外貿業(yè)務(wù)員職責(轉載)

　　外貿業(yè)務(wù)員工作職責

　　一．外貿業(yè)務(wù)工作流程：

　　1. 整理報價(jià)：

　　針對不同客戶(hù)詢(xún)盤(pán)，提供相關(guān)報價(jià)資料。其中，對于出口產(chǎn)品的報價(jià)主要包括：產(chǎn)品的質(zhì)量等級、產(chǎn)品的規格型號、產(chǎn)品是否有特殊包裝要求、所購產(chǎn)品量的多少、交貨期的要求、產(chǎn)品的運輸方式、產(chǎn)品的材質(zhì)等內容。所有正式報價(jià)單需打印出來(lái)，并由經(jīng)理簽字存檔。

　　2. 處理樣品：

　　制作詳細樣品單，向工廠(chǎng)索取樣品，以免工廠(chǎng)錯誤打樣。收到樣品之后，應核對樣品尺寸，質(zhì)量和照片，確保寄出的樣品同報價(jià)吻合，可以按照其生產(chǎn)。另，針對有的工廠(chǎng)的樣品費用問(wèn)題同工廠(chǎng)和客戶(hù)協(xié)商。并針對寄樣費用，同客戶(hù)協(xié)商，協(xié)商不了的情況下，匯報上級，達成解決之道。寄樣需記錄相關(guān)寄件信息，以便及時(shí)追蹤和后查。

　　*. 訂貨（簽約）：

　　貿易雙方就報價(jià)達成意向后，買(mǎi)方企業(yè)正式訂貨并就一些相關(guān)事項與賣(mài)方企業(yè)進(jìn)行協(xié)商，雙方協(xié)商認可后，需要簽訂《購貨合同》。在簽訂《購貨合同》過(guò)程中，主要對商品名稱(chēng)、規格型號、數量、價(jià)格、包裝、產(chǎn)地、裝運期、付款條件、結算方式、索賠、仲裁等內容進(jìn)行商談，并將商談后達成的協(xié)議寫(xiě)入《購貨合同》。合同需由業(yè)務(wù)和經(jīng)理審批，填入“出口合同審核表（訂單跟蹤表）”，盡可能將各種預計費用都列明。通常情況下，簽訂購貨合同一式兩份由雙方蓋本公司公章生效，雙方各保存一份。

　　4. 收取訂金或信用證：

　　4.1：如果是L/C付款的客戶(hù)，通常是在交貨期前1個(gè)月確認L/C已經(jīng)收到，收到L/C后應業(yè)務(wù)員和單證員分別審查信用證，檢查是否存在錯誤，交貨期能否保障，及其它可能的問(wèn)題，如有問(wèn)題應立即請客人改證。

　　4.2：如果是T/T付款的客戶(hù)，要確認定金已經(jīng)到賬。

　　*. 下國內生產(chǎn)定單：

　　在收到信用證或預付款的前提下，開(kāi)始進(jìn)行備貨。根據訂單制定生產(chǎn)計劃單，經(jīng)過(guò)審批后，下達到生產(chǎn)部進(jìn)行生產(chǎn)。如需要，應同時(shí)下條碼貼紙的生產(chǎn)單給工廠(chǎng)，此類(lèi)印刷品應要求工廠(chǎng)提供倍品，并確保掃讀OK，以免影響出貨。

　　6. 追蹤和驗貨：

　　在備貨過(guò)程中，生產(chǎn)部同步進(jìn)行生產(chǎn)進(jìn)度匯報，對生產(chǎn)完的產(chǎn)品進(jìn)行入庫登記，以便業(yè)務(wù)人員掌握整個(gè)訂單的生產(chǎn)進(jìn)度。一般在交貨期前一周，通知公司驗貨員驗貨。如客戶(hù)指定人員檢驗。一般要在交貨期兩周前與驗貨人聯(lián)系，預約驗貨時(shí)間，確保在交貨期前安排好時(shí)間。確定后將驗貨時(shí)間通知工廠(chǎng)。

　　注：每次新產(chǎn)品出貨，需有大貨樣品留底。

　　*. 租船訂艙：

　　*.1．在備貨的同時(shí)，如果本票業(yè)務(wù)不為客戶(hù)指定貨代，則向貨運代理公司詢(xún)

　　價(jià)，確定本次出運的貨代公司。

　　*.2、在貨物全部生產(chǎn)、包裝完畢后，生產(chǎn)部制作裝箱單，業(yè)務(wù)人員根據報來(lái)的裝箱單，結合合同及信用證貨物明細描述，開(kāi)列出倉通知單。通常在開(kāi)船一周前可拿到定倉紙。

　　*.*、單證儲運部門(mén)根據出倉通知單、工廠(chǎng)制的裝箱單、信用證統一繕制全套的出運單據。出運單據包括出口貨物明細單、出口貨物報關(guān)單、商業(yè)發(fā)票、裝箱單。

　　*.4、單證儲運部門(mén)先將出口貨物明細單傳真給貨代公司進(jìn)行配船訂艙，確認配船和費用后，準備全套報關(guān)單據（出口貨物明細單、報關(guān)委托書(shū)、出口貨物報關(guān)單、商業(yè)發(fā)票、裝箱單、出口收匯核銷(xiāo)單等）寄到貨代公司用于報關(guān)、出運；

