干凈無(wú)底灰，字跡清楚無(wú)斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過(guò)1mm.

　　　　7.3 印刷要求

　　　　雙面印刷；頁(yè)碼套正，兩面誤差不得超過(guò)2mm.黑色油墨應達到色譜所標BLl00％，紅色油墨達到色譜所標Y80％，M80％。印品著(zhù)墨實(shí)、均勻；字面不花、不白、無(wú)斷劃。

　　　　7.4 裝訂要求

　　　　公文應左側裝訂，不掉頁(yè)。包本公文的封面與書(shū)芯不脫落，后背平整、不空。兩頁(yè)頁(yè)碼之間誤差不超過(guò)4mm.騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書(shū)芯上下各1／4處，允許誤差±4mm.平訂釘鋸與書(shū)脊間的距離為3mm—5mm；無(wú)壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；后背不可散頁(yè)明訂。裁切成品尺寸誤差±1mm，四角成90°，無(wú)毛茬或缺損。

　　8 公文中各要素標識規則

　　　　本標準將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁(yè)紅色反線(xiàn)（寬度同版心，即156mm）以上的各要素統稱(chēng)眉首；置于紅色反線(xiàn)（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統稱(chēng)主體；置于主題詞以下的各要素統稱(chēng)版記。

　　　　8.1 眉首

　　　　8.1.1 公文份數序號

　　　　公文份數序號是將同一文稿印制若干份時(shí)每份公文的順序編號。如需標識公文份數序號，用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第1行。

　　　　8.1.2 秘密等級和保密期限

　　　　如需標識秘密等級，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時(shí)標識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用“★” 隔開(kāi)。

　　　　8.1.3 緊急程度

　　　　如需標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空l(shuí)字；如需同時(shí)標識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。

　　　　8.1.4 發(fā)文機關(guān)標識

　　　　由發(fā)文機關(guān)全稱(chēng)或規范化簡(jiǎn)稱(chēng)后加“文件”組成；對一些特定的公文可只標識發(fā)文機關(guān)全稱(chēng)或規范化簡(jiǎn)稱(chēng)。發(fā)文機關(guān)標識上邊緣至版心上邊緣為25mm.對于上報的公文，發(fā)文機關(guān)標識上邊緣至版心上邊緣為80mm.如需標識秘密等級和保密期限以及緊急程度，見(jiàn)圖3.

　　　　發(fā)文機關(guān)標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識。字號由發(fā)文機關(guān)以醒目美觀(guān)為原則酌定，但一般應小于22mmxl5mm（高x寬）。

　　　　聯(lián)合行文時(shí)應使主辦機關(guān)名稱(chēng)在前，“文件”二字置于發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)右側，上下居中排布；如聯(lián)合行文機關(guān)過(guò)多，必須保證公文首頁(yè)顯示正文。

　　　　8.1.5 發(fā)文字號

　　　　發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號組成。發(fā)文機關(guān)標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱(chēng)，用六角括號“〔 〕”括入；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。

　　　　發(fā)文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線(xiàn)。

　　　　8.1.6 簽發(fā)人

　　　　上報的公文需標識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發(fā)人姓名。

　　　　如有多個(gè)簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關(guān)順序依次順排，下移紅色反線(xiàn)，應使發(fā)文字號與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線(xiàn)與之的距離為4mm.

　　　　8.2 主體

　　　　8.2.1 公文標題

　　　　紅色反線(xiàn)下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對稱(chēng)，間距恰當。

　　　　8.2.2 主送機關(guān)

　　　　標題下空l(shuí)行，左側頂格用3號仿宋字標識，回行時(shí)仍頂格；最后一個(gè)主送機關(guān)名稱(chēng)后標全角冒號。如主送機關(guān)名稱(chēng)過(guò)多而使公文首頁(yè)不能顯示正文時(shí)，應將主送機關(guān)名稱(chēng)移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。

　　　　8.2.3 公文正文

　　　　主送機關(guān)名稱(chēng)下1行，每自然段左空2字，回行頂格。數字、年份不能回行。

　　　　8.2.4 附件

　　　　公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱(chēng)。附件如有序號使用阿拉伯數碼（如“附件：1.x x x x x”）；附件名稱(chēng)后不加標點(diǎn)符號。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時(shí)標識序號；附件的序號和名稱(chēng)前后標識應一致。如附件與公文不能一起裝訂，應在附件左上角第1行頂格標識公文的發(fā)文字號并在其后標識附件（或帶序號）。

　　　　8.2.5 成文日期

　　　　用漢字將年、月、日標全：“零”寫(xiě)為“○”；成文日期的標識位置見(jiàn)8.2.6.

　　　　8.2.6 公文生效標識

　　　　8.2.6.1 單一發(fā)文印章

　　　　單一機關(guān)制發(fā)的公文落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)，只標識成文日期。成文日期右空4字；加蓋印章應上距正文1行之內，端正、居中下壓成文日期，印章用紅色。

　　　　當印章下弧無(wú)文字時(shí)，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；

　　　　當印章下弧有文字時(shí)，采用中套方式，即印章中心線(xiàn)壓在成文日期上。

　　　　8.2.6.2 聯(lián)合行文印章

　　　　當聯(lián)合行文需加蓋兩個(gè)印章時(shí)，應將成文日期拉開(kāi)，左右各空7字；主辦機關(guān)印章在前；兩個(gè)印章均壓成文日期，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切，相距不超過(guò)3mm.