　　*.*、在貨代公司確認配船和費用后，收到貨代公司送貨通知單（要求在指定日期前將貨物運至指定倉庫）。

　　8. 報檢：

　　國家法定商檢產(chǎn)品需拿到商檢證書(shū)。一般應在發(fā)貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。貨物經(jīng)檢驗合格，附報檢委托書(shū)、外銷(xiāo)合同、信用證復印件、商業(yè)發(fā)票、裝箱單、紙箱證等單據取得商檢局出具換證憑單，寄到貨代公司用于報關(guān)。

　　*. 申領(lǐng)核銷(xiāo)單：

　　單證人員憑出口貨物明細單在本公司申領(lǐng)核銷(xiāo)單。

　　10. 出口報關(guān)：

　　在拖柜同時(shí)將報關(guān)所需資料交給合作報關(guān)行，委托出口報關(guān)及做商檢通關(guān)換單。通常要給報關(guān)留出兩天時(shí)間（船截關(guān)前）。

　　10.1單證部門(mén)拿到核銷(xiāo)單后，將貨代公司報關(guān)所需的報關(guān)委托書(shū)、出口貨物報關(guān)單、出口收匯核銷(xiāo)單、商業(yè)發(fā)票、裝箱單、外銷(xiāo)合同用快件寄出。聯(lián)系并確認貨代公司收到上述單據。

　　10.2公司負責商檢的人員將商檢換證憑單寄給貨代公司，貨代公司憑收到的商檢換證憑單，到出入境檢驗檢疫局換取出境貨物通關(guān)單。

　　10.*公司根據貨代公司的送貨通知按時(shí)將貨物送到貨代公司指定的倉庫。報關(guān)通過(guò)后，貨代公司安排集裝箱拖貨至船公司指定的碼頭。

　　11. 收款：

　　11.1.準備文件：督促船公司盡快出提單樣板及運費帳單。仔細核對樣本無(wú)誤后，向船公司書(shū)面確認提單內容。如果提單需客人確認的，要先傳真提單樣板給客人，得到確認后再要求船公司出正本。并同時(shí)準備其他相關(guān)文件（商業(yè)發(fā)票/一般原產(chǎn)地證/裝箱單等）。

　　11.2. 交單：

　　采用L/C收匯的，應在規定的交單時(shí)間內，備齊全部單證，并嚴格審單，確保沒(méi)有錯誤，才交銀行議付。

　　采用T/T收匯的，在取得提單后馬上傳真提單給客人付款，確認受到余款后再將提單正本及其它文件寄給客人。

　　12.核銷(xiāo)退稅：

　　 一般在報關(guān)之日起*0天內核銷(xiāo)，核銷(xiāo)后公司方可到稅務(wù)局申報退稅。

　　1*．業(yè)務(wù)登記/存檔：

　　每單出口業(yè)務(wù)在完成后要及時(shí)做登記，包括電腦登記及書(shū)面登記，便于以后查詢(xún)，統計等。

　　14.售后問(wèn)題的處理：

　　因出口產(chǎn)品供貨方原因產(chǎn)生的出口產(chǎn)品錯發(fā)/漏發(fā)/質(zhì)量不合格導致客戶(hù)提出質(zhì)量、數量索賠的，業(yè)務(wù)人員應及時(shí)處理。

　　注：以上業(yè)務(wù)處理事宜：1/2/*/4/*/6/12/1*/14，并應同單證報關(guān)人員緊密配合工作，處理好相關(guān)交接工作，以免產(chǎn)生問(wèn)題。

　　二．現有客戶(hù)維護和新客戶(hù)開(kāi)發(fā)：

　　1.現有客戶(hù)關(guān)系維護

　　1）處理好定單和索賠問(wèn)題，保證交貨期和產(chǎn)品質(zhì)量，協(xié)調與客戶(hù)之間的關(guān)系

　　2）適時(shí)對重點(diǎn)客戶(hù)制定相應的促銷(xiāo)和優(yōu)惠政策，并提供一定程度的廣宣支持，塑造良好的企業(yè)和品牌形象。

　　*）在國外的重要節假日里，需發(fā)送電子賀卡以示問(wèn)候。

　　4）及時(shí)向客戶(hù)提供我司最新產(chǎn)品信息和產(chǎn)品目錄。

　　2.新客戶(hù)開(kāi)發(fā)

　　通過(guò)展會(huì )、網(wǎng)絡(luò )、走訪(fǎng)市場(chǎng)及其他途徑努力開(kāi)拓市場(chǎng)，尋找新的客源。

　　三．其他相關(guān)職責：

　　1.外事接待

　　2.建立客戶(hù)檔案，產(chǎn)品檔案，質(zhì)量信息反饋表和制定出口貨物統計臺帳。并對每筆定單的技術(shù)狀態(tài)表、形式發(fā)票、銷(xiāo)售合同及附件進(jìn)行備份，以備查用。

　　*.留意市場(chǎng)動(dòng)態(tài)并收集相關(guān)產(chǎn)品和市場(chǎng)信息，統計、整理、歸檔。

　　4.提交月/季度報表和年度總結。

　　*.注意不斷提高業(yè)務(wù)員自身知識和素養。