　　　　當聯(lián)合行文需加蓋3個(gè)以上印章時(shí)，為防止出現空白印章，應將各發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)（可用簡(jiǎn)稱(chēng)）按加蓋印章順序排列在相應位置，并使印章加蓋或套印在其上。主辦機關(guān)印章在前，每排最多排3個(gè)印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個(gè)或兩個(gè)印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標識成文日期。

　　　　8.2.6.3 特殊情況說(shuō)明

　　　　當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r(shí)，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得（再）采取標識“此頁(yè)無(wú)正文”的方法解決。

　　　　8.2.7 附注

　　　　公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標識在成文日期下1行。

　　　　8.3 版記

　　　　8.3.1 主題詞

　　　　“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號；詞目用3號小標宋體字；詞目之間空1字。

　　　　8.3.2 抄送機關(guān)

　　　　公文如有抄送機關(guān)，在主題詞下l行；左右各空1字，用3號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號；抄送機關(guān)間用逗號隔開(kāi)，回行時(shí)與冒號后的抄送機關(guān)對齊；在最后一個(gè)抄送機關(guān)后標句號。如主送機關(guān)移至主題詞之下，標識方法同抄送機關(guān)。

　　　　8.3.3 印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期

　　　　位于抄送機關(guān)之下（無(wú)抄送機關(guān)在主題詞之下）占1行位置；用3號仿宋體字。印發(fā)機關(guān)左空1字，印發(fā)日期右空1字。印發(fā)日期以公文付印的日期為準，用阿拉伯數碼標識。

　　　　8.3.4 版記中的反線(xiàn)

　　　　版記中各要求之下均加一條反線(xiàn)，寬度同版心。

　　　　8.3.5 版記的位置

　　　　版記應置于公文最后一面，版記的最后一個(gè)要素置于最后一行。

　　9 頁(yè)碼

　　　　用4號半角白體阿拉伯數碼標識，置于版心下邊緣之下1行，數碼左右各放一條4號一字線(xiàn)，一字線(xiàn)距版心下邊緣7mm.單頁(yè)碼居右空1字，雙頁(yè)碼居左空1字?？瞻醉?yè)和空白頁(yè)以后的頁(yè)碼不標識頁(yè)碼。

　　10 公文中表格

　　　　公文如需附表，對橫排A4紙型表格，應將頁(yè)碼放在橫表的左側，單頁(yè)碼置于表的左下角，雙頁(yè)碼置于表的左上角，單頁(yè)碼表頭在訂口一邊，雙頁(yè)碼表頭在切口一邊。

　　　　公文如需附A3紙型表格，且當最后一頁(yè)為A3紙型表格時(shí)，封三、封四（可放分送、不放頁(yè)碼）應為空白，將A3紙型表格貼在封三前，不應貼在文件最后一頁(yè)（封四）上。

　　11 公文的特定格式

　　　　11.1 信函式格式

　　　　發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)上邊緣距上頁(yè)邊的距離為30mm，推薦用小標宋體字，字號由發(fā)文機關(guān)酌定；發(fā)文機關(guān)全稱(chēng)下4mm處為一條武文線(xiàn)（上粗下細），距下頁(yè)邊20mm處為一條文武線(xiàn)（上細下粗），兩條線(xiàn)長(cháng)均為170mm.每行居中排28個(gè)字。首頁(yè)不顯示頁(yè)碼。發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)及雙線(xiàn)均印紅色。發(fā)文字號置于武文線(xiàn)下l行版心右邊緣頂格標識。發(fā)文字號下空1行標識公文標題。如需標識秘密等級或緊急程度，可置于武文線(xiàn)下1行版心左邊緣頂格標識。兩線(xiàn)之間其他要素的標識方法從本標準相應要素說(shuō)明。

　　　　11.2 命令格式

　　　　命令標識由發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)加“命令”或“令”組成，用紅色小標宋體字，字號由發(fā)文機關(guān)酌定。命令標識上邊緣距版心上邊緣20mm，下邊緣空2行居中標識令號；令號下空2行標識正文；正文下1行右空4字標識簽發(fā)人簽名章，簽名章左空2字標識簽發(fā)人職務(wù)；聯(lián)合發(fā)布的命令或令的簽發(fā)人職務(wù)應標識全稱(chēng)。在簽發(fā)人簽名章下空1行右空2字標識成文日期。其他要素從本標準相關(guān)要素說(shuō)明。

　　　　11. 3 會(huì )議紀要格式

　　　　會(huì )議紀要標識由“x x x x x會(huì )議紀要”組成。其標識位置同8.1.4，用紅色小標宋體字，字號由發(fā)文機關(guān)酌定。會(huì )議紀要不加蓋印章。其他要素從本標準相關(guān)要素說(shuō)明。

　　12 式樣

　　A4型公文用紙頁(yè)邊及版心尺寸見(jiàn)圖1；公文首頁(yè)版式見(jiàn)圖2；上報公文首頁(yè)版式見(jiàn)圖3：公文末頁(yè)版式見(jiàn)圖4；聯(lián)合行文公文末頁(yè)版式1見(jiàn)圖5；聯(lián)合行文公文末頁(yè)版式2見(jiàn)圖6.

　　13　公文中表格

　　公文如需附表，對橫排A4紙型表格，應將頁(yè)碼放在橫表的左側，單頁(yè)碼置于表的左下角，雙頁(yè)碼置于表的左上角，單頁(yè)碼表頭在訂口一邊，雙頁(yè)碼表頭在切口一邊。公文如需附A3紙型表格，且當最后一頁(yè)為A3紙型表格時(shí)，封三、封四（可放分送，不放頁(yè)碼）就為空白，將A3紙型表格貼在封三前，不應貼在文件最后一頁(yè)（封四）上。

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　?。ㄕ堦P(guān)注下篇《公文的應用》，待續）